| 标题 | 关于档案规范化管理的几点思考② |
| 范文 | 凌小英 摘 要：档案的规范化管理无论是对于机关的工作顺利地进行还是对于社会持续稳定的发展都具有重要的意义。对于各级工作人员都应该重视档案规范化管理的重要性，明确自身的责任，积极的发现在档案管理中出现的问题并及时的上报，遵守档案管理制度，确保文档的安全规范，更好的发挥档案在日常工作中的作用，为机关持续稳定的发展做出积极的贡献。 关键词：档案管理;规范化 1 档案规范化管理的关键性 档案的重点是收集并保存资料，也具有种类繁多的特点，真实记载着存在于历史中所发生的事件、任务或任务过程等，为后续的发展提供真实性的参考和借鉴，对于各个单位或企业而言，良好的档案管理工作能够回顾单位或企业的历史真实面貌，也因此，任何的档案管理部门需要将文件、音频视频等文件收集保存起来并进行分类和整理，配合信息化技术，确保资料保存的质量。 2 档案管理现状 2.1 档案管理硬件管理不到位，管理人员专业素质有待提高 有些企事业单位档案管理室设施陈旧，通风、防盗、防火、防潮、防虫等设施不标准。一些企事业单位由于资金紧张，相关设施得不到及时更新。甚至有的没有专门的档案室用来分类保管档案资料，而是各部门各自为政将文书、人事、工程技术、财会等暂时不用的资料不加整理，随便让后勤人员堆在阴暗潮湿的仓库里。有些档案管理人员也是单位按照顾性质地安排那些体质虚弱、文化程度不高、年龄较大的职工去兼职保管。另外，对于缺失的档案没有进行及时的修复和保护，更难适应企事业单位信息化电子档案管理的新步伐。因此，企事業单位档案管理人员的专业素质更有待提高。 2.2 不适应信息化时代的档案管理 档案管理走信息化的道路是必然的趋势，但是并不是说档案管理就必须要完全信息化，实际档案不仅有数字档案，还有纸质档案，如何协调两种档案的管理是一个非常值得思考的问题，在信息时代，存在一种误区，个别人认为信息时代的计算机可以代替很多东西，当数字化档案建立起来以后，纸质档案就变得可有可无。实际这是对档案的不负责的一种表现。无论纸质档案还是电子档案都是企事业单位为“中国梦”服务的见证，是永远值得珍藏的。目前在企事业单位的档案管理工作当中，存在比较明显的电子档案和纸质档案管理不协调的问题，要么就是过分重视纸质档案而忽视了信息化对档案管理的重要意义，要么就是过分重视电子档案而对纸质档案的保存重视程度下降，这方面大部分纸质档案都是用塑料盒来进行保存，但是塑料盒特别易碎，不利于保管。 3 档案规范化管理的措施 3.1 健全档案管理制度，压实档案管理责任 随着社会的进步，档案管理工作对时代发展的影响日趋重要。因此，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，不断健全与完善新时期档案管理相关制度机制，以制度建设来不断规范档案管理工作人员。在过去传统的档案管理实践中，档案管理工作重视程度不够、档案管理制度不健全、档案管理制度落实不到位的现象尤为突出，导致一些档案管理人员对自己的本职工作重视程度不够，在档案管理工作中出现了档案收集不全、整理不善、档案借阅不按流程办理等现象，档案材料失去了其本身的真实性与完整性，不能为社会的发展提供有效、完整的信息，失去了档案管理在社会发展中应有的价值。为了有效提高档案管理工作的质量与效率，必须制定适应社会发展与时代需要的档案管理制度机制，全面推动新时期我国档案管理工作的法制化与制度化工作进程，为现代档案管理向着科学化、信息化、规范化发展提供前提与保障。在档案管理实践工作中，要加强档案材料的收集、审核、归档、整理、保管、查阅、借阅、保密、保护、修复等档案管理的制度建设，并切切实实，持之以恒执行下去。同时，建立档案管理责任追究制度，对档案管理工作中违规、违纪、违法行为依法依规明确责任追究。 3.2 推动档案信息化 如今，传统的纸质文档的保存显然已经不能满足当今的需求。因此，推进档案信息化成了档案管理工作的一项重要内容。在未来的取消纸质文档的保存。通过建立数据库，对信息进行分析和整合，并建立一个共享的平台，方便对各个地区资料的查询。这样就在很大程度上节省了时间。档案的信息化要着重注意信息的完整性以及防丢失性。如今档案信息化仍然处于一个发展的阶段，我们应该积极的学习更加先进的技术，借鉴别人的经验，使档案信息化逐步在走向成熟。 3.3 增强网络防御，加强环境安全 随着信息化的发展，档案信息的储备方法逐渐增加，传统的档案信息主要是纸质储备，现今档案信息多以硬盘、U盘、磁盘以及云盘等多种方式进行存储。虽然网络存储便捷，但仍会受到外界环境的影响以及网络攻击等风险的威胁，如外界环境的温度、磁场等发生改变，信息化档案信息就会受到影响，若受到黑客的攻击等，也会受到影响。由上述可知，档案信息化管理安全首先要保障网络安全，同时确保系统防御能力不断增强，使存储的外界环境稳固安全。所以，需要持续保障外界大环境的安全稳定，才能保证存储系统的安全与平稳运行，确保档案信息的网络安全以及环境安全，减少档案信息出现问题的频率，定期检查数据信息系统是否稳定运行，全天候检查周围的环境及网络安全，使用高科技软件分析网络环境，而且还应研究高级的防火墙以防御网络的威胁和攻击，维护档案信息的网络环境。 3.4 提高档案管理工作者能力 1）建立目标，实行激励策略，有效调动工作人员积极性。科学的进行岗位目标责任制的方法对于提升档案管理工作人员的积极性有较大帮助，在注重工作业绩得以提升的同时，不能忽视工作人员工作热情的提高，其次，工作过程中出现一定的失误在所难免，但是每个人都要学会承担责任，档案管理工作人员也是如此，出现失误就要接受相应的惩罚，奖罚分明的工作制度在任何企业都适用，尤其基层服务工作者，工作表现突出的工作人员给予适当奖励，工作失误或是工作任务完成不及时的人员进行惩罚，与此同时，树立工作榜样，用榜样的力量对周围的工作人员形成正面影响，从而推动档案事业健康、有序地开展。2）强化对档案工作的重视程度。档案管理工作有诸多工作环节，既包括前期的档案收集与整理，也包括后期的归类整合，其重要性在此不再赘述，档案管理工作者的职责便是不仅要负责档案的管理工作，最重要的一点是要充分让人们感受到档案工作的重要性，确保社会大众从思想上对其予以重视，社会大众的重视对档案管理工作的开展提供有效的参考方向，基于此种情况，领导者要加强对档案管理工作人员素质的培养，全方面的对其进行培养，向高素质管理人员方向发展，从而促进档案管理工作人员业务能力以及服务态度提升，确保档案工作的顺利进行。 4 结束语 对于各种单位或企业、组织而言，档案管理工作影响着其未来的发展方向、核心竞争力提高、未来规划等多方面，这也代表着，规范化档案管理工作的关键性。因此，档案管理人员要改变传统的档案管理方式，不断更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原则，不断提升档案管理人员的综合素质，充分利用现代化设备，提高档案管理的现代化程度，持续提高档案管理服务意识，促进档案管理工作的规范化。 参考文献 [1]何丽芬.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化，2018，2105：172-173. [2]王佳.医院档案规范化管理评价指标体系构建研究[J].山东档案，2019，02：20-23+29. [3]陈俊伟.基于信息化的档案规范化管理研究[D].江西农业大学，2017. |
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