| 标题 | 档案数字化的必要性及问题解决措施 |
| 范文 | 摘要：随着我国社会经济的不断发展，各行各业的发展模式与过去相比都有了非常大的变化，而数字化社会的到来也让互联网应用变得越来越广泛，其中的档案管理也不例外，即整体的档案管理正朝着数字化方向发展。通过对比发现，档案数字化的实现不仅能很大程度的提升工作效率，而且还能实现高效、便捷的电子办公。但目前的应用还存在一定的问题，这就需要相关人员在实际工作中不断进行创新和完善，这样才能发挥档案数字化的价值。 关键词：档案管理;数字化;档案资源;措施 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 档案是指个人、社会团体或国家机关在进行活动时所形成的信息，其作为原始记录不仅能便于保存，而且查阅起来也会非常方便，在各种各样社会活动中产生出的文字、图像、视频等，这些都属于有价值的第一手资料，同时也是人类社会发展较重要的历史文化资源。近些年我国档案管理的工作水平已经有了明显的提升，特别是信息化社会的发展，传统的档案管理模式开始无法适应现代社会发展的需要，因此只有不断完善档案数字化的建设，这样才能实现数字化的储存与网络化的连接。数字化档案管理具有以下几种优势，即储存信息量大、占空间小，并且还能实现管理模式的自动化。[1] 1 档案数字化与纸质档案的特点 1.1 档案数字化的概念 档案数字化是指用户在进行计算机操作时产生的数据，其包括有图像文件、文本文件等，这些可以说是档案数字化的基本类型。从另一个角度来看，档案数字化的形成需要将相关的电子文件进行归档，然后再利用计算机磁盘或硬盘等设备来进行储存，这可以有效避免电子文件出现损坏、丢失等问题。需要注意的是，档案数字化的储存需要与纸质档案相对应，目的是为了实现电子图像文件的结合，从而达到预期的存储目标。当前我国使用最频繁的电子文件介质有磁带、光盘、磁盘等。 1.2 档案数字化的特点 第一，共享性与高密度性。档案数字化是可以利用计算机来实现信息的完整记录，同时也能将图片、声音与文字相结合，从而呈现出纸质档案无法呈现的内容。档案数字化的存储介质有光盘、磁盘等非常多的类型，但无论使用哪一种存储介质，其都可以实现空间的节省。第二，不可识别性与依赖性。计算机作为档案数字化的基础，其是以代码的形式保存在某一特定介质上的，且档案数字化也需要依赖数据库与网络系统才能成功识别。第三，信息与载体间的可分离性。载体与信息属于是两个完全分离的组织，信息会完全脱离在载体之外，这是造成档案数字化容易被复制于修改的主要原因。 1.3 纸质档案的概念 纸质档案是指利用纸张为载体的一种文件形式，如电报、公文、书籍等，这些都属于是纸质档案中的一种类型。从另一个角度来看，纸张最早的起源地是在中国，即在东汉时期就已经开始用纸张书写内容，从这里可以看出，纸质档案的发展是非常久远的。到了东晋末叶便下令所有的公文都需要用纸书写，在这之后，纸质档案的数量有了明显提升，纸张实现了大产量的生产。 1.4 纸质档案的特点 通过对比可以看到，纸质档案的存储形式与表现都非常直观，并且也非常容易保存与阅读。纸质档案特点具体表现在以下几点：第一，稳定性。纸质档案是以纸为载体，且纸张的稳定性通常也比较高，字迹、颜料也相对稳定，所以纸质档案整体的使用寿命也会长一些。有实验证明，纸张与胶片是最适合档案或资料长期保存的。第二，凭证性。一般情况下，档案的基本属性体现在它的法律凭证作用卜，但因为纸质档案的载体与记录信息基本是一致的，这也很大程度保障了原始信息的安全，从而提升了档案自身的价值，并明确了档案的法律地位。第三，安全性。需要注意的是，只有保障了纸质文件的主体，这样文字信息才会得到保存，且纸质档案可以直接利用人工识读的记录符号，目的是为了避免出现识别问题，从而影响后续工作的开展。 2 档案数字化的必要性 2.1 可以提升档案借阅的管理质量 在实际工作中，无论从事什么岗位的工作，都需要使用到各种各样的档案资料来作参考，但因为纸质档案非常容易被损坏、丢失，再加上其自身特殊性的影响，无形之中也增加了档案借阅管理工作的难度。调查数据显示，目前我国纸质档案的借阅数量正在不断下降，虽然各部门针对实际情况出台了相关的档案借阅制度，但整体的应用效果却不是很理想，甚至还造成了严重的资源浪费现象。随着档案数字化的到来，其不仅能很好的解决这些问题，同时还能简化档案管理工作流程，从而实现档案资料的及时归档，并提升工作效率。只有不断完善传统的档案管理制度，这样才能满足现代社会发展的需要，从而实现档案数字化管理质量的提升。[2] 2.2 可以实现档案原件的保护 檔案自身的记录性与原始性明显区别于相关的信息资料，这也预示着档案会比较重视原稿与原本，因此加强档案的保护工作是非常重要的。例如，某单位于1962年建院至今，因为时间跨度非常大，导致档案数量非常多，再加上当时条件的约束，即受到人员知识欠缺与存放空间的质量影响，造成这些档案纸张非常脆弱，存在污染、破损等情况。但档案数字化的应用就能很好的解决这些问题，档案数字化不仅能替代原件使用，而且还能有效保证原件的安全，特别是对一些历史久远的档案材料，其可以避免出现丢失、篡改等问题出现，从而实现档案实体向数字化的转变。 2.3 提高档案利用价值与影响 为了能更大程度的发挥出档案自身的价值与作用，相关人员可以利用计算机中的文件检索功能来完成信息加工工作程序，从而实现信息编辑。例如，将某单位每年的发文做成汇编，目的是为了协助办公室轻松整理出往年的大事记，同时也能方便后续工作时的资料查阅，从而实现工作效率的提升，但这需要通过档案数字化才能实现。当实现档案数字化之后，工作人员不仅能将档案信息进行多备份拷贝，而且还能实现资源的共享，即将开放的档案上传到网络中，这不仅能方便使用者查看，同时还能提升档案自身的使用价值，从而扩大影响，扩展服务范围。[3] 2.4 降低档案管理的费用 可以看到，传统的档案管理主要是依靠实物或纸质文本来作为载体，通过人工服务的形式来进行保管，随着馆藏量的不断增加，工作人员要想解决这些问题，就必须不断增加办公人员与管理费用，但整体的实施效果依然不是很理想，而管理成本却有了明显提高。由于借阅人数较多，再加上档案需要进行多份归档，因此就会出现库房紧张等情况，无形之中也影响了后续工作的开展。例如，在“5.12”坟川大地震后抢救出来的纸质档案，其大部分都被送到四川省档案学校进行抢救，但因为受到各种因素影响，导致这些档案出现发霉、生虫，如不能及时抢救，那么在霉菌代谢的作用下，纸张酸度就会不断增加，并导致形成“档案砖”。所以，在严峻的形势下，档案学校只有组织大量的人力、财力、物力来进行抢救与修复，这样才能防止二次受损。而档案数字化的应用就能很好的解决这些问题，其不仅能降低档案管理费用，而且还能将纸质档案转变为机读档案，并实现异地保存或多重备份。[4] 3 档案数字化存在的问题与解决措施 3.1 受到存储格式与软硬件平台的影响 由于文件的各种存储格式与软硬件平台不同，从而导致档案目录数据库无法与全文数据进行有效连接，甚至还会出现档案无法寻找、无法使用等问题，没能有效的发挥出档案数字化的作用与优势，无形之中造成了人力、财力、物力方面的资源浪费，即成为约束档案网络化、信息化建设的关键因素。由于很多单位电脑的配置都不相同，且整体的兼容性也非常差，因此直接影响了系统软件移植性的工作效率。为了解决这些问题，相关人员在实际工作中就要对归档的电子文件提出格式上的要求，可以根据实际情况来选择几个通用性较强的软硬件设施，也只有这样才能保证档案数字化在运行时的稳定与安全，从而保证后续工作的顺利开展。 3.2 电子软件工程需要进行创新 提升档案管理人员自身的素质是非常重要的，可以说是实现档案数字化的关键，从当前我国的管理工作来看，其不仅缺乏专业的档案管理人员，且很多管理人员还是从别的岗位上调过来的，他们既不具备有专业的档案知识，也不熟练基本的计算机应用操作，无形之中影响了档案数字化工作的质量。[5]为了解决这些问题，相关人员就必须要不断学习新知识，要利用现代化技术来提高自身的职业素质，这样才能实现知识结构的更新。当然，掌握基本的计算机存储技能与知识也是非常重要的，这可以实现档案管理全面人才的管理。 4 结论 综上所述，档案数字化可以说是满足时代发展的新举措与新要求，且电子档案可以利用计算机来实现全方面的记录，即将文字、图片与声音完美的结合到一起，从而呈现出纸质文档无法表达的信息内容。无论是硬盘还是磁盘，其自身的存储量都远远超过了任何信息介质，同时也非常便于存放和节省空间，可以很大程度的展示出档案数字化的共享性与高密度性，从而促进我国档案工作信息化的发展。 参考文献： [1]王灿荣.公共档案馆档案信息服务社会化绩效评价内涵探析[J].档案学研究，2014（03）：143-144. [2]趙局建.构建云南少数民族口述档案数据库的若干思考[J].云南档案，2016（11）：161-162. [3]赵局建.云南石林彝族口述档案资源数据库建设研究[D].云南大学，2017（02）：127-128. [4]苏晓轩.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J].辽宁大学学报（哲学社会科学版），2016，28（6）：53-57. [5]侯如芹.纸质档案与电子档案并存机制是现行档案管理的最佳模式[J].山西档案，2017（06）：21-22. 作者简介：霍奕撞（1989-），女，汉族，籍贯：北京，学历：硕士，职称：助理研究员，研究方向：档案学、管理学。 |
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