| 标题 | 探究信息时代高职院校档案管理新方法 |
| 范文 | 楼佳丽 [摘 要] 在高职院校当中，档案管理工作是非常重要的工作内容，对促进教育和管理水平有效提升有着非常有利的帮助，更是当前高职院校建设工作当中最为基础的内容。随着信息时代的快速发展，多媒体技术和网络技术的发展速度也在不断提升，这为高职校园档案管理工作的发展与进步提供了有利的条件，也有效改进了高职院校档案管理方法以及服务形式等，实现了高职院校档案管理工作形式的创新，为促进高职校园稳定发展和进步奠定了坚实有利的基础，真正为社会稳定发展培养出更多优秀的综合人才。通过对信息时代下高职院校档案管理工作的新方法进行分析与探究，从而制定科学有效的高职院校档案管理策略，为高职院校档案管理工作的发展奠定坚实的基础。 [关 键 词] 信息时代；高职院校；档案管理；新方法 [中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）21-0187-03 档案管理工作是高职院校管理工作当中最为重要的部分，更是能够有效评估高职院校人才培养水平的关键内容，所以在现今的信息化时代下，只有有效提升高职院校档案管理工作管理水平，并将其重要价值和作用良好发挥出来，这是提升高职院校教学质量最为有效的方式。从社会角度进行分析，档案管理工作是当前社会发展中最重要的环节，因此高职院校必须要重视档案管理工作，并制定科学合理的档案管理规范策略，建设完善的档案管理方法，从而真正有效地提升高职院校的档案管理水平。 一、在高职院校中开展档案管理工作的主要目的及作用分析 档案主要就是记录历史和知识的重要形式，其中包含了非常多的信息资源，也是最为原始最为可靠的信息资源，其具有较强的开发利用价值，是为相关工作提供有利信息资源最重要的形式。档案资源是一种客观实体，其作用的发挥并不属于主动性的，是属于潜在性资源，是需要经过人们的劳动而不断完善的，在科学有效的工作形式下进行合理的管理和开发才可以将其作用展现出来。 高职院校中的档案信息资源，是通过长期的积累以及各种形式所形成的，能够有效地反映出学校历史以及发展历程的重要形式。并且从实际角度进行分析，发现档案管理工作和服务工作都是能够有效推动教育改革、提升教学质量、增强教学水平以及开展合理教学研究等重要的内容。而对高职院校的档案工作者来说，其主要任务就是在科学合理的方式下对档案资源进行有效管理，并且能够有针对性地开发档案信息资源，从而更好地滿足学校相关工作对档案信息的需求。所以高职院校档案管理部门应该合理运用信息技术，对档案管理服务模式进行科学有效的创新与改革，进而更好地满足社会、学校等各方面对档案资源的需求，更好地为档案资源利用者提供更为合理的服务，并采取多种服务形式，提升对档案资源的开发与利用，从而真正有效地实现高职院校档案资源的共享，进而更好地实现在信息时代下提升高职院校档案管理水平，为促进高职院校稳定发展奠定坚实的基础。 二、高职院校档案管理创新形式中运用信息技术的主要依据 首先，在当今社会当中，计算机已经实现普及，计算机技术在各个领域都有着极大的作用，人们生活当中也已经离不了计算机技术的帮助。因此在高职院校档案管理工作当中，应该合理的应用计算机技术，进而有效地改变传统档案工作依靠手工操作的形式，将以往复杂繁琐的操作形式转变成简单、易操作的形式，通过运用计算机技术将各种档案信息录入其中，不仅能够大大提升整体工作效率，还能提升档案资源的安全性，更能实现档案管理工作的有效开展。并且在高职院校档案管理工作当中，也可以借助网络、复印、缩微等技术开展档案管理工作，对档案管理工作形式进行创新，从而制定科学有效的档案管理形式，真正发挥信息技术在档案管理工作中的作用，并提升其工作的效率和质量。 其次，合理运用新的信息载体。以往的档案资源管理主要就是运用纸张将档案信息进行记录和保存，纸张也就成为档案工作中最为重要的载体，而新时代的到来，更多的新信息载体也出现在人们的视线当中，电子载体也逐渐被广泛运用起来，使档案管理形式从纸质形式向电子媒介形式转变，并且传统的纸质资料也逐渐被计算机磁盘、光盘等形式所代替，由于计算机存储量较大、处理速度相对较快、其输出形式多样化等强大功能，也使得档案信息服务形式更加完善便捷，为高职院校档案管理工作的有效开展提供了非常有利的条件。 最后，科学有效地运用网络技术。在信息时代的快速发展中，网络技术的产生为档案管理工作提供了更多的便利和有利条件，它有效转变了传统手工档案的操作形式，借助电子文件形式对档案信息进行管理，通过运用先进的设备以及科学的方法，能够有效提升高职院校的档案信息管理以及利用的效率和质量，更能够有效发挥档案资源的作用。 三、在高职院校档案管理工作当中主要存在的问题 （一）对档案管理工作缺乏重视 高职院校有关工作人员并没有意识到档案管理工作的重要性，导致档案资源无法得到有效管理。有些工作人员认为档案管理工作对学校整体发展并没有较大影响，所以不需要太过重视档案资源管理。而这种思想是非常错误的，高职校园必须要重视档案资源的重要性，并且要制定科学合理的档案资源管理形式，并提升对高职院校档案管理工作的重视，提升整体工作效率。 （二）树立正确的档案信息管理意识 在信息时代下，虽然很多先进技术已经在各个领域当中被广泛运用起来，但在高职院校档案管理工作当中其工作形式以及管理理念，还是以传统的思维为主，有非常多的高职院校还在运用传统的档案管理形式。虽然高职院校的档案管理工作当中运用了计算机技术以及扫描仪和打印机等设施，但在实际工作中并不能将其真正的作用有效发挥出来，甚至无法有效地在这些设备的帮助下提升档案管理水平。因此在高职院校应树立正确的档案信息管理意识，不断培养学生正确的档案管理思想，抛弃传统的陈旧思想，结合现代化精神，制定更为先进更为有效的管理形式。 （三）高职院校档案管理人员的专业素质有待提升 有些高职院校中由于档案管理人员的专业素质和整体水平还存在一定的缺陷，并不能满足当前信息时代对高职院校档案管理要求，其整体管理水平还有待提升。由于有些学校对档案管理工作不够重视，并没有配置相应的工作人员，在实际的档案管理工作当中，管理人员能力普遍较差，因此必须要不断提升高职院校档案管理人员的综合素质以及专业水平，进而更好地提升整体工作效率以及工作水平。 四、高职院校档案管理与服务的创新措施 （一）创新服务内容 高职院校档案管理要基于档案数量探究质量的优化与转变，在实践中要充分挖掘高职院校的自身功能，要不断优化与完善、丰富与创新工作内容，要不断优化现有的服务质量，探究高质量的档案管理，在根本上提升其档案管理的整体水平与层次。 （二）创新现有的档案服务方式 目前，我国高等职业教育得到了充分发展，这也就使高职院校档案工作越来越规范化以及科学化，档案工作从传统的实体管理模式逐渐转变为信息化管理以及服务模式。档案自身的价值就是其利用与开发的深度，对此在实践中高职院校档案工作者要不断探究、拓展其整体的服务模式，要明确档案工作的发展方向，在根本上拓展其整体工作内容，提升服务的主动性，增强各种信息的系统性，在根本上凸显其档案的自身价值。在档案编研工作开展过程中，要充分的对档案资源的作用进行分析，根据实际状况把各种档案信息进行转化、编研，进而为高职院校提供各种参考，充分发挥档案的社会效益以及经济效益。 （三）创新现有的档案管理模式 高职院校档案部门在实践中要对现有的档案管理模式进行改革优化，提升档案管理的现代化、信息化以及服务化特征，通过各种科学管理制度的构建，提升其管理的科学性，提升对档案资源的开发与利用，进而有效地实现档案管理服务方式的多元化发展，在实践中提升档案管理工作的参与意识，基于学校的各种工作开展档案管理工作，对学生的各种动态进行了解与掌握，熟悉档案管理业务工作各种步骤以及工作内容，加强对各种档案信息的开发与利用，在实践中提升信息服务工作的针对性；同时，在高职院校开展档案管理工作中，要提升相关部门的协调性，通过地方综合档案馆的有效协作，实现各种档案信息的沟通与交流，进而在根本上实现各种档案信息资源的共享。 （四）创新现有的档案服务手段与模式 高职院校的档案管理工作在实践中逐渐呈现现代化的管理模式，其整体的服务手段与模式的优化是提升档案服务工作的重要方式，对此在计算机与网络技术的高速发展过程中，要构建数字化档案馆，通过各种档案信息化建设，充分应用各种现代科学技术手段，从根本上提升高职院校档案管理工作的整体质量，有效优化档案管理模式，在实践中通过各种计算机与网络技术的应用，对高职院校的各种档案信息进行科学的、统一的、系统的管理，通过各种具有现代化的编研方式，展示其内在的价值，进而有效丰富其阅读模式。 同时，在实践中要提升对档案馆的信息网络建设工作的重视，在网络上构建完善的高职档案信息，通过网络信息的方式为读者提供各种有效的档案信息，高职院校基于信息化的标准构建档案馆，可以通过各种有效的方式存储档案信息，相关用户在实践中可以利用网络资源获得各种有效的信息，此种方式在根本上提高了档案资源的整体利用率。 五、在信息时代下高职院校档案管理工作的未来发展途径 （一）高职院校应该重视网络建设 高职院校在档案信息管理工作中应重视网络信息技术的建设，并且要摒弃传统纸质的档案管理形式，并借助信息时代的优势，制定符合现今档案管理需求的形式，抛弃传统复杂的工作形式，建立完善的网络信息平台，借助硬件设备以及软件设备，来实现档案信息管理工作的便捷，从而更好地管理档案资源，并合理地保管、存储、开发和利用档案信息。真正有效地发挥档案资源的作用与价值，从而为高职院校的稳定发展奠定建设基础。 （二）重视高职院校档案管理人员专业素质的提升 高职院校的档案管理工作必须要重视管理人员的专业素质和综合能力的培养，定期开展相应的工作人员培养活动，不断增强档案管理工作人员的专业素质以及综合水平，为档案管理工作人员的未来发展奠定坚实有利的基础。高职院校中档案管理人员还需要具备较高的政治和职业素养，这是提升整体工作质量的关键因素，更是提升档案管理水平的主要内容。 （三）重视对档案信息职业的及时维护和更新 对高职院校档案资源管理工作来说，应该重视信息资源的维护与更新，由于高职院校的档案信息每天都会发生变化，因此高职院校档案管理信息化建设要重视动态变化，重视档案信息职业的及时维护和更新工作，及时对其资源的变化进行整理和完善，确保相应资源信息的实效性，并能够完整、准确地录入基础数据，从而更好地保障档案信息资源的完善，这样才能真正有效地促进高职院校档案管理水平的提升，为促进高职校园未來稳定发展奠定坚实有利的基础。 随着现今信息时代的快速发展，我国高职院校档案管理水平也在不断提升，高职院校应合理借助信息技术优势，并制定科学有效的档案管理策略，不断提升高职院校的档案管理水平以及其服务质量，并且要不断提高档案管理人员的专业素质，合理利用档案信息资源，提升档案信息化管理的安全性，维护和更新档案信息，进而实现档案管理的价值，为社会和学校等发展提供更为有效的档案信息资源。 参考文献： [1]刘静.信息时代探索高职院校档案管理新途径[J].办公室业务，2015（13）：90，92. [2]赵阳.信息时代高职院校档案管理策略思考[J].经营管理者，2015（29）：281. [3]袁莉莉.探索信息时代高职院校档案管理新途径[J].科技资讯，2014（20）：223. [4]梁大卫.信息时代高职院校档案管理新途径[J].中外企业家，2016（33）：244. [5]张艳.信息时代高职院校档案管理新途径[J].中国新通信，2016（2）：57-58. [6]徐茵.信息化时代下高职院校学生档案管理工作研究[J].办公室业务，2016（21）：56-57. [7]黄梦华.浅析信息时代高职院校档案管理工作创新[J].漯河职业技术学院学报，2012（6）：189-190. |
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