| 标题 | 公安档案数字化外包中信息安全的风险控制 |
| 范文 | 王新 章晓春 曾涛 摘 要 随着科技的不断进步，信息技术发展迅速，对档案管理事业产生了巨大的推动作用。因此，公安领域档案数字化成为发展趋势，尤其是公安档案数字化外包成为重要发展模式，在提升档案管理质量与效率的同时，信息安全风险管控不容忽视。本文以公安档案数字化建设为背景，详细介绍公安档案数字化外包的发展阶段，分析各个阶段信息安全控制的措施，以全面提升公安档案信息安全管理水平。 关键词 公安档案 数字外包 信息安全 风险控制 一、前言 立足信息时代，档案信息化建设加快，檔案数字化外包成为档案管理领域的重要手段。档案数字化外包深受多种因素的影响，软硬件技术、人为因素等直接制约着档案数字化外包工作的效果。任何环节出现问题，都会增加档案信息安全风险系数。因此，对于新时期公安档案数字化外包，需要重视做好环节控制，正视风险的存在，对数字化外包的全程实施适时恰当的信息安全风险控制，形成有效的应对措施，为档案数字化外包的应用创设安全的环境，切实维护公安档案信息的安全性与可靠性。 二、全面做好数字化外包前的安全保障准备工作 （一）准确划分档案保密级别，落实保密管理工作 在公安档案管理中，比较突出的问题是保密观念薄弱，尤其是忽视重要档案的密级鉴定与分类。在这种情况下，一旦应用数字化外包方式，势必威胁重要信息的安全性与保密性，出现非法留存与使用的问题，信息泄露很难避免，给社会带来不良影响。因此，在数字化外包开始之前，需要重视做好档案信息密级分类和管理，有效进行排查与监督，避免保密级别高的档案信息的外包，防止外包公司的介入造成信息泄露。 （二）重视对外包企业资质的了解，最大限度地维护公安档案信息安全性 对于档案数字化外包，外包合作伙伴直接影响档案数字化处理的质量与效率，事关整个项目进度，也是影响公安档案信息安全的重要因素。也就是说，外包企业的整体水平、专业能力以及企业信誉，对数字化外包加工项目进度与成果具有制约作用。当前，立足档案数字化外包领域，外包企业专业水平参差不齐，实力不均衡，信誉度高低不一，有些外包企业为了获取项目，甚至刻意隐瞒自身实际情况，其向公安档案机构提供的信息存在虚假性与歪曲性。因此，在选择外包企业的时候，要重视考察分析，在全行业中进行选择，深入全面地了解外包企业，掌握发展背景，尤其关注其企业架构，考察其外资以及外籍人员情况，目的是最大限度地减少信息外泄的风险。 （三）签订外包合同与保密协议，增强信息安全保密意识 在数字化外包过程中，公安部门需要与外包公司签订合同，与此同时，还要签订保密协议，以法律为依托，实现对外包公司行为的有效约束，保证其承担信息安全的责任与义务。另外，对于外包公司而言，要提交参与人员的信息，还要提供“无犯罪记录证明”，对其开展档案信息安全培训，深化信息安全观念，从根本上维护档案数字化加工过程中信息的安全性。 （四）应用先进监控设备，配备信息化软硬件设施 为了切实维护公安档案数字化加工的安全性与高效性，需要积极合理配备相关信息化设备。一方面，发挥监控设备的作用，强化对加工过程的全方位、全天候实时监控，避免出现死角。在外包加工结束之后，监控录像需要上交档案部门进行保管。另外，配备数字化加工需要的设备软件，使用全新的电脑，避免病毒的存在以及信息的泄露。除此之外，在设备投入使用之前，需要对其进行保密技术监测，确定安全后方可投入使用。 三、加强公安档案数字化外包全过程实时监控 （一）树立档案安全风险观念，增强责任意识 对于档案安全问题，其影响因素较多，而人为因素是关键。档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。为了维护档案安全性，要保证工作人员拥有认真的态度，具备较强的责任观念，一旦疏忽，势必威胁档案安全性与保密性。因此，要深化安全认识，树立风险观念，高度重视信息安全建设，落实有效的预防措施，为保证档案信息可靠性奠定坚实的基础。 （二）正确认识数字化外包目的，落实数字化加工全程监控 对于公安档案而言，尽管采用了数字化外包方式进行加工处理，但是并不代表公安档案管理部门职责的减少，也不意味着只需开展档案的提供工作，拒绝坐享其成。从本质上讲，公安档案部门需要与外包公司建立合作关系，同时，保持工作独立性。公安档案部门的目的是依托数字化方式，实现公安档案的数字化处理加工，而外包公司追求的目标是利益的最大化。在整个过程中，一旦公安部门管理不到位、监督不力，就会很难保证外包项目质量达标，甚至导致返工现象，信息安全风险加大。因此，公安档案部门需要重视数字化加工的全过程监督，最大限度地减少档案信息安全风险。 具体来讲，结合数字化档案建设实际，积极成立外包项目管理小组，将信息安全监督工作渗透在外包项目全过程。档案数字化外包不是简单地签订合同，公安档案管理机构要积极参与其中，提供相关案卷。从关系上分析，双方既是合作伙伴，也存在利益对立面，公安档案管理机构希望在最小成本条件下实现档案数字化，追求成果最大化。而外包企业的目标是实现利益最高化，一旦监督管理不到位，很难保证外包验收过关，造成返工现象。因此，要将风险防范工作渗透在项目开展的全过程，落实到各个细节，尤其要落实组织管理，成立专门的组织，安排专业人员，构建数字化领导小组，为整个项目的开展提供坚实保障。 （三）全面做好数字化加工现场管理，多角度维护信息安全性 为了保证数字化外包项目的顺利开展，需要做好现场档案实体与信息安全保护工作，制定有效的措施，保证各项工作按部就班地开展。一方面，对于公安档案实体，加工人员不得带出现场，一旦发现案卷问题，公安档案部门工作人员需要进入现场进行解决处理。另外，在加工人员离开现场之后，需要进行彻底清场。除此之外，对于加工过程中使用的通信以及存储设备，需要统一管理，避免随意带走与使用。在档案数字化处理中，要保证工作认真，避免闲谈，不得做与工作无关的事情。在数字化加工现场，存在诸多设备设施，但是只允许一台用于传输数据的电脑使用，禁止其他USB接口的使用。对于数据的数字化处理与传输保管，需要专人负债，尤其是要使用专用的保险箱存储数字化载体，避免密码泄露。在数字化加工现场，要使用门禁系统，进出权限归属一人，全面做好门窗安全检查。在现场，禁止接线板接线使用，合理设置灭火器。对于整个项目的开展，要定期进行检查，及时反馈相关情况，随时进行解决处理，最大限度地规避公安档案信息风险，保证实体的安全性。 （四）减少外部接入风险，维护系统连接的安全性与可靠性 立足档案数字化外包，非法接入的风险较大，尤其是在数字化数据借助档案管理系统后台挂接到系统阶段，风险更加突出。因此，要重视对外包企业工作人员给予关注，在其接入档案内部网络系统阶段，重视监督管理，尤其是要形成完善安全的管理与控制流程，将申请、审查、批准以及实施涵盖其中。针对数据上传，要先使用最新杀毒软件进行查杀，及时进行不同环节的文档保存。在外包项目完成后，对项目日志、行为审计等进行刻盘，做好备份。 四、维护数字化外包后期的信息安全 数字化外包项目完成之后，需要保证外包公司未留存相关信息，这也是信息安全防控不容忽视的内容。具体讲，公安档案部门需要与保密机构联合工作，对外包公司设备进行检查，避免其有信息留存，一旦发现，需要及时进行清除，做好安全技术处理。另外，信息存储设备需要保证可靠性，质量优越，支持信息升级更新，满足数据迁移与异地备份的需求。除此之外，项目结束后的维护工作也不容忽视，安全思想仍需强化，做好载体防护工作，防止出现老化现象，减少存储格式不符造成的风险。 五、结语 在信息技术飞速发展的信息时代，网络化与数字化成为趋势，档案信息存储管理也进入新时期。因此，公安档案数字化外包成为方向，在发挥技术优势的同时，要落实安全保障措施，强化监督与控制，实施全过程监管，维护信息安全性与可靠性，为公安档案管理事业的健康发展奠定基础。 （作者单位为南京市公安局） 参考文献 [1] 马丽，张小敏.关于运用公安户籍档案数字化成果提升档案服务效能的研究[J].活力，2019（20）：106. [2] 廖慧英.浅谈公安档案数字化建设现状及其发展对策[J].卷宗，2019，9（1）：106. [3] 左晋佺.档案数字化外包工作流程和要求解析[J].数字化用户，2019，25（47）：69. |
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