| 标题 | 论高职院校学生档案管理面临的问题与改革路径 |
| 范文 | 王月琛 摘要：高职院校学生档案管理水平的不断提升是高职院校发展的重要组成部分，对于高职院校科研和教育的发展具有重要意义，同时高职院校学生档案管理水平也是衡量高职院校管理、科研水平的重要依據，是高职院校文化建设体系中的必不可少的环节。本文从现阶段高职院校“学生类”档案管理面临的问题出发，提出了适应高职院校“学生类”档案管理的改革路径，对高职院校更高质量的为社会输送人才具有重要意义。 关键词：高职院校；学生档案管理；改革路径 一、前言 学生档案管理工作是一项非常重要的工作，高职院校“学生类档案管理工作是高职院校管理工作中的一个重要组成部分。随着信息时代的发展，“学生类”档案管理即将面临许多新问题、新挑战，如何加强高职院校“学生类”档案的改革与创新，是实现高职院校跨越式发展，衡量高职院校管理现代化程度和综合实力的重要标志。 但是一直以来，高职院校“学生类”档案管理没有得到社会和管理者的足够重视，在管理过程中，无论从社会还是到高职院校管理者以及教育体系的相关部门都没有真正认识到高职院校学生档案对于高职院校建设和可持续发展的意义，因此高职院校档案管理的发展速度和管理水平远远落后。高职院校学生档案管理实际应用和发展中存在着管理意识薄弱、管理方式滞后、“学生类档案利用效率低等诸多问题。 二、高职院校“学生类”档案管理面临的问题 （一）“人档分离”比较普遍 高职院校“学生类”档案中的“人档分离”现象，原本指人与档案相互对应、相互依存的关系不复存在，即在“学生类”档案管理工作中出现的“有人无档”或“有档无人”现象。学生在就读期间，有可能会有休学、退学、参军或意外死亡等事情发生，这就需要学生档案管理部门将这些学生的档案材料按照相应的规定及时进行处理，并做好备案。 以罗定职业技术学院为例，像休学的要将其的档案单独保管，等到学生复学的时候，归档到新班级里；退学的将其档案密封好，让学生本人自己带走；参军的也要将其档案单独保管，有的部队需要调档的，由其部队所在地发调档函到学校，即可调走，等到学生复原，如果回校继续读书，学校再将其档案调回学校归档，如果学生放弃学籍，学校不予保管；意外死亡的学生档案不能丢弃，学生家长可以申请自带，档案管理人员要做好登记备案。而以往出现过对休学、退学、参军学生的档案置之不理，甚至将将意外死亡学生的档案遗弃等状况。从而也就形成了“有人无档”、“有档无人”的局面。 （二）归档材料不完整，“学生类”档案管理不够规范 介于有些高职院校的“学生类”档案管理人员变动频繁，对多年收集的材料不及时整理，有的“学生类”档案材料多年未归档，造成档案材料残缺漏损。而且，有些当时未移交的材料也没有进一步催交，时过境迁，再提起旧事，会引起部门之间的不和谐。最终受影响的是学生本人，影响的是学校“学生类”档案工作的完成质量。 以罗定职业技术学院为例，我们学校从升格到现在，学生档案室的管理人员已经更换三个，有相当一部分的往年的档案材料没有及时整理、及时归档，造成学生档案材料不齐全，一旦学生找上门来没办法跟学生解释清楚。还有就是有上百份的往届毕业生的档案由于退件没有及时寄出，后期档案员也没有跟踪再寄，使得学生档案没有及时回生源地，没能及时录入生源地的档案信息管理系统，对学生的就业带来麻烦，同时也增加了学校对档案管理工作的负担。 （三）材料标准不统一，归档不规范 目前的“学生类”档案材料，对纸张的标准没有严格规定，虽说统一采用国际标准的A4型纸张，但有个别材料仍然做不到完全统一，以罗定职业技术学院为例，如：体检表，是医院特制的，既不是A4也不是16开，还有录取名册的复印件（没有录取通知书的暂时以其代替，）是8开的，这两种材料的扩印和缩印就会涉及浪费纸张，浪费人力。但如果不做处理，归档材料就不够规范，为将来立卷带来麻烦。 （四）管理方式落后，信息资源难整合 高职院校“学生类”档案管理服务同一些普通高等院校一样，本应建立起一套完善的“学生类档案信息数据库，更好地利用计算机网络技术和信息技术，通过数据网络，实现对“学生类”档案的信息管理和数据共享。但据笔者的调查发现，大约有52%左右的高校还没有建立起馆内局域网和“学生类”档案管理网站或主页，高职院校更加落后，“学生类”档案管理仍处于手工操作阶段，采用传统手工操作模式仍然是许多高职院校“学生类”档案管理的主要方式。 以罗定职业技术学院为例，我院还没成立正式的档案馆，大量“学生类”档案的管理模式依然停留在纸质档案的管理层面和保存方式。管理还侧重于实体形式，未实现档案的全文录入和扫描，没有建立档案的信息数据库，对信息的查询依旧是翻阅档案实体，落后的管理方式使得档案材料归档过程中很容易出错。寻找信息如同大海捞针，如果材料缺失，就更徒劳无功了。近年来，高职院校学生休学、退学、参军、意外死亡等事件的频繁出现，使“学生类”档案管理工作量也大幅上升，随着信息化的发展与更新，不断要求“学生类”档案管理电子化。传统的档案管理“你送我装”、“你借我调”的方式，只注重收集，不注重信息开发和利用的管理模式，已经明显体现出不能适应高职院校“学生类”档案信息化建设和电子化管理的需要。 三、高职院校“学生类”档案管理的改革路径 （一）加大宣传力度，增强高职院校师生的档案意识 “学生类”档案管理是关系到能否客观公正反映一个学生的真实情况，使学生能顺利毕业和就业的大事，是关系到是否为社会输送人才的大事。因此，高职院校要在学院相关职能部门及广大师生员工中大力宣传“学生类”档案工作的重要性，增强师生的档案意识，比如：通过板报形式宣传《档案法》、《高校学生档案管理工作条例》和档案知识等；也可以通过印制宣传资料、小册子或漫画的形式对档案知识进行大力宣传；将宣传资料发到教职员工和学生手中。 只有这样，才能让教职员工和学生更深入地了解档案方面知识，认识档案工作的重要性；只有这样，才能形成人人關心学生档案工作的良好局面，才能使“学生类”档案管理工作规范化、科学化、制度化，才能确保“学生类”档案归档的及时性和完整性，才能提高“学生类”档案管理工作的质量。 （二）明确“学生类”档案管理部门，确定学生档案归档范围 高职院校要做好“学生类”档案管理工作，必须制定一套规范的管理制度，“学生类”档案管理必须由指定部门负责管理。 因此，一定要明确“学生类”档案的管理部门，以罗定职业技术学院为例，我院的“学生类”档案管理工作由学生工作处主要负责，由各系辅导员和相关职能部门协助收集和提供材料。确定“学生类”档案负责部门后，明确各部门职责范围，对“学生类”档案管理人员提出要求，将已经明确的“学生类”档案归档及收集范围告诉档案管理人员，让“学生类”档案管理人员严格根据要求进行档案管理。 如：对新生档案进行整理建档和归档材料，对学生在校期间所产生的材料进行认真负责的审核、分类、收集、归档、和整理。只有规范档案的归档范围，提高“学生类”档案的利用，才能适应现代化社会对档案管理的要求。 （三）制定规章制度，实现规范化、科学化管理 高职院校学生档案的产生过程具有连续性和周期性，要做好“学生类档案管理工作，离不开一套行之有效的管理制度。要保持学生档案的连续性、完整性，就必须建立完整的学生档案管理制度，统一规范，有章可循。要保持“学生类”档案的完整性，就必须加强完善“学生类”档案管理制度，如：保密、安全、交接、转递等方面的规章制度。实行规范化、科学化管理，统一规范、有章可循才能保证“学生类”档案的真实、准确、全面。一定要坚持标准，严格执行，只有完善各项规章制度才能适应现代化社会对档案的要求，实现“学生类”档案规范化、科学化管理。 （四）实现高职院校“学生类”档案管理工作信息化、现代化 以计算机网络技术应用为核心的现代技术管理“学生类”档案，开发适应高职院校“学生类”档案自身特点的专业管理软件，用现代化的技术手段对“学生类”档案有步骤、有程度地分类存档，逐步实现“学生类”档案管理标准化和规范化。建立学生档案主页，学习成绩档案数据库，学生档案数据库等，将学生的信息准确的录入档案数据库，如：姓名、性别、出生日期、籍贯、民族、政治面貌、入学时间、毕业时间、生源地、所学专业、联系电话等基本信息。随时录入最新的信息，一定要保证学生档案信息数据库完整、真实、准确。实现学生档案网上查阅和利用，为用人单位提供简捷、准确的学生档案信息。摆脱以前大量翻阅档案查找的旧模式，使查阅变轻松、快速，也使“学生类”档案管理更规范有序。实行学生档案信息化、现代化不仅有利于档案的规范和科学管理，还有利于档案信息的开发和利用。 四、结语 总之，高职院校服务的核心就是为学生服务，为社会输送优秀的技能型人才。高职院校“学生类”档案管理是高职院校的一项重要工作。只有不断地改革“学生类”档案管理机制，才能做好学生档案管理工作。做好学生档案管理工作，不仅有利于高职院校学生的就业，同事有利于促进高职院校管理水平的提高，也是提高高职院校自身竞争力的有效途径之一。 |
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