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Excel在高校教务管理中的运用

范文

孙文夏

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?Excel是微软公司开发的一款电子表格软件，它具有强大的数据统计分析功能。作为办公自动化软件的重要组成部分，是高校教务管理人员必须掌握的技能。结合高校毕业生学位资格审核工作，介绍Excel的函数、排序、搜索、筛选、分类汇总等几个常用功能。

[关 ? ?键 ? 词] ?教务管理;学位资格审核;Excel;办公自动化

[中图分类号] ?G647 ? ? ? ? ? [文献标志码] ?A ? ? ? ? ? ?[文章编号] ?2096-0603（2019）27-0206-02

高校的教务管理工作是一项繁杂而重要的工作。大概可以分为毕业生学位资格审核、课务、考务、学籍管理、教材征订、期末考试安排等。高校教务工作者一方面需要及时接收执行学校的管理政策，顺利推进各项教学工作，另一方面需要利用教务管理数据为老师和学生提供全面服务[1]。借助Excel电子表格软件来协助工作，能够帮助教务工作者理清工作头绪，提高工作效率。本文以某高校的毕业生学位资格审核为例，通过Excel的实操演练，介绍Excel的几个常用功能的运用方法。

毕业生学位资格审核是高校本科生毕业管理的一个重要环节，学位资格审核，不仅能够判断本科毕业生是否达到获取学位的要求，也可以对学校的教学水平和管理水平进行一次集中检查和验收。以某高校海洋技术141班为例，取得学位资格在课程修读方面需要达到以下四点要求：（1）学位课绩点≥2.0;（2）学位英语需≥60分;（3）公选课学分≥6学分;（4）培养方案规定的所有课程均需及格。

为了清晰地了解每位学生的达成情况，我们先制定一个Excel表格，里面包含学生的学号、姓名、学位课程以及取得学位的四点要求，表格格式见下表。这里需要用到Excel的函数公式功能。Excel函数是预先定义的执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式（如SUM求和函数）;而公式就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式。也就是说，公式是单个或多个函数的结合运用[2]。涂灰色部分通过Excel的函数功能提前录入公式，前面的数据填入之后，灰色部分会自动跳出计算后的结果。

一、学位课绩点的提取及计算

在高校的本科人才培养方案中，每个专业一般会设置十门左右的学位课，学位课是各个专业的核心课程。以某高校的海洋技术专业为例，本专业一共有十门学位课，每门学位课2～4学分，合计31学分。学位课程绩点的计算公式为：绩点=（课程A考核成绩×课程A学分+课程B考核成绩×课程B学分+……+课程J考核成绩×课程J学分）/课程学分总和。由此得知，要计算一个学生的绩点，必须先得知这个学生十门学位课的成绩。

从学校教务管理系统中导出的学生成绩表，包含了学生大学四年期间所有的课程成绩，我们需要借助Excel强大的搜索、排序功能来实现对学位课成绩的提取。根据学校的学位资格审核相关文件要求，我们分五步实现对学位课成绩的提取。

（一）第一步：排序

打开本班课程成绩，选中“课程名称”，点击“排序”，或直接点击升序的快捷图标。通过排序，不同学生的同一课程全部排列在一起。

（二）第二步：查找

使用快捷键Ctrl+F打开Excel的查找功能，输入查找内容，找到学位课1“分子生物学”。

（三）第三步：录入学位课序

在“分子生物学”左侧插入“列”，命名为“学位课序”，在所有的分子生物学课序列输入“1”。依次类推，第二门学位课课序录入“2”，通过以上三个步骤，分别完成十门学位课的课序录入工作。

（四）第四步：提取学位课成绩

所有的学位课课序录入完成后，使用Excel的多条件排序功能，依次根据学位课序、学号、总评成绩进行排序。

（五）第五步：删选学位课成绩

排序完成后删除所有的非学位课程。有的学生因为补考、重新学习等原因，一门课程会出现多个成绩，此时需要手工删除多余的成绩，考试性质为“正常考试”“冲抵”和“重新学习”的取最高分;最高分未达到60分的，取0分;考试性质为“补考”的，取60分。经过手工删选，每个学生每门学位课都只剩一条成绩。直接把每门学位课成绩依次复制粘贴到上表中的学位资格审核表。利用Excel函数功能在绩点栏提前录入绩点计算公式，即可自动计算出每个学生的学位课绩点。

二、计算学位英语

该高校的毕业资格审核相关文件规定，学位英语需达到60分方可取得学位证书。学位英语的计算方法为：学位英语=（50%CET4考试百分制成绩+50%校内大学英语四级成绩）/2。因此，需要先从所有成绩中筛选出每个学生的CET，即全国大学英语考试四级成绩以及校内大学英语四课程成绩，然后通过以上公式进行计算，得出学位英语的成绩。

CET和校内大学英语四级成绩筛选方法参考学位课程的删选方法，得出成绩后录入上表毕业资格审核表相应的列。

三、审核公选课学分

根据此高校的培養方案规定，每个学生需修满3门公选课6个学分，方可达到学位要求。首先，选中课程性质，点击数据中的筛选功能，设定筛选的条件“公共选修”。

经过筛选，选出所有学生的所有公共选修课成绩。点击行和列交叉的左上角，选中所有数据，利用Ctrl+C快捷键快速复制数据，Ctrl+V快捷键快速粘贴到新建的表格中。仅保留公共选修课成绩，便于后续操作。

筛选过后的成绩包含了部分不及格成绩，需要进一步删选。首先，点中“总评成绩”单元格，点击排序快捷键，手工删除所有的0分、不及格、旷考、无资格行，剩余的全部是合格成绩。然后重新选中“学号”单元格按学号进行排序。这样可以按照学号把每个学生的合格的公选课课程排列在一起。接下来使用Excel中数据的分类汇总功能处理数据。分类字段选择“学号”，汇总方式选择“计数”，选定汇总项选择“课程名称”。

这样，我们可以得出每个学号的学生修合格了几门公共选修课程。然后，点击表格左上角的“2”，即提取二级分类汇总的数据。计数项为3的表示此学生修合格了3门选修课，每门选修课2学分，共计6学分，达到毕业要求。小于3的即为未修满6学分，达不到毕业要求。由此，完成所有学生的公共选修课成绩审核。

四、提取学生的不及格课程

根据毕业资格审核文件要求规定“学生在规定的修业年限内，修完教学计划中规定的全部课程，并取得规定的学分，经审核准予毕业”。最后一步需要审核学生是否全部修合格教学计划规定的全部课程，即进行每个学生不及格课程的筛选。

首先，我们根据“考试性质”进行排序，删除“CET考试” “计算机等级考试”等不属于教学计划中规定的课程。前面已经单独审核过的“公共选修”课程也全部删除掉。然后，把剩下的数据按照总评成绩进行升序排序，把0～60分、不及格、无资格、缓考、旷考、作弊六种成绩不合格情况的成绩涂上颜色进行标注。接下来，按照学号、课程名称进行排序，排序之后每个学生每门课程所有的成绩全部排列在一起，经过比对，部分学生的不合格课程经过补考、重新学习等重新取得了合格成绩的话，手工把不合格成绩行删除，最后剩下来的就是真正不合格的成绩。

例如，某学生A大学物理B（一）考了四次，前面的正常考试、补考、重新学习都没有合格，最后一次补考合格了，那就可以把上面的三行涂了颜色标记的行全部删除掉。某学生B的高等数学C五次考试均未合格，则删除其中任意的四项，仅保留一行不合格记录即可，便于后续统计。

每班按30人计算，所有课程成绩达3000行左右，经过手工删选之后的不及格成绩比较分散，不便于统计。此时，可以利用Excel的单元格颜色排序功能（见图），使所有涂了颜色的单元格集中在表格最上方。这样，就能一目了然本班有哪些学生哪门课程没有合格。

通过以上步骤，可以筛选出毕业资格审核的全部内容。但是，对于休学、降级、海外交流、民族考生等特殊情况的学生，需要结合纸质打印的成绩单进行核对，以防出现漏修课程等情况。

五、结语

每个高校的学位资格审核条件不尽相同，本文以某高校的学位资格审核工作为例，对Excel办公软件的部分功能进行实际运用操作，介绍Excel的排序、多条件排序、单元格颜色排序、筛选、搜索、分类汇总、函数等功能，还使用了Ctrl+S、Ctrl+C、排序等快捷键，大大提高了工作效率。在实际工作中，我们可以根据自己的需要设定条件，利用Excel得出自己想要的数据。在使用过程中要注意，每做几步需要点击保存键或按Ctrl+S键对工作过程中的数据进行保存，以防电脑死机、断电等原因造成前面工作遗失的情况。另外，在使用排序功能时，需注意是否所有单元格数据都进行了排序，以防发生操作错误。在电子表格中，无论是对某一单元格设置格式，还是对某些区域内的数据处理，都需要先选定操作对象，才能进行下一步处理[3]。Excel简单易学，容易上手，强大的数据处理功能给教务管理工作带来了巨大的便利，提高了工作效率，降低了工作强度，是高校教务工作者的得力助手。

参考文献：

[1]刘远芳.基于Excel的学院教务管理自动化[J].科技与管理，2015（21）：107-109.

[2]王田榮.浅析Excel软件在教务管理工作中的综合应用[J].南京广播电视大学学报，2014（1）：78.

[3]胡健.浅议Excel电子表格应用中的常见问题[J].贵州化工，2004（6）：55.

编辑武生智

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