| 标题 | 浅析OA系统在企业公文管理中的应用 |
| 范文 | 焦妮 摘要 办公室的公文管理工作是企业长期发展过程中的一项十分重要的内容，不仅能够有效地提升办公室的工作效率，还能提升企业的整体管理水平。在信息技术不断发展过程中，企业办公效率也在不断提升，无纸化以及相应的信息化已经成为推动企业办公转型的一条重要途径。过去的办公形式主要采用的就是纸质工作方式，这种方式对于企业来说效率不是很高。随着信息技术的发展，OA系统在企业中的运用越来越广泛，这也有效地提升了企业公文的效率。这种模式有效地转变了过去企业办公效率低下的形式，顺应了时代的发展。本文在此基础上对传统公文管理工作中存在的问题进行分析，同时结合现阶段企业的实际发展形势提出相关建议，OA系统在企业文件的接收与发送等方面都是十分有效的，因此值得大力推广。 关键词 OA系统;公文管理;应用 一、绪论 随着化工施工企业的蓬勃发展和精细化管理在企业发展中的推广实施，国资委和中国化学工程集团有限公司对各个下属单位的工作要求也日趋细致与严格，公文流转速度的要求也越来越快。对于企业文秘工作者来说，传统公文管理方式已很难满足当前公文管理的需要。 在新的发展形势下，为了有效提升公文办公管理的质量，过去的纸质文件已经越来越少，取而代之的是电子公文。OA系统主要就是借助网络与相应的软件来构建内部的办公通信平台，这种形式对企业的办公更加有利。OA系统将人力从传统的、重复的公文管理中解脱出来，推动文秘工作者工作效率不断提高。 在信息技术不断发展的过程中，办公自动化水平也得到了不断提升，OA系统已经逐渐发展成为企业发展过程中的一项十分重要的系统。该系统主要能够实现公文的收发、流转以及相关公告的发布等相关功能。OA系统在开展过程中能够实现在短时间传达信息，信息沟通更加迅速，同时员工接收信息的方式也更加多元化。在此背景下，不同的部分都可以借助OA系统来沟通与交流，加强了各部门之间的沟通与协作，减少了信息滞后以及失真等相关问题，有效地节约了时间，大大提升了工作效率。 二、传统公文管理存在的弊端 以笔者所在的中化二建集团有限公司为例，相比现阶段运用OA系统进行的公文处理方式，传统公文管理主要有以下弊端。 （一）公文传阅、流转效率低，公文传递慢 传统上级来文的传阅和红头文件的下发都是纸质传阅和流转，受人为因素极大的制约，存在较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。文书或者拟文者需要填好《公文处理单》或《行文会签单》，根据既定流程找相关领导签字进行文件传阅或者下发，如遇领导出差，则公文暂时无法签批，影响了公文的传阅、流转效率。 （二）信息不及时、不同步，文件下达速度慢 过去，OA的使用未在全公司范围普及，公司员工也习惯于内网查看下发文件、通知及各种动态。过去文件在套红之后，我们通过普诺德后台上传文件到公司内网。普诺德后台是一个存在弊端的后台，所有文档必须保存为Word2003版本才能上传，高于此版本不能上传。出于对网络安全的考虑，每天在一定时间内开启后台，供上传文件至公司內网。这个后台对于文件的发布流程比较复杂，每个文件正文及附件需要单独分次上传，可操作性差，比较机械和复杂，对于文件比较多的情况，需要较长时间才能完成整个文件的上传，这就大大降低了公文的发布效率。 （三）不利于节约成本 对于文件归档来说，传统的文件归档方式就是每年年初将上年度的红头文件纸质版及完整签字的《公文处理单》或《行文会签单》整体移交档案室归档。有的文件内容特别多，用纸量多达上百页，需要把整个文件都打印出来。既浪费纸墨资源，又浪费人力、物力，给公司增加了成本。 （四）不易于查阅 传统文件归档方式决定了文件的查阅非常烦琐，虽然有文件的编号登记台账，但还必须手工翻阅查找该文件，效率低下，且容易出错。 （五）保密性低 传统纸质文件在传阅过程中没有任何的保密措施，不具有严格的保密性，容易泄露文件内容，给公司造成不必要的损失。 三、OA系统在企业公文管理中的优势 中化二建集团有限公司的OA系统采用致远A8+协同管理软件，已形成一套完善的公文管理体系，实现了电子公文一体化运转，由电子行文代替手工行文，在公司的公文管理方面发挥了巨大的作用。 （一）打破了时间与空间的束缚 OA系统全面支持移动办公，公司领导和员工能够不受时间、地域束缚，随时随地使用手机审批文件并进行批注;实时查看新文件、新动态，关注公司新消息;不再因无法在电脑前办公而影响文件处理效率和公司新动态的信息传播;时间、工具限制更小，更智能。 （二）信息处理的快捷、简便化 OA公文管理系统已经涵盖日常各种常用公文，如发文、收文、通知等，一条流程就能快速实现拟稿、会签。通过OA系统，公司员工可以快速阅读和下载自己所需的文件资料、规章制度，及时接收领导通过OA系统审批和传阅的文件，并按照相关要求及时修改和处理，大大提升了信息的快捷性与简便性。多个部门之间使用OA系统能够更加方便、直接地进行沟通和协作，消除了传统企业发展中信息滞后、失真等弊端，极大程度上节约了沟通时间，提升了沟通的便捷性，信息共享更自由。 （三）工作流程的自动化、规范化、程序化 公司运用OA处理文件完全模拟传统公文处理习惯，规范了公文的发文、收文流程，能快速地完成文件审批，实现流程的自动化、规范化。拟文者在起草好文件后，调用发文模板即可将文件提交给流程中相关领导审批，领导审批后文书进行文件的编号、套红、发布公告、归档，方便日后管理和查阅。OA公文管理系统的规范、高效有序保证了收发文的高效流转，实现了核稿、审稿、签发和办文的规范操作，实现了公文签发的便捷操作。 （四）信息发布具有时效性 通过公司OA的信息发布，公司内部文件、通知、部门之窗、人事动态、内控体系专栏、施工动态、视频公告、信息化专栏、行业动态等重要事项能够在公司范围内得到广泛而及时的传播，能够在较短时间内传达到每一个员工，实现信息流通的快速化，保证了信息发布的时效性。 （五）降低资源浪费 OA系统最主要的特色之一就是无纸化办公，无纸化办公帮助企业降低了办公耗材成本。电子文件成为公文批办与流转方面的主要手段，在一定程度上降低了公文管理过程中所耗费的人力与物力，又避免了一文多印的浪费，极大地降低了办公成本。 四、OA系统在企业公文管理中的应用 协同办公、公文处理等是OA系统中的重要分支。其中所涉及的具体功能分别为公文的收文、发文、拟文、文件流转、审批、电子签章、发布、归档等。电子公文在企业公文管理中发挥着重要的作用。 （一）收文管理应用 收文管理是对单位收到的省、市、集团、股份公司公文进行传阅的过程。接收公文后，办公室文书调用收文模板——《公文处理单》，选择公文类别，来文登记。在文单中录入来文机关、来文字号、收文日期、收文字号、文件名称，并上传文件正文和附件，提交给办公室主任拟办。根据拟办意见，提交公司领导批示，然后提交给相关部门承办、传阅等。办理结束以后，由文书归档。在整个收文过程中，可实现督办、催办的功能。 另外一种公文传阅仅限于内部发文传阅，如审计报告等不予公开又需要领导查阅的文件，使用OA协同发起或者调用内部发文传阅单，实现文件的传阅和流转。流程设计比较自由、灵活。 （二）发文管理应用 发文管理是对公司内部发文的文件管理。文件发起者调用发文模板发起文件，按照模板流程提交，部门主任审核—发起者校对—秘书核稿—办公室主任复核。经过多次的校对、核稿、复核，确认文件内容无误后，提交相关领导审核、复核、会签、签发等工作。文件校对无误后，由文书对文件编号，文秘科对文件进行排版、套红、盖章、印制及发布，最后将文件归档。 在整个发文的过程中，OA系统也可以实现其他功能，如督办、催办的相关功能，同时在这个过程中，发文的流程能够借助一些模板来进行，这些模板可以利用固定的流程实现发文的规范性。同时也可以根据自定义的相关流程进行修改与处理。流程直接可以采用分流以及相关的分支形式进行联办，这种形式主要可以支持退文的功能，可以退回到之前的任何一级，同时也可以退回到发起人。 （三）印章管理应用 在用印方面，红头文件套红印制后，需要加蓋公章。如遇公章在外出使用，文件又特别紧急，就会耽误公务的办理。使用OA协同软件之后，电子公章享有同等盖章效力，在遇到公章不在单位又有紧急文件需要处理时，可以经过审批程序将文件加盖电子公章并锁定。电子印章管理人不得私自将电子印章加盖密码转告他人，做到专人使用专人管理。 （四）公文档案管理应用 对于文件归档来说，传统的文件归档方式就是每年年初将上年度的红头文件纸质版及完整签字的《公文处理单》或《行文会签单》整体移交档案室归档。有的文件附件特别多，一份文件好几百页，需要把整个文件都打印出来。 使用OA系统后，文件在最后一个阅读节点就可以将电子文档直接归档到相应的文件夹。这样便于查找，节约了打印纸张，减少了手工操作，提高了公文档案的管理效率。 五、OA系统在企业公文管理中注意事项 OA系统在企业公文管理中发挥着重要作用，为了更好地为公司服务，在实际工作中我们应该注意以下事项： （一）保证公文管理中的保密性 企业公文保密管理工作十分重要，使用OA系统必须做好用户登录和知悉权限的设置，保证文件管理及传输过程中的保密性。公司职工登录OA系统时，使用职工工号作为OA系统唯一的用户名，首次登录必须更改初始密码，密码格式不能少于8位并包含字母、数字以及特殊字符。公司员工登录OA系统的身份控制、权限控制、密码备案均由公司技术信息部统一管理。红头文件根据信息公开属性决定知悉范围。在文件发布之前，办公系统相关的管理人员以及相关的承办人员以及审阅人员等都可以按照相关的职责对管理范围进行控制，同时还可以在发布之前减少被其他人修改以及出现变动等相关情况，减少出现不良影响的情况。电子印章的使用尽量不要脱离系统，如遇特殊情况，需在系统外加盖电子印章的，经领导审批，形成印章文件后需将其转换成PDF文件，确保文件内容不被修改及印章不被复制窃取。 （二）保证公文管理的安全性 在使用办公系统的过程中最重要的一个问题就是确保相关系统的安全，同时需要对公文的在线使用以及相关工作做好备份工作。企业中的OA系统主要就是借助数据中心来实现相关信息的处理，在这个过程中，可以对数据信息进行存储以及备份，在公文最后完成相应的归档时可以将其转入电子档案数据库，这种能够最大程度上实现文件在传输与管理过程中的安全性。 （三）保证公文流程信息的完整性 要想保证公文流程信息处理的完整性，需要借助相应的规章制度来处理，这些制度规范能够有效地反映出文件在流转过程中的一些信息内容，这也是公文在归档之前形成的一些重要信息。此外，文件的签单也需要实现完整性，同时相关的审阅人以及发起者的信息也是十分重要的。其格式也要求完整，确保工作人员在查阅以及相关的上传下载工作过程中有安全保障。 （四）保证软件的先进性 之前我们使用的OA系统是跟用友合作的，它的版本过于老化，经常死机，从而影响了办公效率。之后我们与致远合作，使用致远A8+协同管理软件，大大提高了文件的传输效率。所以，OA系统必须根据公司要求，保证与时俱进，才能更好地为公司的发展作出更大的贡献。通过业界相对认同的较为成熟、先进的技术，让OA系统拥有可靠的运行模式与领先的技术地位，更好地为公司服务。 （五）保证软件的可维护性 OA系统要具备容易维护的特点，在系统发生故障时要立刻发出警报，同时要开展故障的恢复及系统的优化，要尽可能缩短维护时间，从而提升可维护性。 六、结语 企业要充分利用好OA系统的日常办公功能，如工作流程、工作报表、通知公告、车辆管理、会议管理、行政办公、考勤管理、薪酬管理、任务管理、移动办公等，使办公管理更规范、高效而有序，进一步提升公司现代化管理能力，享受环保绿色办公。 （作者单位为中化二建集团有限公司） 参考文献 [1] 熊俐嘉，李鹏.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务，2017（16）：17-18. [2] 刘哲. OA系统在公文管理中的应用与设计[J].铁路采购与物流，2016，11（9）：58-59. [3] 叶蕾. OA系统在公文管理中的应用与设计[J].计算机光盘软件与应用，2017，17（1）：43-45. [4] 史冠卿，黄莺.浅析OA系统在公文管理中的应用[J].科技信息，2018（22）：261+263. |
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