| 标题 | 基于业财融合的A医药零售公司财务信息化系统优化探析 |
| 范文 | 雷阳 [摘 ? ?要] 在业财融合的政策导向和现代信息技术不断进步的共同推动下，企业财务信息化系统的升级优化也在不断加速中。医药零售公司由于经营地点分散，采购、保存、销售和回款的数据复杂繁多等特征导致财务数据与业务数据难以实时同步，给管理层进行经营管理和战略规划带来不便，并且线上流程制度的不完善也使得财务人员工作压力较大。文章结合目前A医药零售公司财务信息化系统存在的问题，在问题分析的基础上对A公司财务信息化系统的优化进行探析，以改善现有问题。 [关键词] 业财融合;财务信息化;财务系统优化 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 19. 030 [中图分类号] F232 ? ?[文献标识码] ?A ? ? ?[文章编号] ?1673 - 0194（2020）19- 0069- 03 1 ? ? ?引 ? ?言 随着21世纪“互联网+”时代的到来，大数据、信息集成等产业对社会经济发展产生了意义深远的影响。在信息大爆炸环境下，企业的激烈博弈和经济市场的瞬息万变都表明当下企业所处环境的复杂，在这种局势下，紧跟政策指引，把握时代动向，才能在市场优胜劣汰的机制中保持稳定发展。 财政部在《管理会计基本指引》中强调，要以业务流程为基础，利用管理会计理念与方法，将财务与业务有机融合，从而使会计从核算职能走出，提升财务管理技能，助力财务工作由事后性向业务前端进行拓展，从而推动企业经营管理和会计工作的转型与升级。利用先进的信息化技术，打造智能企业集成平台系统，能够提升员工工作效率、整合企业多种数据，有利于企业各部门及时了解内部工作运行动向和数据，有助于企业管理层掌握精确经营业务数据和重要财务数据，做出准确决策，帮助企业在市场中抢占先机，占据高地。 目前大多企业内部信息化系统搭建不够完善，虽然拥有多种企业经营业务系统和财务系统，但最大的局限性在于各个系统间难以连通，数据在企业内部传输存在严重壁垒，经常出现部门间信息不对称情况。信息技术的进步为企业信息化系统建设提供了基础力量，而搭建上层建筑则需要企业在当前内部信息化程度上做出改变，进行尝试和创新。通过完善和优化企业现有财务信息化系统，融合多部门业务数据，可以生成更加准确的经营数据，消除“信息孤岛”对企业经营管理的不利影响。 2 ? ? ?业财融合的内涵 业财融合是指企业在经营管理过程中，将业务与财务相结合，从而实现经济活动中业务数据和财务数据的同步一体化。长久以来企业各部门间的信息不对称情况一直存在，究其根本是在于各部门数据没有实现连通，尤其是出现在为企业创造价值的业务部门和管控企业资金的财务部门之间，对企业的影响则更加突出。业务部门在工作时如果对财务规定不够了解，可能会在业务活动中给企业带来潜在财税风险。同理，若财务不了解公司业务，则难以利用财务理念分析经营业务的准确需求或问题所在，对企业获取更好的效益的帮助甚微。由此可见，业务和财务分别作为企业经营管理的核心与支柱，对企业获得效益的最大化有着举足轻重的作用，只有实现业财融合，才能提升企业的运行效率，扩大企业价值。 2.1 ? 业财融合的特点 业财融合是逐渐扩大企业财务管理涉及范围的过程，主要表现在改变财务工作仅事后核算与监督的工作模式，将财务工作沿业务活动链条前移，形成事前预测、事中核算、事后分析的全面介入和管理的工作模式。 2.1.1 ? 深度连通性 业财融合旨在打破业务工作与财务工作之间的壁垒，推进业务与财务的融通，促进企业有效经营。在企业日常运行中，普遍存在財务工作与业务活动两环节相脱节的情况。业务系统和财务系统的相互独立，使得业务数据无法传送到财务系统中，导致财务人员不了解业务运行动向和活动进行情况，在记账、核算等与业务关联紧密的财务环节存在出错的可能。而业财融合可以合理规避这些潜在风险，帮助财务人员了解业务运行情况，获取业务数据，通过财务口径提供更好的业务运营方向。 2.1.2 ? 效率有效性 业财融合可以将内部业务系统与财务系统进行融合与集成，可以形成更高效的办公流程，财务人员可以介入业务活动中，业务人员在办公流程上可以看到财务工作的穿插，既解决了财务人员不熟悉业务的问题，也规避了业务人员因不懂财务规范而带来的潜在财税风险，提升办公效率，推进工作有效进行。 2.2 ? 业财融合下财务信息化系统升级的必要性 业财融合是业务和财务进行一体化融合过程，企业需要在此基础上搭建载体，从而保证业财融合得到更好的推进。财务系统作为企业资金、账目、财务数据输入与输出的口径，在经营管理上具有贯穿性。如果将财务总账与业务系统进行连通，在财务系统端口上搭建外部业务软件系统，企业根据自身的业务特点将业务信息化的数据向财务信息化系统内进行导入，从而实现信息、数据在业务和财务之间的有序传送。医药零售行业，业务链条多为“采——存——转——销”的模式，除拥有财务信息化系统、OA系统以外，还具有与其行业特征紧密相关的业务系统，在业务系统中可以对业务活动进行输入输出记录。由于该业务系统具有实时性，而财务系统相对具有一定的记账时间选择性，所以在一定程度上存在时间差的影响，出现业务数据与财务数据无法保持一致性的情况。构建企业新型财务信息化系统，可在采购、入库、调转、销售等多种业务环节进行业财信息化系统融合，汇总分析实时业务数据，判断正在进行中业务的利润点或增值点，从而帮助管理层做出决策。同时在以业务环节为基础的费用报销、付款审批、借款申请等流程中合理穿插财务环节的审核，有利于实时掌握企业资金的动向，理清资金往来账目。 3 ? ? ?A医药零售公司现有财务信息化系统存在的问题及分析 A公司是一家以中西药、保健品、医疗器械销售为主营业务的医药零售公司，公司成立于2008年，下属2家同业务子公司，目前共有门店100余家。商品销售主要针对陕西省内本土零售业务，门店分布省内横跨多个不同城市区域，每个门店配备至少3名店员和1名执业药师进行轮班制上岗工作。采购、调货、销售、库存盘点等业务活动均在业务时点信息系统进行记录汇总，财务工作使用的财务信息系统为用友U8版本。 3.1 ? 药品入库及门店间货位调拨无法自动接入财务系统，导致月末结账会计工作量巨大 药品的入库和货位调拨由商品部在业务时点系统中进行输入，但业务时点系统未与财务系统进行即时接入，月末结账时需要按各门店数据分别进行汇总记账，会计人员工作量较大。 3.2 ? 销售收入记账过于烦琐，难以实时确认数据;库存盘点依赖纸质版盘点报告，影响财务工作效率 医药产品销售量及金额是由各门店在业务时点系统实时生成的每日已日结销售数据进行确认的，由于医药类别的区分导致销售药品的税率各不相同，其中还存在预收货款或门店多缴销售款的情况，需要人工进行多种换算，会计人员在月末最后一天将业务时点系统内当月所有销售数据进行导出，经过汇总整理后统一在月末结账时输入财务信息系统中，导致月末结账需要完成的工作过多，容易出错。库存盘盈盘亏情况在各门店进行盘点后，由各店长在业务时点系统进行输入，由于需要上级领导进行逐级审批及签字后才能入账，所以盘点报告每次盘点后都要以纸质版形式跨区域寄送总部等待审批，在记账的及时性和实效性上存在一定的延迟，影响财务工作效率。同时纸质版盘点报告如果保存不及时或放置不规范，容易出现丢失情况。 3.3 ? 费用报销流程过于依赖线下纸质化报销形式;个人借款依靠会计人员人工审查，月末结账时间较为紧张时易出现审核疏漏 费用报销因需要原始票据和领导逐级审批，所以A公司费用报销主要是以纸质化形式提请审批，跨区域寄送至总部，再进行领导逐级审批，最后递交至财务部。费用报销在流程上耗费过多时间，由于依靠纸质化审批，领导难以抽调出整个工作时间段进行审阅，以至于时常出现月末结账，但费用报销审批单还未及时递交至财务部的情况，影响财务工作进程。由于A公司员工以先借款再报销形式办理公司事务的情况较为普遍，所以在核销个人往来费用时，会计人员需要经常核查对比员工借款与费用报销的情况，如果核查不够及时和仔细，可能会带来应收款项长期未收回、费用报销与个人借款不符的风险。 3.4 ? 销售回款渠道多样，外部回款软件没有适当与公司财务系统进行融通，应收账款往来核算相对复杂 医药零售行业销售回款的方式较为多样，除了传统的现金交易模式，还有现今零售业较为普遍的支付宝、微信支付以及电商销售形式下产生的饿了么、京东电商、药联健康等回款方式，包括还有医药行业所特有的省市医保卡回款。多种回款方式下，每种回款方式的具体回款特点也略有不同，质保金、手续费扣除等多样形式，都要以各门店的各种回款方式在部门进行归类记账，会计人员无论在记账还是事后核查往来时，业务都较为复杂。 3.5 ? 财务报表系统功能有待进一步完善 A公司除了自身公司外，还拥有两家省内跨区域经营的医药销售子公司，每月进行母子公司账表合并时，因母子公司财务系统不连通，只能各公司分别出具各自报表，后经由总部财务人员进行手工报表合并，工作高效性受到影响。 4 ? ? ?基于现有问题对财务信息化系统进行优化设计 4.1 ? 连通业务系统与财务系统，突显数据的统一性与实时性 针对业务数据与财务系统无法实时统一导致月末结账财务工作量巨大的问题，可在财务信息化系统上搭建外部接口，引入业务时点系统中的数据，在医药产品采购入库及门店间货位调拨业务模块设定账目起止日期，以日结或月结数据导入财务系统，设定与之匹配的凭证模板，这样采购部门在业务时点系统中所输入的每一次入库数据和商品部当月所做的所有医药产品门店间的货位调拨数据都可以按照每日或每月的汇总形式清晰准确地计入财务系统中，会计人员只需月末结账时进行核查是否有错误即可。同时，销售收入的确认也可将业务时点系统中显示的各门店实时销售收入情况按照销售医药产品的税率为分类依据，在此基础上设定对应销售财务凭证模板，月末时可以手动或自动导入财务系统生成记账凭证，会计人员在每月结账前结合业务时点系统中的数据对各门店各税率医药产品销售收入情况和销项税进行核查即可。连通业财信息系统，可以保持财务数据与业务数据的实时性与一致性，推进业财融合，引导会计人员职能由核算会计向管理会计转型。 4.2 ? 优化借款、报销和审批线上流程，把控业务经营动向和进度 为避免费用报销、借款流程占用当月较长时间，出现结账时间紧迫、业务繁杂的情况，可以将OA系统与财务系统相应模块进行连通，对线上费用报销流程进行升级，突出原始凭证影像化以及审批的智能实效性。报销人在OA系统中提请借款流程，通过财务系统中个人借款往来数据记录，系统自动提醒是否符合“一單一清”的借款规定或是否符合员工所在部门当年预算要求，即员工是否存在尚有借款未还清或开支超出预算的情况。若不符合，则不进行后续审批流程，系统直接驳回借款申请或提醒进入费用报销流程清缴未还借款。在费用报销流程中，员工通过递交完整原始票据、凭证、合同等电子影像版资料提请费用报销请求，主管部门领导逐级查阅电子资料进行线上审批，会计人员在其之后介入费用报销流程对影像版原始票据和预生成记账凭证进行审核，审核通过后才可进入财务部门主管及公司总经理的线上审批。在线上审批完全结束后，通过OA系统与财务系统总账接口，生成相应记账凭证，并提醒出纳进行付款。优化财务信息系统，将会计记账核算模块、费用报销审批模块和预算管理模块数据进行连通共享，可以帮助财务人员和公司管理人员掌握业务项目的动向及进程，避免出现舞弊行为，同时可以解决A公司财务现有问题，缩短财务审批记账周期，提升财务工作效率。 4.3 ? 设立端口集中外部关联方与财务系统数据，严控财务账务往来 为促进业财融合，便于掌握公司应收账款的往来情况，企业应对自有业务时点系统进行优化，确保每日业务销售收入按照门店分类可划分至各个回款途径，从而保证最终导入财务系统所生成的回款凭证无误。并且可将与公司业务相关的外部关联方数据进行融通，对多种回款渠道、供应商往来和银行往来数据进行开设线上核对业务，提升数据真实准确性，避免出现虚构收入或造假行为，还可以降低人工操作产生的错误操作风险，保证账款往来金额情况属实。 4.4 ? 完善財务系统财务报表的共享，推进母子公司财务信息一体化 统一母子公司财务系统、账套配置和报表逻辑，保持母子公司间会计核算方法一致，可以在财务信息系统中构建财务数据共享生态，一是方便子公司上报各类财务数据指标和报表，二是便于母公司对子公司经营数据及状况进行监督和管理，减少不必要的上报程序，减少人工核算及汇总操作。通过财务系统自动提取数据指标的设定，从而实现母子公司间扁平化数据传送形式，实现报表合并的高效性和准确性，同时提升公司财务报表的质量。 5 ? ? ?结 ? ?语 懂专业懂业务，是衡量财务人员处理财务事务能力的标准之一。在国家政策的引导号召下，业财融合会逐渐普遍，业务和财务的一体化也会成为企业制定规章制度、管理流程的一大考虑因素。所以，要想在市场变化潮流中抢占先机，企业财务信息化系统的升级优化则显得尤为重要。更加智能的财务信息系统可以帮助企业财务人员提高工作效率，提升财务专业水平，增加财务管理和分析能力;同时也可以减少人工操作产生的失误，保证数据的准确和报表的质量;优化后的财务信息系统能够保持数据的实时性和统一性，可以协助业务部门获取更大经济效益的同时助力企业管理人员部署经营战略方案。因此，推动企业财务信息化系统优化势在必行，企业管理层要认识到优化财务信息化系统的重要性，并且加强自身信息服务的建设;财务软件服务商也应针对客户业务和财务实际特征提供完善的解决方案，帮助企业实现财务信息化系统的优化升级。 主要参考文献 [1]陆兴凤.基于业财融合的新型财务信息化系统构建思考——以新零售为例[J].财会月刊，2018（9）：98-102. [2]李秀钦.浅谈构建业财融合的经营管理系统[J].中国商论，2020（7）：125-126. [3]操礼庆，赵昕昱，张泽云.基于内部控制的医院智能报账体系建设[J].会计之友，2020（8）：131-136. [4]林华艳.浅探零售集团公司财务信息化建设之路[J].新会计，2013（6）：69-70. |
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