| 标题 | 科研院所外事管理工作探究 |
| 范文 | 戴芳 郭映秋 汤洋 合思琦 摘要：本文以外事管理工作为切入点，分析总结了我国科研院所外事管理工作的现状及存在的问题，结合新时期外事管理工作的特点及要求，对进一步改善院所外事管理工作提出了一些建议，以期对改进科研院所外事管理工作，促进科研院所科技长远发展提供一定的思考。 关键词：科研院所;外事管理;存在问题;改进措施 中图分类号：D630 文献标识码：A 1科研院所外事管理工作概述 1.1科研院所外事管理工作的特征 科研院所外事管理工作是一项特殊的行政管理工作，其特殊性主要体现在具备很强的政治性、政策性、复杂性和专业性四个方面。政治性体现在：外事管理工作涉及国家与国家之间的合作与交流，是我国对外形象展示的窗口和平台，外事管理工作的好坏直接关系到国家和民族的利益;政策性主要体现在：外事管理工作本身需在国家相关政策和法规内进行，掌握该工作的纪律性和原则性，需要在执行过程中不断熟悉大大小小的政策和制度，做到有法可依，有法必依;复杂性体现在：外事管理工作涉及基层科研院所、业务主管部门、外事审批部门、护签部门、各国领馆等相关部门或单位，涉及的相关环节多，审批程序繁杂，对时间、空间、经费、人员等多方面都有严格的要求，只有环环相扣，无缝衔接，每一步都控制好节奏才能最终保证外事任务顺利完成;专业性体现在：科研院所外事管理与其他一般单位的外事管理有很大不同，其对外交流和合作的内容具有更强的专业性，工作重点需与科研院所专业相关，涉及国家科技发展和进步的相关工作，对国家的科技发展需带来一定的效益。 1.2科研院所外事管理工作的地位 外事管理工作在科研院所发展过程中扮演着重要角色，既是加强国际合作与交流的重要桥梁，也是吸取国外先进技术和经验的重要窗口。科研院所作为专业性和学术性较强的科研机构，对外交流合作成为进一步提升研发实力和国际竞争力的重要环节，有利于促进培养科研院所科研学术能力较强的人才队伍，促进科研发展的广度和深度。因此，加强科研院所外事管理工作是新形势下促进科研院所发展的关键。 2科研院所外事管理工作现状及存在问题 2.1外事管理制度更新不及时 科研院所外事管理制度是处理外事相关工作的依据和指南，新时期下国内外形势迅速变化，对外事管理工作的要求也更加严格。从国家政策到具体实施的科研院所，外事管理的相关制度也在陆续出台，但多变的新形势下，部分科研院所并未与时俱进学习“新鲜出炉”的政策，及时根据国家最新外事管理制度更新自身制度，原有的政策和制度已难以适应科研院所目前的外事工作形势和对外合作任务，部分任务甚至存在无法可依、有法难依的现象。此外，部分科研院所在面对新型外事管理工作时仍依据陈旧经验进行处理，遇到新形势和新任务时不知从何下手，难以圆满地完成外事管理工作，达到外事管理的最大效益。 2.2外事管理系统化程度低 近年来，中国迈入大数据和电子政务时代的趋势越加明显，外事管理工作过程中涉及的初级数据处理及流程办理等基础步骤，已不再需要耗费人力进行手工处理，而人工智能代替初级手工作业为管理人员节省大量时间。但目前的科研院所外事管理工作仍局限于如何做好申报、审批等具体的细节和办理流程方面，未充分利用信息系统作业进行前期处理，时间和精力依旧用处理简单事务，缺乏外事管理大局意识和长远规划，低估了外事管理工作在科研院所长期发展過程中的关键作用，尚未意识到高效的国际交流与合作对科研院所的可持续发展所发挥的强大作用。 2.3外事管理机构不规范 目前的科研院所由于受经费或其他原因限制，尚未单独设置诸如国际交流处、外事办公室等相应的专门部门对外事管理工作进行处理，外事工作缺乏一定的规范性。院所内外事工作可能部分归入科研处，部分归入市场处，其他归入办公室等，总体来说缺乏统一性和完整性，最终影响整个院所的外事管理系统性和完成度，对科研院所的外事管理效益造成一定的不利影响。 2.4外事管理人员素质不高 外事工作无小事。科研院所外事经办员是外事管理的经办人，也是直接影响外事办理效率的关键人物。目前大多科研院所并未设置专门的外事管理机构，所以大多外事专办员基本都为外事工作的兼职人员，不仅工作较为被动，业务水平和专业素质均受限制，平时忙于其他事宜，更难集中精力接受专业的外事管理工作培训和业务提升，难以更好地完成科研院所的外事管理工作，影响科研院所对外人才交流和发展合作。 2.5公务出国统筹协调难度大 科研院所外事管理工作较为复杂，涉及环节较多，特别是因公出国（境）工作，作为外事管理工作中的重要部分，其办理程序从申请人申报、院所相关部门审核到所属具备外事审批权的单位审批、因公护照、签证办理等需涉及各种部门，经历诸多步骤，手续繁多，周期较长，需各相关部分协助与配合，每个环节的进度都难以预测和把控。 2.6外事出访效益不明显 外事工作是科研所院对外开放的重要组成部分，是学习借鉴国外先进技术、管理经验和人类文明成果的重要方式，在促进科研院所科技进步和长远发展方面发挥了重要作用。近年来，科研院所外事管理工作已得到政策和财政资金积极支持，但部分因公出国（境）任务并未充分发挥积极效果，出国任务并未取得实质性效益。国家相关部门已对任务审批、经费管理等环节作出规范和限制，但各科研院所内部对于团组出访效益的考核及监控并不严格，导致出访未能取得实质性效益，对院所的科技进步和长远发展未作出理想的贡献。 3做好科研院所外事管理工作的措施 3.1及时完善外事管理制度 外事管理工作需要体现政策性和及时性，政策性要求科研院所外事管理相关部门或人员，能吃透国家相关外事管理制度和政策，要求科研院所能根据国内外形势变化，结合本单位自身具体情况，及时更新自身外汇管理制度，将原则性和灵活性结合在一起。新形势下科研院所的外事管理工作更为复杂和细致，必须主动适应时代的发展需求，认真学习和梳理原有的管理制度及政策法规，严格遵循国家政策，及时更新观念，探索新思路，灵活处理新型任务，与时俱进，逐步完善科研院所外事管理制度。 3.2树立外事管理大局意识 新形势下，科研院所外事管理不能局限于做好具体工作，需转变观念，树立大局意识，长远规划外事管理工作。科研院校外事管理工作关系到人才培养、国际合作与交流、影响力提升等多方面，外事管理工作者应结合科研院所的长远目标，高瞻远瞩，认真分析国际国内形势，充分发挥外事管理工作在科研院所管理策略中的关键地位，将长远规划和实际操作结合起来，为科研院所科技发展提供国际平台和机会。 3.3规范科研院所外事管理机构 科研院所需要提高对外事管理工作的重视程度，将外事管理机构建设作为提升外事管理水平的关键举措，提高外事管理的独立性和专业性，设立专门的办事机构，配备系统化的办公条件，设置专门的人员组成专业的外事管理队伍，为科研院所外事管理工作奠定良好的环境基础。独立的办公机构能促进科研院所对外事管理工作进行整体规划，形成专业性较强的专门机构，促进科研院所外事工作规范化管理。 3.4强化外事管理工作服务职能 近年来，科研院所科技产业迅速发展，对科研能力要求越来越高，对外学术交流活动也更加频繁，因公出国（境）批次日益增多，这就对外事管理工作提出了更高的要求。在办理出国任务审批时，应加大出国申报手续培训力度，提供全面经验指导，加大服务力度，让申报人对国家政策、申报流程及注意事项有更加深入的了解，协助外事管理工作人员办理相关流程，齐心协力提高工作效率，争取宽裕的审批时间，同时提高灵活处理急件、特件的业务能力，保证所有团组如期出访，取得预计出访效益，提升科研院所外事管理工作服务水平。 3.5提高外事专办员专业素质 科研院所外事管理是一项既固定又灵活的工作，由于外事工作的进行需以国家相关外事管理政策、制度为准绳，需外事专办员对国家政策及法律法规烂熟于心，运用时可以信手拈来，更重要的是面对新形势、新任务能灵活处理。此外，外事管理工作上上下下、对内对外涉及众多部门，接触各种各样的人群，需要专办员具备较强的沟通协调能力和对外交往能力。可见，外事专办员的综合素质直接影响外事管理的水平和效率，对科研院所外事管理的可持续发展起着不可替代的作用。 3.6积极做好各环节沟通协调工作 科研院所因公出国（境）团组申报过程中，需加强内部和外部相关部门的沟通、协调工作，对外主动沟通，随时关注相关政策、审批进度、疑难问题等;对内积极配合计划财务处做好团组出行经费预算工作，严格出国经费管理，遵循出国经费先行审核制度，积极配合各部门做好出访人员出国相关工作，相互配合，妥善处理。每年度应坚持组织所有申报出国团组全体人员进行外事培训和教育，要求出国人员坚持“外事无小事”原则，严格遵守外事纪律和保密纪律，以国家利益为重，维护党、单位及自身形象，确保出訪任务圆满完成。 3.7建立出访人员回访机制 科研院所应该严格保证团组因公出访效益，要求回国人员执行出访任务回国后规定时间内提交出国报告，如实汇报出访期间的出访情况及取得的出访效益。此外，科研院所还应从外事管理效益出发，根据自身情况制定相关的因公出国（境）出访人员回访机制或效益评价体系，深入了解出访人员的实际情况，要求出访人详细总结和认真分享出访经验，保证团组按质按量完成出访任务，取得预计出访效益。 4结束语 由此可见，科研院所外事管理工作确实是一项政治性和政策性很强的行政管理工作。外事管理工作的执行对国家的外交政策，维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，加强与世界各国的政治、经济、技术和文化交流，促进国家与国家之间的友谊和世界和平，均体现着非常重要的作用。随着我国经济、科技、信息全球化进程不断加速，我国对外交流还会更加频繁，科研院所作为关乎国际科技进步的重要部分，迫切需要进一步提升外事工作管理水平，加强国际学习和交流，为新形势下国家的美好发展贡献自身力量。 |
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