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标题 文书档案管理的特点及创新途径探究
范文

    李真

    摘要:文书档案是单位不可分割的重要管理内容,其能够充分反映出事业单位的制定决策、研发、问题解决、生产经营、管理等方面所取得的成果。随着科技水平的不断提高,能够由此展现出强大的政治、技术和服务特性。文书档案的管理工作的开展应当具备全新的时代发展思维,由此才能有效改善和优化自身管理体制,从而准确地定位自身功能特点和特征。其能够完整、准确、快速地实施系统化管理,有效收集、组织、分析和存储文书档案信息资源,进一步促进文书档案向着现代化、信息化、数字化的方向创新发展。

    关键词:文书档案管理;特点;系统化;创新途径

    中图分类号:G275.9 文献标识码:A

    文件档案是一個单位乃至一个地区生产和发展创新的重要来源,也是此类单位或地区活动发展的重要记录。开展良好的文书档案管理工作,不仅需要提高单位本身基本管理水平,其也是促进单位现代化发展的重要基础。随着单位文件系统的不断改进和完善,传统的文书档案管理系统已不能满足当前单位的开发需求。因此,单位档案管理的标准化和制度化转变,对单位档案管理的不断创新,已成为各单位档案管理的主要发展方向。因此,要探索文书档案管理的创新方法和手段,需要从各个方面入手。在此基础上,将引导事业单位文书档案实现信息化、标准化及现代化的目标。

    1 文书档案管理概述及特点分析

    文书档案属于事业单位正常运营管理当中所形成的档案信息资源,其在内容上具体包含一些会议记录材料、工作计划文案、文书报告等多方面内容。通常文书档案材料内容的转换更多是针对档案实际情况的一种重要揭示,其本身具备较高的评价与参考价值。所评价的最终结果,能够真实有效地反映出事业单位的实际发展情况,而这也是事业单位可持续发展的重要依据。文书档案管理工作的开展,可将单位当中形成的所有档案材料,借助针对性的方式实现有效归整与收集,并且可借助相应的原则与要求来做好管理工作。

    1.1 具备综合特点

    事业单位文书档案内容丰富,通常涵盖多样化的专业与类型内容,包括科研、党务工作、人力资源、设备管理和维护、基础设施等。所有这些都需要由内部设立的相关机构实施全面管理,信息来源也是借助多渠道来实现。

    1.2 职业化特点

    文书档案是事业单位在生产和管理实践中生成的文档材料类型。它们是事业单位档案管理专业化发展转变的真实展现,比如单位档案管理制定长期发展和业务发展计划,这些都与单位内的专业内容密切相关。

    1.3 保密特点

    文件通常用于单位内部员工的评论。开放度明显偏低,其充分说明文书档案业务的机密特性。

    1.4 阶段性特点

    在事业单位中的文书档案管理本身具备较强的阶段性特点。事业单位内档案管理项目与内容越来越丰富,其和单位内各个阶段管理内容密切相关,因此有必要加强档案文件的分阶段安排。它可以安排在半年或一年内,以更好地保证单位文书管理的完整性和连续性。

    2 文书档案管理工作面临的问题

    2.1 规范性仍然缺乏

    单位文书档案管理工作的开展揭示了管理系统中长期未标准化的问题和不足。文件目录设置缺乏较强的合理性,文件管理系统缺乏完美性。这是由于单位领导和员工缺乏意识造成的,仍然采用传统和过时的理念来试图增强自身对文书档案管理的理解和感知,并且文书档案管理是分布式的。档案传输难以最终形成准确、科学和现代化的文件管理概念和理念。文书档案管理具有限制单位档案管理有效性的问题,其所具备的效用价值难以充分展现,这样不仅直接阻碍了事业单位文伟档案的完善发展,同时也影响了文书档案管理的制度化和标准化转变。

    2.2 文书档案管理与文档实际相脱节

    在单位的文书档案的管理中,早已发现了文书档案管理工作与实际文档之间的连接不充分的现象,即多数事业单位开展的文书档案管理与实际工作无关,具体表现为:一些职员本身不擅长文书档案管理,其明显缺乏对文书档案管理工作的正确认识,最终将致使事业单位文书档案管理质量的降低,无法切实发挥出文书档案管理所具备的功能价值。

    2.3 文书档案检索质量不高

    在实际的事业单位文书档案管理当中,文件检索质量非常重要。如今紧随计算机技术的普及发展,文书档案管理中所使用的检索方式也变得越来越多,更多演变为手动检索和计算机检索两种。然而,在多数事业单位文书档案工作中,大多数情况都是选用手动检索的方式,由此减少了计算机检索的使用,不仅降低了文档检索的效率,并且花费了大量的时间和精力来检索文件档案,最终的档案质量也难以取得理想的水平。

    2.4 管理模式运用不足

    目前事业单位文书档案管理模式均存在较为明显的缺陷问题,通常表现为时代性特征缺失,具体缺乏一种有效的、全面的理解。比如有部分文书档案管理中并未充分考虑读者因素,最终导致其中部分人员并不完全了解文书档案管理的实际历史与价值。文书档案管理模式存在明显的不足,4k待创新发展。目前多数事业单位仍采用传统的手工管理模式,最终难以切实保障文书档案管理质量,一旦文书档案的质量下降,将最终影响文书档案的对外服务价值。

    2.5 档案管理人员的素质亚待提高

    部分单位集成了文件管理和部门工作相结合的形式,以此来节省成本。然而,由于其本身具备相应的复杂性特点,因此部门工作人员很难将时间和精力集中在管理文书档案上,这是文书档案管理中存在的普遍现象。主要由于大多数文书档案管理人员缺乏专业知识和正确的文件管理方法,因此在文书管理方面亟待创新与突破。这就要求应当严格遵循档案管理规则,并在此基础上逐步完善文书档案管理的任务。具体需要事业单位切实提高自身的文书档案管理的质量水平。多数事业单位内文书档案管理人员仍然缺乏专业的档案管理知识,在服务意识方面也缺乏创新思路。因此,应当持续强化事业单位文书档案管理人员的学习和培训工作。

    3 文书档案管理的创新路径探索

    3.1 重视文书档案管理工作

    文书档案管理是一个非常重要的管理内容,要想做好这项工作,就需要单位领导树立文书档案管理意识为前提,由此将实现单位全体人员档案意识塑造。具体要求单位内所有人员都应当全面、彻底掌握相关规定。可借助灵活多样的广宣传方式提高人员对文书档案管理工作的兴趣,从而有意识地掌握文书档案管理工作对于事业单位发展的巨大价值和作用,从人力资源层面强化支持和理解渗透,具体要求应当充分整合单位的内外部资源,由此来促使文书档案管理的现代化、标准化转变。

    3.2 文书档案管理和纸张处理之间的关系

    文书档案的管理应基于纸张处理的重要前提,通常在文书管理质量水平与文书工作间的关系非常紧密。因此,必须高度重视文书档案管理和文书处理之间的关系,以便管理人员可以完全理解文件内容。整个过程要求注重文书档案管理的实际内容和要求,注意日常文件中档案材料的收集和分类,并及时做好记录。文书档案管理人員还应在文书档案提交过程中加深对文书档案工作的理解和认识。明确文书处理的作用和范围并提供有助于文件管理任务的支持非常重要。为了更好地实现文件归档和文件的标准化,以保证书面材料的质量,完全与文书工作与文件档案管理互为衔接。

    3.3 促进文书档案管理的标准化

    为了进一步促进文书档案管理的创新发展,需采用以下手段和方法。

    一是详细梳理和检查文件。文书档案管理人员应仔细组织和检查文书档案信息。仔细检查文档的文件以充分了解文件使用文档的时间和持续时间;二是重新组织和整合文书档案。文书档案管理人员应该在文书档案重组和整合方面做得很好。这需要文书档案重组和合并,因为一些纸质文件数量很大且相对复杂;三是做好文书档案细分工作。为了确保文书档案的标准化,还必须关注文件规范。需要对文件进行适当的分类和标记,以确保完整有序的文书档案。

    3.4 文书档案管理中的信息创新建设

    随着网络信息技术在各行业的广泛普及,有必要加强文书档案管理的信息化创新建设。有必要使用计算机以电子方式和数字方式来优化文书档案管理的文档化、存储、检索和利用。文书档案资料取代传统纸质文件档案的运用,充分利用网络技术和检索技术,随时实现文书档案信息资源的检索和查询,提高文书档案信息管理的效率和质量,从文件级到文档级文件管理。信息化文书档案管理的实现,能够促使文书档案资源的存储可以更持久和稳定,最终保障可以免受存储环境和其他相关条件限制、日尤。

    3.5 文书档案管理人员的创新素质

    人是管理单位文书档案的重要因素和生产力。要实现文档管理标准化,就必须加强和不断提高文书档案管理人员的创新素质。要根据自身文书档案管理工作的实际需要,加强对管理人员的业务培训,包括专业素质、思想道德素质、服务意识等,这就需要从多元化、多角度和多层次层面展开分析。注重提高员工的专业素质和文书档案管理人员的信息素养,充分利用计算机网络技术,满足文件使用需求。此外,必须切实增强事业单位文书档案管理人员的专业水平和服务意识,并由此树立起档案工作人员的服务创新意识,这样才能真正培养出综合性的文书档案管理人才。

    参考文献:

    [1]李丽.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].电子世界,2019(7):170-171.

    [2]廖娜娜.文书档案管理工作的创新对策[J].办公室业务,2019(5):70.

    [3]张兴华.文书档案管理现状与管理创新分析[J].科技经济导刊,2019,27(5.):225.

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更新时间:2025/1/4 19:37:12