| 标题 | 从黑客化办公角度论高校院系办公室效能提升策略 |
| 范文 | 杨美元 [摘 要]高校院系办公室管理人员面对内容相似、重复率高的繁杂工作，可以用黑客化的思维和办公方式，从点燃工作激情、培养自省和学习能力等方面入手，以积极乐观的心态，通过增强主观能动性、树立办公“精品”意识、深化全局意识、提升专注力和强化执行力，从而提升办公室管理效能，将办公室的工作境界从“把工作做完了”提升到“把工作做好了”的状态，实现高效办公和快乐办公。 [关键词]黑客化办公;高校院系;提升;管理效能 [中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2019）08-0196-03 高校院系办公室是学校和教职工、学校和学生之间联系的桥梁和枢纽，发挥着上传下达的纽带功能，是维系二级院系教学科研工作正常运转的指挥中心。如何将学校的相关方针政策高效地贯彻落实到实处，关系到院系乃至学校的快速发展。而管理效率的提高能更好地使办公室成为教学科研的有力助推器[1]。 一、高校院系办公室的工作现状 近年来，学校一方面将工作重心向各二级院系下移，赋予了各二级院系更多的职责和权利，相应的工作量也在不断地加大加重;另一方面，院系办公室（学生工作机构另设）人员却在不断精简。以笔者所在学校为例，院系办公室从以前的三个岗位减少到目前的两个岗位——教学秘书岗和办公室人员岗。教学秘书负责本科生和研究生教学相关活动的协调安排和管理。办公室人员如同家庭管家，院系的大事杂事基本上都要参与，主要负责院系上情下达、下情上報、文秘工作、组织协调工作、对外联系和接待工作及领导参谋助手工作。 二、黑客化办公的源起和意义 高校院系办公室工作细而杂，既要上传下达，按时完成学校各职能部门下达的日常工作任务;又需协调各方关系、服务师生员工，保障院系教学科研工作正常运行;还要做好领导的好参谋好助手，及时向领导提供相关信息以便领导高效决策。在人员少、工作量多、工作压力日益增大、工作质量要求越来越高的情况下，如何提升办公室效能，实现高效办公和快乐办公有着深远的意义，需要办公室人员跳出常规去认真思考和实践。笔者认为，黑客化办公方式可以最大限度地实现高效办公和快乐办公。 （一）黑客化办公的源起 “黑客”是英文Hacker的音译，泛指擅长IT技术的人群、计算机科学家[2]。 “黑客化办公”缘起日本知名畅销书作家小山龙介《整理的艺术》中的 “生活黑客（lifeHacher）”。小山龙介认为“生活黑客”是拥有创新能力，能够直面困难、渡过难关的人。世界图书出版公司在《整理的艺术》出版后记中评价小山龙介眼中的生活黑客是具备超强生存术、工作生活都很成功的人，“他们善于学习和总结，天马行空却张弛有度，能自创先进方法，对于解决问题总是主动出击、乐此不疲，能在复杂多变的环境中做到游刃有余”。作为办公室人员，我们是否也可以运用生活黑客的思维和方法来创新办公思维，提高办公效率呢？笔者认为答案是肯定的。 （二）黑客化办公的意义 因办公室事务细而杂，成天琐琐碎碎，因此很多办公室人员感觉工作没意义，上班只是为了薪水、为了混口饭吃而不得已为之。日子在一天天的得过且过中流走，年终考核时一片茫然，感觉成天就是在混日子或是焦头烂额地四处“扑火”。但如果办公室人员能够运用黑客化办公的思维方式，从较高的层次、新的视角来看待办公室工作，以积极的心态接受在其位就要谋其政的观念来关照办公室工作，将工作境界从“把工作做完了”上升到“把工作做好了”的最佳工作状态，就能实现完成工作从量到质的飞跃，高效快乐办公的目的。 三、黑客化办公的工作方式 在工作任务日益增多，人员却在日益减少的情况下，如何不陷入“忙盲茫”的困境？在整天忙碌于琐碎的日常事务，日复一日机械地为了工作而工作的困境中，如何提升工作激情？笔者认为，可以尝试采用黑客化办公的工作方式来改善。黑客化办公方式需要办公室人员增强三种意识和强化两种能力。 （一）增强主观能动意识 办公室工作人员要提升主观能动意识，增强工作的预见性和前瞻性，对任何问题都要超前思考、提前介入[3]。年终时，办公室人员要根据学校和院系的年度工作要点结合往年的工作事项制定院系办公室来年工作计划、学期计划、月计划、周计划、日计划，计划应条分缕析，具有可操作性。计划清单要列出工作的具体要求，比如完成的进度、达到的要求和完成时间等。在执行的过程中再根据实际情况不断地修正和调整工作计划。对于院系办公室日常事务性工作，可以提前收集整理资料、思考和着手处理。对于非日常事务性工作，也可以提前做好资料的收集整理，以备不时之需。工作有了主动性和提前性，办公室人员对工作就有了更好的掌控性，有了掌控性就能更好地激发内心动力，提高效率;提高了效率就有了更充分的时间、精力和欲望去思考总结和查漏补缺，这样就形成了一个良性循环。提前做准备还能让办公室人员心脏不会因太多急迫性的工作而增加负荷，而影响身心健康。 （二）树立办公“精品”意识 对待工作，办公室人员要有精益求精的精神，要树立办公“精品”意识。比如说在上传下达时不只是单纯地把文件转发出去和收集上来就算完成工作，而应该站在受事方角度提前想到他们会对这个文件有哪些方面的问题和想法，办公室人员应该怎样在第一时间进行解释和反馈;如何能对文件进行有针对性的、简洁明了的解读以便提醒师生们简单高效地完成。办公室人员只有提前对文件进行深入的解读、理解和思考，才能对工作指导到位。另外，对教职工提交的材料要对照文件检查其是否符合要求。这样才能使工作状态得到从常规的“做完了”到“做好了”这样一个跨越性提升。 （三）深化全局意识 为了提升效率，院系对工作进行了分工，做到专人专事，职责分明。但办公室工作无边界，如果有不好分配给其他部门或是没有办法提前分工的工作，办公室工作人员应该有全局意识，要主动“兜底”[4]。办公室人员应该意识到人人都是院系这个大集体中的一员，院系的工作就是每个人的工作，办公室人员不但要做到不排斥、不推诿，更要积极主动地承担或是协助，做到与同事齐心协力，与单位共荣辱。 （四）提升专注力 如何在不太安静的办公环境中高效地完成工作任务，提升工作时候的专注力？笔者认为，要想提升办公室工作效能，办公室人员必须要懂得掌控自己的注意力，培养自己提前思考事务的能力，构建心智模型，获得主动权。每天试着花几分钟时间思考一下当下应该要做什么和如何去做，并简要地列出目录，以便被临时打断思绪时能很快地回到当前的工作中。 依照笔者的经验，有三个小技巧可以帮助办公室人员提升专注力：一是选择在个人精力充沛、办事效率高的上午去做那些要求专注力高度集中的事项;二是办公室人员要轮流接电话或接待，在接电话和接待的间隙可以处理一些无须特别专注的日常事务，如文件的整理归档等工作;三是和学生约定好办事时间，尽量做到集中办理。 （五）强化执行力 千谈万谈，办公室工作最重要最核心的一条就是要将工作落到实处。办公室工作的特殊性决定了工作的多面性：在给领导参谋时，要尽可能地从不同立场多提供几套方案，并将方案设置的缘由和有可能达成的目标和问题进行提前想象，越详细越好;在上传下达时，办公室人员要及时准确地传达到位，保质保量、按要求做好工作;在秘书工作方面，要有较强的文字功底能力，熟悉公文格式，能够快速规范地写出相关材料;在协调时，要有较强的社交敏感性，能够认真倾听，通过观察当事人说话的语气、面部表情和肢体语言及时地关注当事人的想法和感受，用当事人能够接受的态度和语调去沟通协调;办公室人员还应懂得规范的礼仪，在待人接物方面提升院系形象。 四、黑客化办公方式的实施途径 要想成为一个办公黑客，拥有黑客化办公方式，实现高效办公和快乐办公，笔者认为，可以从点燃工作激情、培养自身自省的能力和加强终身学习能力三方面做起。 （一）点燃工作激情 办公室工作兼具体力劳动和脑力劳动的特点，以保证教学正常运行、为教学科研服务为目标开展工作。在很多人眼中，办公室工作就是听听电话、催催材料，帮领导跑跑腿、送送文件，在领导的授意下盖盖章。日复一日干着同样的没有激情、不太受人尊重的工作，很难保持工作的热情。2016年4月26日，习近平总书记在知识分子、劳动模范、青年代表座谈会上讲话指出：“劳动没有高低贵贱之分，任何一份职业都很光荣。”办公室人员不能因工种的不同而自惭形秽。诚然，作为一名办公室人员，我们可能大事做不了，但可以从小事做起，从一点一滴的工作做起。《荀子·修身》曰：“道虽迩，不行不至;事虽小，不为不成。”在平凡的工作岗位上，办公室人员同样可以找到生命的意义。 乔布斯告诉世人激情来自何处：要想成就伟大的事业，必须钟爱你的工作[5]。即使面对内容相同的工作，用具有创造性的方法来完成，这样平凡的工作就会变得越来越有趣，效果也会变得越来越好，进而更深层次地激发工作的热情[6]。日本知名畅销书作家小山龙介在《整理的艺术》中如是说：“这世上没有什么天生就具有创造性的工作，只有能让工作变得有创造性的人。”让创造性的工作方法和良好的工作效率形成良性循环。在工作中不断地体验成功，就有了价值感，工作也就变得有乐趣了。这能激发自己要更加努力工作的欲望，点燃工作激情，打造激情工作的全新体验。 （二）培养自省的能力 曾子提倡“吾日三省吾身”。办公室人员要经常审视自己的工作，如在头天晚上或是早上上班时思考如何通盘部署当天的工作，计划要完成什么工作，有可能会碰到什么不在计划内的事情，又该如何去应对等，思考得越详细越好;下班前花5～10分钟，在脑海中将当天所完成的工作整理一遍，对照工作计划，看看有什么遗漏或是工作不到位需要改善的地方。办公室人员还可以写下每天工作的故事和感悟。一来用以反省，找出自己在工作中的优势和劣势，思考如何发挥自身的优势，改进劣势，寻求突破;二来也可以提升自己工作的成就感，增强自信心。虽然每天的工作琐碎不起眼，但翻翻工作故事本，发现自己还是做了很多工作、做出过不少成绩的，自己虽然工作岗位平凡，但也是对社会有用之才，从而提高工作积极性。 （三）加强终身学习能力 在这个瞬息万变、知识大爆炸的时代，想不被时代淘汰、与时俱进，就需与时代变化的速度保持一致。培养终身学习的习惯并加强学习，才能让自己紧跟时代步伐，立于不败之地。随着时代的变革，办公室工作也得到了拓展和延伸，而其从原有的日常事务性工作为主向参谋职能为主的工作重心的转变，对办公室工作提出了更高的要求。办公室人员只有通过学习，提升个人能力，才能更好地适应这种工作重心的转变;通过学习，可以获得灵感，创新工作方法;通过学习，可以利用新兴的电子程序进行计算和管理，如学习EXCEL的VLOOKUP进行绩效统计等数据方面的核算和分析;通过学习，可以借鉴他人成功的管理经验改进自己的办事方法。 高层管理人员要帮助员工构建学习平台，为员工提供更多的培训机会，加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方面的培训力度，确保每一位员工都能成为高技能、高素质的人才，并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中，全面提高工作效率和工作质量[7]。办公室人员应积极主动地申请参加办公室管理、办公室能力提升、档案管理、文秘培训、信息化管理等相关业务培训。最重要的也是最便利的提升方法就是工作之余的静心阅读思考。阅读能提供给自己正能量的书籍，如《文秘》《公文写作》《办公室工作与管理》等专业书籍，提升文字处理能力和办公室管理能力;阅读如《整理的艺术》《高效的秘密》等工作方法方面的书籍，提升办公室工作效能。阅读不仅能让办公室人员从书中找到方法和技能，培养自己从多个视角看待和分析问题的习惯，改变自己的消极心态、保持积极乐观心态，还能净化心灵，抚平因工作压力而引起的焦躁不安的心绪，更能提升办公室人员的素养和气质。 五、结语 黑客化办公可以让办公室人员从繁忙的日常事务中脱身而出，远离加班和拖延，让办公室人员有了更多的时间和精力做好领导的参谋助手，更高效地开展办公室工作。 [参考文献] [1] 郝炯，程三宝.新形势下高校二级学院办公室建设的思考[J].大学教育，2017（6）：175. [2] Baidu百科“黑客”[EB/OL].[2018-01-15]. https：//baike.baidu.com/item/%E9%BB%91%E5%AE%A2/118396？fr=aladdin. [3] 曉山.什么素质的办公室工作人员靠得住、有前途[J].领导科学，2018（1）：39. [4] 晓山.什么素质的办公室工作人员靠得住、有前途[J].领导科学，2018（1）：40. [5] （美）卡迈恩.加洛.乔布斯的魔力演讲[M].北京：中信出版集团，2015：31. [6] （日）小山龙介著 周浩译.整理的艺术[M].北京：世界图书出版公司，2012：9. [7] 韦新.办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].大学教育，2016（6）：186. [责任编辑：刘凤华] |
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