| 标题 | 基于档案利用的人事档案管理难题解决思考 |
| 范文 | 摘 要：人才是经济与社会发展的基石，只有强化对人才进行管理，才能为社会注入新鲜血液。在人才管理这一系统工作当中，人事档案管理处于核心的位置，其管理实效会对整个社会的人才管理改革产生深远影响。在现代档案管理学以及科学发展观的理念执拗之下，如何从档案利用的视角对人事档案进行管理，是当前亟待研究并探讨的课题。故此，文章首先分析了档案利用视角下人事档案管理的意义，其次剖析了人事档案管理中的难题，并提出自己的对策，旨在进一步为相关单位提供参考路径，提升社会整体的人事档案管理水平。 关键词：人事档案;档案利用;解决路径;难题 方便于社会相关主体对人事档案进行利用，促进人才的合理流动，是当前人事档案管理工作的目的所在。从这个层面来看，我们必须要重视人事档案利用工作，满足社会相关主体的利用需求。在人事档案管理制度发生重要变革的现阶段，人事档案管理中面临怎样的难题？解决的突破口在哪里？这是档案学界正在讨论的热点话题。因此，研究档案利用视角下的人事档案管理工作尤为必要。 1 基于档案利用的人事档案管理的意义 1.1 为经济与社会的发展提供动力 人事档案可以将某一社会个体的历史轨迹反映出来，可以为社会人才的流通提供重要参考[1]。尤其是近些年来，我国经济与社会的发展速度较快，各种人才交流活动愈发的频繁。在这样的环境之下，只有从档案利用的视角做好档案管理工作，才能真正将人事档案资源的优势转化为人才优势，创造出更多的社会效益和经济效益。除此之外，人事档案管理的最终目标是服务社会，为社会注入更多的新鲜血液。因此，必须要优化人事档案管理结构，提升管理工作的标准性和规范性，为社会人才的流通奠定良好基础。 1.2 为考察和任用人才提供依据 当前，各个单位、企业对于人才的需求量巨大。在引进和管理人才过程中，势必会需要查询并调取相应的人事档案[2]。因此，基于档案利用的视角对人事档案进行管理，可以进一步为相关单位和企业提供参考，帮助相关主体全面掌握人才的基本情况，进而实现“公平用人、知能善任”的基本目标、除此之外，基于档案利用的视角对人事档案进行管理，进一步丰富人事档案的内容，可以有效提升人事档案的价值，为考察和任用人才提供更为全面的参考依据。 2 基于档案利用的人事档案管理难题 2.1 存在“重藏轻用”的观念 实际上，经过长期的发展，我国人事档案中所蕴含的资源愈发丰富，其能够为社会所带来的价值也不断增加。然而，当前部分单位存在“重藏轻用”的观念，忽视从人事档案开发利用的角度对人事档案进行利用，阻碍了档案需求的产生以及社会人事信息的传递。一是单位尚未搭建系统化的利用机制，没有明确人事档案查询的主体、查询的范围以及查询的内容，影响了档案价值。二是单位与其他单位之间缺乏联动与合作，没有及时对人事档案中相应的信息进行更新或者补充。例如，在大力建设诚信体系以及法治社会的现阶段，诚信信息以及违法犯罪信息应被纳入人事档案中。然而，由于部分单位与人民法院、银行之间缺乏互动，所以很难及时收集到相应的信息，影响后期的利用工作。三是档案管理不规范，利用主体在查阅人事档案时需要耗费大量的时间和精力。 2.2 档案利用与档案保密之间存在矛盾 人事档案具有极强的隐私性，其与社会个体的人身利益息息相关。当前，如何解决人事档案利用与档案保密之间的矛盾非常重 要[3]。然而，实践中却通常存在两种极端情况。一是过于重视档案保密，忽视档案利用。部分单位对人事档案的管理持较为保守的态度，所开放的查询通道、查询权限非常有限。单位为了避免陷入不必要的法律纠纷或者矛盾当中，不愿意为档案需求主体提供查档服务。二是忽视档案保密，没有把握好档案利用的程度。部分单位对人事档案需求的审查力度不足，无法有效界定非法查档行为，容易产生风险。 2.3 缺乏人事档案信息化管理平台 当前，部分单位对于人事档案的管理仍然以纸质档案为主，并未搭建一个现代化的信息平台。随着我国人事档案使用率提高以及人员流动性增强，这种纸质化的管理模式的不足也日渐突出。一方面，纸质化的管理模式会影响我国部分城市所推行的“人才兴政”战略，降低人才引进效率。另一方面，纸质化管理模式会降低人事档案的流转效率，产生不必要的人力、物力以及财力开始。同时，纸质档案在流转过程中也容易产生安全风险，影响人事档案的质量。 3 基于档案利用的人事档案管理难题的解决路径 3.1 转变观念，从档案利用视角对档案进行管理 新时期，档案管理人员要转变观念，满足档案需求者的需求，推动社会人事信息的传递。一是要建立并完善档案利用机制，合理界定人事档案查询的主体、查询的范围以及查询的内容，为相关的工作提供参考。二是要深化与相关单位的联动与合作，进一步探索人事档案共享机制，及时将最新的信息资源录入到人事档案当中，丰富人事档案的内容，为后期利用工作铺垫基础。三是要规范人事档案管理工作，明确建档标准，设置人事档案目录，进一步推动人事档案层次化、条理化以及清晰化管理，提升管理标准和质量。 3.2 处理好公开与保密之间的矛盾 一是要坚持原则，加强源头防控。总体而言，笔者更倾向于有限度地对人事档案进行利用。为此，单位要明确档案查询的主体以及权限，做到内外有别。一方面，从内部而言，单位内部的各个部门经过单位有关领导的审批，有权在一定范围内查询档案。另一方面，从外部而言，司法机关、行政机关以及其他组织人事部门基于国家利益、集体利益、用人需求以及办案需要，可以查询相應的人事档案。需要注意的是，无论是内部部门还是外部单位查询人事档案，均应当进行记录并备案。二是要加强审核力度，以更加负责任的态度对待人事档案利用工作。一方面，要严格审核申请的主体以及申请的理由，规范审核流程，严格依法依规办事。另一方面，要打造分层次的管理机制，对人事档案进行层次化管理，并按照查询权限给予相关人员相应的内容。 3.3 构建人事档案信息化平台，适应时代发展需求 一是要做好基础工作，通过服务外包或者内部处理等方式对纸质化的人事档案进行数字化处理，并将相应的数字档案录入到人事档案数据管理系统当中。二是要加快网络化建设步伐，打造跨地区流动、跨地区共享的人事档案管理机制，进一步推动人事档案的流转速度，满足经济与社会发展需求，服务于相关城市的“人才兴政”战略。三是要做好安全防控，避免遭受非法病毒程序的入侵，有效保障人事档案的安全，避免隐私的泄露。 4 结束语 立足于档案利用视角来解决人事档案管理中存在的难题，实现人事档案管理内容、管理方式的新突破，是每一个人事档案管理人员所追求的目标。为了做好这一项影响广泛的系统工程，相关单位一是要转变观念，从档案利用视角对档案进行管理;二是要处理好公开与保密之间的矛盾;三是要构建人事档案信息化平台，适应时代发展需求。相信在单位人事档案管理人员努力之下，我国人事档案管理工作会继续朝着网络化、高效化、科学化的方向发展。 参考文献 [1]王丽丽.人事档案开放利用工作探析[J].黑龙江档案，2019（02）： 37-38. [2]曾松. 新时期人事档案管理制度的优化[D].南昌大学，2018. [3]韩冬云，张敬，黄睿.浅析干部人事档案利用服务的科学管理[J].兰台世界，2015（05）：114-115. 作者简介 邬晓文（1981-），女，江苏省南京人，本科，毕业于东南大学，助理管理员，研究方向：档案管理。 |
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