| 标题 | 浅析如何提升办公室文书档案管理质量 |
| 范文 | 王朝霞 摘 要：文书档案管理作为办公室工作的一项重要工作，对其他各项工作的展开有着重要的意义。随着时代的发展，传统的办公室文书档案管理模式暴露出不少弊端，跟不上时代发展的需要。为此，如何提高办公室文书档案管理质量成为亟待解决的问题。本文就当前办公室文书档案管理存在的问题进行分析，论述改善措施，以期提高文书档案管理质量。 关键词：办公室;文书档案;管理对策 文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中所形成的，由通用文书转化而成的那部分档案资料。办公室文书档案作为企业档案管理的一部分，记录了企事业单位的发展历程，并在企事业单位规范化管理中发挥着积极的作用[1]。通过提升办公室文书档案管理效率，有助于推动其他各项工作的有效开展与运转。 1 办公室文书档案管理具有的特征 1.1 一体化 在进行文书档案管理具体作业时，需要在文件收集、运转、承办的基础上进行相关作业。文书档案主要源自文书工作，而文书工作的最终落脚点就是文书档案。因此，文书工作的质量直接影响到文书档案质量。可见，必须将文书工作与文书档案管理两项工作统一起来，二者才能相互促进，共同提高。 1.2 保密性 文书档案的形式多样，主要涉及上级部门与有关单位印发的各种正式文件，包括规章制度、合同、通知通告、请示与复函等内容。在开展文书档案管理的过程中要保证有关资料的安全性。严格按照相关档案保密要求，设定使用权限。 2 当前办公室文书档案管理存在的不足 2.1 对文书档案的重视度不够 档案与资料二者的作用是相互补充的，若任何一方出现问题都会给另一方面造成不利影响。为此，必须对档案与文件高度重视。但从现实来看大多数企业与机关单位都是将文件与资料分开保管，从而阻碍了文件与资料见的联系，进而降低了二者的互补作用。相关工作人员日常忙于工作对文件与资料间的相互作用没有引起重视，因而忽视了对文件与资料的管理。工作人员对上述工作花费的时间与精力相对较少，而文件与资料的管理具有复杂性的特点，需要足够的投入，因此，工作效果自然不理想。更关键的是，将文件与资料分开管理使办公室文书档案管理的效率与进度明显下降[2]。此外，档案管理部门对文件与资料的管理缺乏统一标准，也降低了管理效率。 2.2 规章制度尚需改进 文书档案通常存放在档案室内，办公室工作人员忙于工作常常未将办公室文件及时归类存放，从而导致办公室文书档案文件的查找比较麻烦。办公室文件的存放与归类属于比较简单的工作，通常企事业与机关团体都不会专门设置归类存放文件的工作人员。各部门都是安排本部门人员去放置相关档案文件，并未记录文件放置时间，因此，如果出现纰漏则难以确定责任人，办公室工作也会受到影响[3]。由于文书档案管理这项工作未得到应有的重视，相关规章制度也不够健全，工作透明度较低，增加了管理上的难度。此外，办公室对文件的存放与使用是比较频繁的，文件在档案室过于频繁的出入让办公室工作人员忽视了档案文件管理的重要性。 2.3 管理人员业务水平有待提高 目前，办公室文书档案管理安排的工作人员大多并非专业出身，专业能力整体不高。其中，不少工作人员的专业技能与工作经验都比较匮乏，工作基本素养有待提高。这直接影响到文书档案管理水平的提升。办公室文书档案经常随意放置，增加了管理与使用的困难程度。此外，部分工作人员缺乏足够的责任意识，没有详细记录文书档案的存放与使用信息，也降低了文书档案管理效率。 3 新时期提升办公室文书档案管理质量的对策 3.1 高度重视，加大经费投入 为进一步提升办公室文书档案管理效率，单位领导与管理人员首先要转变观念，认识到办公室文书档案管理在整个企业单位运行过程中占有的重要地位，与时俱进转变观念，从思想上加以重视。进一步强化对这项工作的责任感与紧迫感，将这项工作与其他工作放在一起作为整体进行统一部署与安排[4]。同时，根据不同的工作岗位性质与需要安排合适的工作人员，各司其职。然后，加大资金投入，选择通风良好、干燥的库房作为档案室，同时，做好相关防火防潮等措施，改善文书档案保管条件。随着信息时代的到来，应加快档案管理的信息化步伐，购入电脑及相关设备，将纸质档案电子化，存储在光盘、电脑等介质中，不仅能节省存储空间，而且也能极大提高档案管理 效率。 3.2 进一步优化文书档案管理规章制度 俗话说，无规矩不成方圆，健全的办公室文书档案管理规章制度是确保文书档案管理工作有条不紊开展的前提[5]。针对当前文书档案管理制度存在的不足，应结合企事业单位自身实际对文书档案管理存在的不足进行分析，对相关制度进行优化与改进。在完善管理制度的过程中可采取听证制度，安排专家、学者、办公室文书档案管理骨干人员等参与听证，提出意见与建议。这是确保办公室文书档案管理制度合理性与可行性的关键。在执行文书档案管理制度的过程中可实行动态调整措施，根据文书档案管理实际适时对制度进行调整与补充，从而确保文书档案管理制度具有更好的可行性与可行性。 3.3 加强对文书档案工作队伍建设，提升文书档案管理水平 鉴于当前办公室文书档案管理队伍整体水平不高的现状，应重视对文书档案管理人员的培训教育，提升其专业素养。具体来讲可从三方面抓起：第一，严把招聘关口，适当提高对办公室文书档案人员的招聘条件，筛选出更多专业性人才。企事业单位与机关团体要适当提高对文书档案人员的薪资福利，以吸引更多专业人才加入，也才能留住优秀人才。第二，制定科学的在职培训方案，围绕办公室文书档案管理特点以及需要，对新进人员与在职人员开展针对性的在职教育，丰富在职培训方式，采用“请进来、走出去”的方式，在单位内部营造浓厚的学习氛围，鼓励文书档案人员加强自主学习，不断提升个人的专业水平。第三，出台与培训教育工作相适应的考核制度，确保教育培训工作的有效性[6]。在考核过程中注意考核方式的多元化，在传统理论考核的基础上增加一些互动性考核，并把考核结果与职工的薪酬、职务晋升等相挂钩，激发他们的学习热情，也能获得更好的培训效果，避免培训教育的形式化。 4 结语 综上所述，文书档案管理属于办公室工作中的重要分支，其管理水平的高低在很大程度上影响到办公室各项业务的有效开展。鑒于当前办公室文书档案管理存在的问题与原因，我们必须重视文书档案管理工作，从制度、人员、资金等不同层面加以完善，促使办公室文书档案管理朝向正规化、规范化、信息化的方向发展，进一步提升办公室的工作效率。 参考文献 [1]高翠萍.关于提升办公室文书档案管理工作的几点思考[J].建筑工程技术与设计，2017，42（31）：362-363. [2]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017，24（2）：108-108. [3]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，15（1）：191，194. [4]李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014，28（17）：56-59. [5]何凤葵.浅析电力企业文书档案的管理及合理利用[J].建材与装饰，2016，17（5）：148-149. [6]赵志闯.基层档案室文书档案管理工作初探[J].北京档案，2017，21（6）：38-39. |
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