| 标题 | 农业科研档案管理中存在的问题及原因剖析 |
| 范文 | 马鑫 摘要：基于对农业科研单位的调查分析结果，总结部分科研单位在档案管理中存在的主要问题，借鉴国内外成功的管理经验，提出切实可行的改善措施和建议。通过建立程序化、科学化的档案管理机制，提升科研档案的管理水平。 关键词：科研档案;农业;综述;管理制度;设施 2017—2018年的调查研究表明，辽宁、山东、河南等省的农业科研单位在科研档案管理过程中，普遍存在制度和管理不规范、激励和考核机制缺乏、设备设施落后、档案利用率低等问题，造成档案文件材料不完整、不准确、不系统，归档率低。通过分析造成上述问题的主要原因，提出切实可行的改善措施，对建立程序化、科学化的档案管理机制具有重要的意义。 1 农业科研档案管理存在的主要问题 1.1 制度和管理不规范 调查结果显示，大部分科研单位未制定切实可行的档案管理制度，或制度执行和落实力度不足，致使档案管理处于不完整归档和零散保管状态。 目前，农业科研档案的管理依据主要是《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）和农业部的农业科技档案工作部颁标准《分类、著录与标引汇编》等文件，但这些文件只是农业科研单位开展档案管理时的参考文件，并非强制执行的文件和规定，也没有严格的检查、奖惩机制，容易导致农业科研单位的档案管理制度不统一、不规范，具体表现为：周期不同，格式各异，制度规范有别，保管期限有待统一;分类标准不统一，管理各自为政;未集中统一管理，网络体系不健全。 1.2 激励和考核机制缺失 农业科研档案管理工作的“三纳入”“四同步”未得到落实。“三纳入”是指将档案工作纳入单位工作计划，纳入领导工作议事日程，纳入职工经济责任制和岗位责任制。“四同步”是指单位下达计划任务与文件材料归档要求同步;检查计划进度与检查文件材料形成同步;评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。 在缺少激励机制和考核制度的情况下，科研人员和档案管理人员欠缺整理、管理农业科研档案的动力，在一定程度上制约了农业科研档案管理工作的规范化。 1.3 设备设施落后 调查结果显示，辽宁省农业科研单位的档案管理设备设施相差悬殊，有的单位配备先进的现代化设备并购置相应的档案管理软件，而多数农业科研单位的档案管理设备非常落后，缺少计算机、复印机、照相、扫描仪、记录机、服务器等电子设备，未实现电子化管理，只有少部分单位处于向现代化数字化管理的转化中。电子化管理设备的缺失，使档案管理方式和检索手段显得落后，直接影响其查阅和利用。 1.4 档案资源利用率低 当前，档案资源未能得到充分开发利用的原因主要有：1） 农业科研档案专业性强，需要查阅者少。2） 服务对象单一，仅限于相关专业的农业科研人员，利用率低。3） 农业科研档案不齐全，无法满足查阅需求，影响查阅人员的积极性。4） 宣传不到位。农业科研人员对农业科研档案的了解有限，影响档案的开发利用。5） 当代社会科学技术发展迅速，知识更新快，农业科研档案需向情报型、交流型发展，以文献形式编写报告和进行交流，而各单位普遍缺乏促进科研档案交流的机制和措施。6） 课题成果鉴定验收后，在申报奖励或成果转化中材料形成周期长、不定期，造成归档不及时、材料不完整，使科研人员可能对档案室提供的数据、核心内容产生质疑，信息资源不能发挥应有作用。7） 档案信息资源开发严重滞后，多数停留在一二次文献编研上，无法满足科研人员高层次的需求。 2 提高农业科研档案管理水平的建议 2.1 完善制度和规范管理 实施档案规范化、标准化、科学化管理，规范档案的收集、整理、开发利用等程序，是做好农业科研档案管理的基础和前提。为此，辽宁省应结合农业科研单位的具体情况，依据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》等，制定切实可行的农业科研档案制度，如《农业科研档案管理办法》《农业科研档案分类标准》《农业科研档案工作规范》等，进一步指导和规范农业科研档案管理工作，提升农业科研档案管理水平和规范化程度，加强科研档案的利用与开发。同时，对农业科研档案工作实行规范化管理。一是科研档案本身规范化。归档以前，根据科技文件材料的形成规律分类建档，且书写、质量、格式、形式、程序、整理、加工等按照统一标准集中管理。二是科研档案管理工作规范化。制定整理、保管、利用、鉴定、借阅、统计、保密、销毁、移交等规章制度，强化科研原始记录撰写的规范化、正规化、严谨化、详实化，确保档案具有连续性、完整性和科学性。 电子档案作为档案的数字化形态，已成为农业科研单位科研管理的重要组成部分，其规范化管理是科研管理手段提升的重要标志。将电子文件的收集纳入各科室岗位责任制，在形成纸质文件时留存电子版本，并以只读形式保存。 2.2 健全激励与考核机制 提高领导者、档案员和农业科研人员对农业科研档案重要性的认识，将农业科研档案管理纳入单位工作计划、议事日程，真正把档案工作"三纳入、四同步"落到实处。制定科研档案收集的奖惩制度，并与单位综合目标管理、年度考核、档案管理及科研人员职称晋升挂钩，定期开展档案工作评定。通过制定切实可行的考核制度，激励和促进科研人员、档案员做好科研档案的收集和管理工作。 2.3 增加设备设施投入 在现代农业快速发展的当今，加大农业科研档案设施设备投入、改善农业科研档案管理条件、提升管理水平是大势所趋。配备相应硬件设施，如大型数据库服务器、图文扫描仪、刻录机、移动硬盘、数码相机、数码摄像机、空调、防静电设备等，可以改善档案管理软环境。 推进农业科研档案数字化进程，是当前档案工作的发展方向和趋势。在以计算机为主的信息时代，要求农业科研档案管理现代化、网络化、数字化。在更新技术设备的基础上，与办公自动化技术相結合，开发灵活、实用的档案信息管理软件，研制具有查询、检索、阅读、打印、添加等功能的农业科研档案数据库，实现档案数字化管理。 2.4 提高档案利用率 农业科研档案作为内部情报资料，重在归档保存，具有一定的封闭性。同时，农业科研机构相对独立，缺少跨机构、跨部门的科研文件档案管理机制，不利于信息与知识的交流和共享。在信息化飞速发展的今天，应将科研档案在一定范围内开放，通过信息资源共享实现群体互动式学习。 美国的四大科技报告（AD报告、NASA报告、DE报告、PB报告）以“交流和使用”为中心，将科技档案工作融于情报信息工作，充分发挥其交流和使用的功能。可学习借鉴国外做法，使科研档案由“以管为中心”向“交流和使用为中心”转变。将原始记录材料编写成能够交流的科技报告（如总结报告、研究报告、学术论文、进展报告）、实验室笔记、观察报告等，对外提供可公开的部分信息，内部和涉密部分信息只在单位内部交流。 3 结语 在农业科研档案管理中，应按专业理顺关系，开展档案收集、整理、编研等业务，建立符合现代农业发展需求的体系化管理模式。辽宁省农业科学院以院图书档案馆为核心，以各业务所、重大课题组为纽带组建分级管理网络，各单位选派专（兼）职档案管理人员管理所在单位的课题和成果档案。这种管理模式加大了科研档案管理力度，可及时有效指导科研资料归档，确保归档材料齐全完整。科研单位的科研档案管理既有共性又有个性，选择适合本单位科研特点的管理模式，对提高科研管理效率具有重要意义。 参考文献 [1] 李影，高岩.农业科研档案管理实践与对策[J].中国农业信息，2017（23）：40-41. [2] 翟季，栾天浩.农业科技档案工作研究[J].兰台世界，2018（S1）：61-62. [3] 赵华.农业科研院所科研档案管理存在的问题和建议[J].甘肃科技，2018，34（17）：4-5. [4] 郭秀萍.新时期农业科研档案工作现状与对策[J].农业科技管理，2016，35（6）：31-34. |
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