| 标题 | 基于国网物力集约化的采购计划管理提升策略 |
| 范文 | 李檬 詹超 摘要：现阶段，采购计划提报的管理工作仍采取传统的手工方式进行，机械性、重复性的工作方式效率较低，各单位对于工作规范性、标准化的执行程度参差不齐，管控手段有限，导致标准化程度低、采购成本较高、物资管理难度大。本文根据国家电网物力集约化建设的总体规划，对国网信息通信产业集团有限公司采购管理现状及采购相关内容深入调研，就调研中发现的问题提出相应的优化提升策略。 关键词：物力集约化;采购计划;管理;提升策略 中图分类号：F274 文献标识码：A 1 概述 2018年国家电网集团提出了新型节约式物资管理要求，对集团各下属单位做出了有针对性的物资管理模式创新要求。一方面，各成员单位要立足集约化管理模式，对各环节逐一进行调研，发现问题症结，定向采取优化方案;另一方面，集团要集中各调研情况实施标准化统一管理，以上下结合优化互动的形式逐步完善物资管理制度。基于物力集约化的采购计划管理策略能够从一定程度提高物资管理水平，节约管理成本。 根据国网信息通信产业集团有限公司（以下简称集团）物资部的现行管理办法，各单位在采购过程中，完全执行集团采购的指示精神和制度要求。然而各单位采购需求差异较大，在授权采购限额要求、采购批次间隔时间、采购周期、售前供应商介入、采购计划提交、采购流程等方面均不同程度地存在问题，但整体情况类似。 目前，集团的采购计划管理主要存在以下问题：一是生产经营性物资和非生产经营性物资的采购计划管理模式差异较大，各业务部门需要制定不同的渠道计划;二是不同的采购组织方式采用不同的采购申请表单，业务流程差异较大;三是采购计划中采购内容描述不严谨，没有统一规范的标准，难以实现集中采购模式，进而影响后续采购的执行效率和业务统计的准确性;四是集团物资部初步实现了集中管控，未能深入和细化管控方式，“集中采购”方式仅仅实现了采购主体的转移，大量的同类物资和服务仍然在根据不同计划分开采购，无法充分发挥集中采购的优势。 在采购过程中存在的协同管理制度有待完善，采购滞后、采购流程有待进一步改进等问题，集团及各部门尤其重视。通过对集团采购管理现状及采购相关内容的深入调研，得出如下结论： 2 基于售前供应商介入的企业内部协同管理 项目售前管理过程中，由于采购介入不足，往往导致供应商的管理存在问题。一方面，采购、业务、营销三个环节的工作衔接，在制度层面本身协同程度不高。在项目活动和采购活动中，各部门往往各自为政，过分关注本部门的工作任务和完成情况，缺少协调统一的标准，这样就造成采购决策和供应商管理方面缺少合力，大大降低其主动性;另一方面，考虑到方案设计的专业性和竞争力，供应商提前介入对于相当一部分项目尤其对于营销项目来说，往往是必要的内容。但是，供应商介入时机和介入深度的判定是一项较为复杂的工作，较难做出量化的决策建议。所以，大多数企业对于此问题都是处于知道重要但缺少规划的状态。 国家电网秉承总体模式需求，以“五大”即：“大规划”“大建设”“大检修”“大营销”“大服务”作为各方面工作，尤其物资集约化管理工作开展的依据。具体来说，首先，强化招标采购与“大规划”和“大建设”在项目的立项、财务预算以及综合计划管理类的各个方面协同进步;其次，加强与“大建设”“大检修”以及“大营销”等在“三通一标”的推广以及物资供应保障等方面对接。 但根据调研结果，见表1，集团内部各公司在供应商协同管理上存在各种各样的问题，有来自供应商层面的原因，有来自分公司内部的原因。如果要从根本上解决协同管理问题，先需从公司内部的相关制度等入手予以解决。 总体方案建议：围绕供应商的前期介入门槛，规范介入协议签订，介入时机管理，介入深度判定等各环节，展开企业内部各部门间的协同工作模式。 2.1 完善售前供应商早期介入机制 建议采取如下管理措施进行规范管理： 2.1.1 早期介入评估 项目执行部门要根据项目具体需求评估供应商早期介入的必要性，以确定是否需要供应商早期介入;评估供应商在项目实施过程中是否增加额外的人力、物力、财力等成本投入。 2.1.2 供应商选择 当集团需要供应商早期介入时，应优先在已有的供应商系统内进行选择，系统内供应商不能满足需求时，按照集团供应商管理相关办法规定重新选择和引进。 2.1.3 规范早期介入合作流程 协议签订：起始阶段，集团相关部门与供应商签订协议，约定双方权利与义务。 项目的实施：根据协议内容，组织、监督、推进项目的实施;记录项目过程中出现的问题，充分挖掘和利用当前的供应商资源，必要时根据需求签订补充协议。 完成结果评价：项目完成后，集团应及时依据合作协议，对供应商进行整体评价，提出项目评价建议和结论。 早期介入供应商的转交：在项目完成后，执行部门需向采购部门转交新的供应商材料，同时将成果文件、相关协议及供应商的评价结果同步转交。 签订采购合同：对于早期介入的供应商，在进行正式采购前，应及时与供应商进行商务洽谈，确定合作方式。 上述措施均为采购管理的细节问题，只有在保证采购初期各阶段管理到位、执行到位的前提下，才能保证后续项目正常进行。 2.2 建立售前采购的内部协同管理体系 供应商售前内部协同指的是企业内部各职能部门，在售前供应商管理过程中，能够协同参与，以对供应商售前介入时機、介入深度等内容形成一致策略，共同制订管理准则并遵照执行，以达到主动掌握谈判空间、节约成本、提高供应商服务质量等目的。 售前采购的内部协同是协同管理要求第一步需要达到的内容。内部管理职能存在冗余交叉、权属不清等问题，往往导致内部协同管理推进难度大、实施效果不明显等特点。根据国网集团内部自身特点，围绕物资部门采购实际需求以及特定采购内容的需求链，划分职能与需求点对点对接模型，形成权属清晰，服务明确的采购计划流程，逐步提高采购效率，完善采购计划管理体系。 2.3 建立采购执行评价机制 衡量采购行为结果有效益与效率的两个评价指标。 采购效益是指采购执行行为满足采购需求程度，以及采购执行过程中所产生的成本等各方面综合结果的指标。建立健全效益标准，对于直观反映和评价采购行为具有重要意义：一是明确效益组成因素。结合国网自身现状，根据不同类别采购需求，有针对性、有区别性对采购行为制订效益评价标准，以准确反映采购行为优劣;二是区别不同阶段、灵活制订效益评价标准。根据采购不同阶段，灵活调整效益指标评价权重，以提高评价体系的适应性;三是完善考核监督机制。任何评价标准根本及最终目的是为提高采购服务能力及效益，完善考核监督机制，对于推进和落实相关标准体系有重要作用。 采购效率既是采购执行的重要评价指标。其指在采购活动在实现预定任务时，通过计算计划采购成本和实际成本的差异来说明采购的效率。 3 采购计划提交管理 采购计划提交是采购执行的最后一公里，虽然“路途短”，但是问题较多。一方面，因各种原因导致的采购计划制订不规范、提交滞后问题较为频发。其中，由于采购计划制订及提交意识及能力不足等原因导致的此类问题较为多见;另外，物资部门提醒机制等不完善也是重要原因之一;另一方面，采购计划提交管理能力在一定程度影响着项目进度和项目质量。只有合理管理、精准施策，才能有效应对采购需求量多、采购结果复杂等现状。 一是从项目的设计、设备的选型阶段开始，对采购需求有准确认识和合理预估，形成采购需求现状和规划方案，让采购计划变得透明、可靠、准确;二是完善采购计划的审核考核机制，对于不符合计划制订标准的采购予以退回重新制订，对于因采购计划提报问题产生不良后果的予以相应处罚;三是对采购进行合理批次化管理，严格控制“小、散、杂”采购专项招标，发展完善适度集成、适当归并的多样化管理，逐步向集约管理发展。 整体建议：从采购制度优化及采购计划培训等方面提升采购需求提报管理的实时性。 3.1 建立企业内部知识交流机制 一方面，业务部门通过采购部门人员了解采购知识，熟知采购政策;另一方面，采购部门对于业务也要及时跟进，掌握采购需求的情况。部门之间形成彼此默契的采购需求提报管理机制，互相进行采购监督和采购计划考核，最终形成良性循环。采取培训机制，见图1，让涉及采购的相关部门人员达到采购常识及制度的充分交流。 3.2 建立采购申请发起提醒机制 采购部门对于项目进度情况要有一定的掌握，对于可能涉及采购的项目进行梳理和记录，与业务部门配合形成采购预测能力;另外，对于业务部门缺乏采购计划制订能力的情况，采购部门要与业务部门形成合力，最大程度地提高采购计划制订能力。 4 采购计划流程管理 明确销售、业务、采购三项职能在整个采购供应链中的定位;明晰采购计划流程当中涉及的信息传递、资金流向、产品流向;精简和完善可能或必然增加采购复杂度的流程。 4.1 建立高效信息化服务平台系统 围绕采购需求，结合现有的、可改造的采购流程计划，确定平台功能模块，依据采购流程，形成平台联动机制。对于现阶段不合理平台功能予以整理和规范，减少冗余环节，整合功能交叉部分，形成规范、统一的信息化服务平台。 4.2 优化采购计划审查流程 明晰采购过程审查的各环节权限，对于权限交叉、重复审批等问题进行优化，尽量缩短采购审批流程;对于能够通过信息平台完成审批的环节，充分利用信息化平台的优势，提高审批效率。 5 结束语 采购协同管理、采购计划提报管理、采购流程管理是提升国网信通集团物力集约化管理水平的重要途径。采购协同管理能力不足是集团现阶段存在的较为突出的问题，需要从上而下予以改善;采购计划提报滞后是集团较为频发的问题，需要有的放矢，逐一克服各分公司及各环节存在的此类问题;采购流程冗余复杂是集团某些环节存在的问题，需要从影响采购流程的重要因素入手予以解决。 以上三者需要同时发力，逐一落实，協同推进，逐步实现国家电网公司“集团化运作、集约化发展”的要求。 参考文献： [1]王东.电力建设集约化物资管理下的EPC总承包模式探究[J].科技传播，2014（18）：71，83. [2]李雪琳，魏宏海，逯旭昌.供应商早期介入与采购管理的关联性分析[J]企业改革与管理，2015（18）：7. |
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