| 标题 | 关于高职院校图书馆采编业务外包的探索 |
| 范文 | 李 俊 近几年来，业务外包在我国图书馆界悄然兴起。传统图书馆组织模式逐渐改变，项目明朗、内容规范的外包业务占据了越来越重要的地位，已成为图书馆事业发展的有效模式。高职院校图书馆由于受条件制约，业务外包起步较晚，近几年才逐步开始尝试、开展。 所谓图书馆业务外包，是指图书馆将非核心功能工作通过合同外包给社会机构来完成，以便集中自身力量做好改变基础结构、提高核心功能的工作。采编业务是目前我国高职院校图书馆应用得比较多的外包业务，采编业务外包是以合约的方式委托书商向图书馆提供所需的部分或全部的图书资料及其后续服务，即从图书选定到图书上架的全部过程交给书商完成的一种新型的供货方式。 一、采编业务外包的优点 1．降低图书馆的运作成本，节约资源 资金短缺是采编业务外包在图书馆兴起的重要原因之一，书商采用的是成本核算、规模化经营的管理模式，就完成同一业务来讲，承包商的投入往往低于图书馆的投入。专业机构(书商)往往具有规模经济，有着专业程度和效率高、经营成本较低的优势，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。 以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成有两方面好处：一方面，可以通过集体采购取得价格优惠；另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码和书标、盖馆藏章，而且这些工作是完全免费的。在美国，图书馆成为OCLC成员馆后，套录一条书目记录的费用是1.5美元(OCLC成立之前，美国国会图书馆一条书目记录成本是75美元，OHIO大学图书馆是30美元)，委托编目平均才2元～12美元。我国的情况也差不多，据统计，图书馆单独编目每种图书约10元～15元，而套录每种图书是0.3元，委托地区采编中心或书商编目甚至是免费。 2．弥补高校图书馆人力资源的不足 当前图书馆正面临着信息化、网络化的挑战，图书馆的发展不仅要依靠先进的技术设备、服务内容、服务方式的更新，更要依靠人才队伍的建设。当前在图书馆工作队伍方面存在着两个问题：一是结构不舍理，特别是技术含量比较高、专业性强的岗位人才匮乏：二是队伍的整体业务素质相对偏低，难以适应现代信息技术条件下图书馆管理和服务的要求。实行采编业务外包，通过书商来提供一系列服务，不需要图书馆人员花费大量的人力和精力，就可以使得新书在规定的期限内采购，并提供后续的服务。 3．缩短图书采编周期，提高书刊利用率 近几年，许多高校在不断扩大招生规模的情况下，为达到国家教委关于学生与图书比例的评估指标，图书馆采编图书数量激增。由于人力不足，造成大量新书积压，时滞期拉得很长，新书与学生见面快则1个月，慢则3个月，更慢的甚至需要1～2年。教师或学生到图书馆很难及时阅读和借用市面上出售的新书，这在一定程度上降低了他们进图书馆的热情，图书的利用率自然会大打折扣。如果将采编业务外包给书商和其他采编中心承包，要求承包者随书配编目数据或者到联机编目系统、书目数据库公司套录，则可大大缩短图书采编周期，使新书到馆时间有保证，提高了图书的流通率。 4．增强图书馆的核心业务能力，塑造品牌服务 高职院校图书馆的发展依赖于院校的发展，重点学科、特色专业和科研是高职院校的立校之本，同时也是图书馆发展和服务的方向。图书馆应对学院学科专业设置、重大科研项目等进行充分调研，掌握师生对图书馆服务的基本要求，在此基础上制定较为完善的整体服务规划，确定自己的核心业务，塑造品牌服务。为了集中精力强化核心业务，图书馆应考虑通过外包，以较低的交易成本将采编业务承包给专业公司。这样有利于对人员进行整合，把更多的力量充实到关键岗位，确保核心业务发展，打造自己的服务品牌，形成特色服务，扩大图书馆的社会影响。 二、采编业务外包的缺点 图书馆的业务外包实际上是出版发行业参与图书馆业，是外行在为内行服务而代替内行工作，它是图书馆图书采购招标竞争白热化的产物。因此，图书馆业务外包过程中不可避免地存在一些不足之处。 1．馆藏质量受到影响 分编、加工业务是高职院校图书馆采用最广泛、最普遍的外包业务，它将从分编到加工的整套业务委托给书商。我馆的索书号采用种次号，为了保证种次号的有序性，书商委派工作人员到馆内完成图书的分编和加工程序。查重是编目工作的关键，也是控制编目数据质量的主要手段。我馆以编目库和馆藏库为依据，按照题名、ISBN号、著者等途径查重，而书商委派的工作人员由于本身任务繁忙，在馆内加工图书时，往往片面追求编目速度，查重工作难以做到细致、精确，造成重复著录，增加了数据库的数据量，致使图书重号、种次号跳跃等现象的产生。其后果是导致种次号库序混乱，造成了同书异号或异书同号的现象，致使图书进入流通部后，无法归架：馆藏数据不准确，馆藏数据库混乱。 2．分编数据质量难以保证 原则上，图书馆要求书商提供国图或CALIS数据进行直接套录。但对于新近出版的图书，或是本院专业性较强的图书，对应的数据在国家图书馆和CALIS无法查到时，书商往往自行编制编目数据。由于编目员专业能力水平的差异，以及对编目条例和使用规则掌握理解的不同，导致书商所提供的编目数据质量参差不齐，有的著录不完整，缺少主要字段，有的出现分类错误等。以上种种不利因素，导致分编数据质量难以保证，直接影响到检索的查全、查准率，也影响文献资源的共享。 三、高职院校图书馆采编业务外包应注意的环节 1．做好图书采购招标工作，认真筛选承包书商 图书采编业务外包是建立在图书采购招标基础上的，而书商的选择直接关系到采编业务外包的成功与否。招标选择书商时应首先从其技术实力、信誉、资金、工作效率、服务态度、社会影响、以往业绩等多方面进行考察与调研，再结合本馆的人才比例与经济承受能力等多方面综合分析后实施。然后再提出本馆对采编业务外包所规定的质量、执行标准、业务完成期限、数量规格、经费等，以及毁约的法律责任都要在合同上一一说明，并在有效的监控下使其履行协议规定的义务。图书馆在选择书商时最好选择在采编方面有特色的书商，或者曾经承揽过该类外包业务内容的书商。 对于书商选择失误的原因主要包括：业务外包市场不成熟、过分强调承包的价格因素、外包人员业务能力问题，还有协议制定时语言表述模糊等因素。在高校承担采编业务外包工作的书商都是图书供应商，他们不但要为图书馆配送高质量的图书，同时还要承担部分业务外包工作，所以对采编部而言，选择信誉好、有实力、专业素质高的图书经销商是十分必要的。 2．提高人员素质。严把图书采购关 采编业务外包的关键是采订数据，无论是书目选订还 是现场采书，都必须坚持采购原则，严格把关，力争选购与本校专业设置相适应的图书，杜绝经费的浪费。图书馆必须在图书加工前准确汇总审核，并要求书商根据采访数据进行验收，最终确认到馆图书和馆藏登录也以此为据。 业务外包中，任何一个图书馆都不能放弃对图书的选择权。普通的图书采购，书商会承诺少量错订、重订的退货处理，但外包后由于后期加工流程已经交给了书商，图书一旦报订或现场选定，进入外包加工流程后，退订就难以实施了。因此，这对图书馆采编人员选书的一次性选准率要求提高了，要求图书馆必须在采编人员的素质配置上重点考虑，加强选书队伍建设。我馆在实施外包服务前，专门建立了一个由各系部室、教研室主任、重点学科带头人组成的“图书采购咨询小组”，定期从图书馆已收集的书目中根据各个专业选择相关图书，再由采编人员根据经费与采编政策综合平衡加以取舍。 3．加强图书加工分编质量的监控，提高馆藏资源揭示水平 业务外包中，图书的粗加工不可忽视，有些书商为了降低成本，会使用劣质磁条和条码等，给图书馆今后的管理留下隐患。为防止图书粗加工中的偷工减料，本馆采取的措施是：第一，根据本馆需要制定出图书加工细则，包括图书加工期限，贴书标、条码位置，盖馆藏章的数量、位置，磁条数量、品牌、可否充消磁条，随书光盘处理方法等：第二，将已在馆流通的图书作为样本，交由书商参照进行加工：第三，图书馆验收人员对已粗加工(包括：贴磁条、盖馆藏章、贴条码等)的图书进行检查，一旦发现问题即交还给加工人员返工，确保图书粗加工的质量。 分类编且是图书加工的核心业务，它直接关系到图书馆的馆藏数据质量、文献外部特征及内容揭示水平，关系到图书的检准率和使用率。为严格控制业务外包过程中的图书分编质量，图书馆在业务外包的时候，首先，要求书商的技术加工人员应具有一定的图书专业分类水平，能够熟练掌握并运用《中国图书馆分类法》(第四版)《中国机读目录使用手册》对书目进行分类、著录。其次，要求专业技术加工人员熟悉本馆的分类法则，强调分类的连续性、归类的合理性，编目数据应符合本馆馆藏体系。最后，为了图书编目数据的规范化、标准化，图书馆要对外包图书公司提供的编目数据做好监督和审核工作，确保图书采编业务外包流程中的数据质量。 4．加强典藏上架科学管理，把好入库质量关 典藏上架是图书外包加工的最后一个环节，图书馆采编部必须把本馆典藏规则交给书商，以免典藏到位后又返工调拨。图书典藏工作完成后，首先由采编和典藏部门共同验收总册数和与馆藏数据的抽查核对，再随典藏交接单运送达各藏书地。图书馆工作人员应在上架前抽查本批入库图书：一是与典藏清单核对数量，看有无短缺；二是看外表品相，对明显有外表破旧、污损的剔出，追究责任；三是浏览抽查，初步检查图书是否有缺页、散页、倒装、盗版等现象，在此基础上指导上架。 5．建立良好的沟通机制，形成相互信任、相互合作的关系 图书馆与书商的关系是互相依靠、互惠互利的，这样的利益共享必然会产生一些矛盾。因此，图书馆必须及时、经常地保持与书商联系和沟通，使外包商更好地理解高校图书馆的服务宗旨以及对服务质量的要求，使业务外包能够更好地满足图书馆的需要。 随着图书馆现代化、网络化程度的提高、虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事业务加工、数据处理的人员将减少，从事深层次资源开发、文献信息保障方面的工作人员将增加。业务外包不仅促进图书馆从节省成本、提高工作效率等方面创新思考，同时也是图书馆思考改造其组织作业流程、实施机构重组的一个良方。信息时代图书馆服务功能的迅速变化，使得采编工作重心转移和业务外包成为高校图书馆发展的必然趋势。随着高校图书馆管理现代化的不断发展，业务外包在图书馆将有更大的发展空间。 |
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