| 标题 | 烟机企业的综合管理办公系统的设计与应用 |
| 范文 | 胡宇鹏 摘要：随着信息化的飞速发展，传统的办公方式、办公系统由于缺乏统一规则、无法实现信息共享，已经不能满足企业日常的业务需求[1]。近年来国家工信部提提出的“智能制造、两化融合”，对烟机企业信息化建设提出了更高的要求，业务管理精细化，组织行为高效协同化，业务办公数据集成化等信息化建设需求也日趋迫切[2]。 关键词：烟机企业;综合管理;辦公系统 中图分类号： TP311? ? ? ? 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2019）21-0230-02 开放科学（资源服务）标识码（OSID）： 1 背景现状及需求 许昌烟草机械有限责任公司（以下简称许昌烟机）隶属于中国烟草机械集团有限责任公司，是专业生产烟草卷接设备的国家大型二类重点骨干企业，经过十多年的信息化发展，完成了ERP、NC、PDM、CAPP、HR、等多个业务系的建设[3]，然而对于许昌烟机的管理人员而言，日常工作中缺少一套统一的、电子化的综合管理平台进行管控，无法直接获取所需信息，快速地进行决策，从而影响到工作效率。近两年来“智能制造、两化融合”的提出，对企业信息化建设提出了更高的要求，业务管理精细化，组织行为高效协同化，业务办公数据集成化等信息化建设需求也逐渐日趋迫切。因此建设一个能够对整个企业进行有效管理、提升企业内部工作效率、整合内部各种资源的综合管理办公系统迫在眉睫。 2 系统技术特点 系统基于Spring开发框架，遵循J2EE的标准规范，采用JAVA高级语言开发。系统架构采用灵活的B/S方式实现，浏览器Browser/WEB服务器Server/数据库服务器Database，简化应用系统的分发、配置管理，集中部署服务器和应用系统，降低系统的维护和使用成本。应用服务器与数据服务器分离，即保证了突发情况下的主机备份，又提到了网络的数据处理能力。支持JDBC、XML、WebService等多种来源的数据交换，快捷灵活的集成第三方系统的数据[4]。 3 系统设计及功能 3.1系统总体设计目标 综合管理办公系统能够有效应对办公管理、知识管理、移动办公等重要办公活动及业务流程操作，全面提高企业管理人员的业务水平及企业整体办公效率。系统主要分为六大模块：统一办公门户、统一审批管理、统一知识管理、统一文化建设以及统一消息接收。 统一门户：建立公司级的办公门户，统一烟机的信息化办公桌面，实现多系统的单点登录，平台上各系统的工作消息、工作内容等统一处理、统一查看，实现统一工作门户平台。 统一审批管理：建立公司级的电子审批平台、工作协同平台、公文流转管理平台、信息发布批示管理平台等组织内部协作管理功能。实现单位内部办公业务审批流程的集中处理平台，实现全面综合审批管理平台。 统一知识管理：建立文档管理中心，实现各部门及下属单位办公文件、业务资料等文档的集中共享，实现单位全部文件快速检索的文档管理平台。 统一数据管理：抽取不同业务系统的数据进行加工处理，全面实时的展示出各项决策智能分析报表。 统一文化建设：建立公司内部公共信息发布平台，作为企业员工交流沟通平台，发布日常新闻公告、调查，发起讨论等，完善企业文化。 统一消息接收：建立移动端，满足随时随地进行工作处理，如：手机端发起或审核处理流程，查看工作安排，企业内部信息和相关文档。建立PC端即时通讯软件，实现公司内部人员之间能够即时通信。实现PC通讯、移动APP和网页办公系统之间的消息同步。 3.2系统详细功能模块设计 3.2.1办公门户模块 许昌烟机综合管理办公系统的办公门户主要有两大模块：个人空间和单位空间。个人空间用于展现于个人工作紧密相关的信息，如待办工作、表单审批、跟踪事项、我的任务、日程管理、我的收藏等。同时将ERP、PDM、CAPP、HR等多个不同的业务系统以单点登录的方式集成在个人工作空间中;单位空间则是用于展现单位的最新动态、内部发布的管理制度、新闻公告以及员工交流等内容，成为单位的公共信息发布展示和有效传播的公共空间。 3.2.2审批管理模块 系统实现统一审批管理主要包含流程表单以及公文管理。 1）系统中的流程主要分为两种：固化流程和自由流程。固化流程用于公司级别的通用模板的流程，实现从流程实例的生成、节点驱动、状态管理直到流程终止的全过程控制管理;自由流程则由发起人根据工作需要，创建的简单快捷的一对一或一对多、串发或并发相结合的流程，用于将文件、事务或信息发送到相关人员。 2）系统采用J2EE、FLASH等技术，利用二元化工作流的思路，设计了实现可视化的流程图，能够直观清晰的查看整体流程以及流程中每个节点的处理状态、节点属性等。能够对流程中的节点实现添加、删除、修改等功能，并统计流程的执行效率以及个人的处理效率等信息，形成综合的流程绩效统计。 3）公文管理 公文管理涵盖了：收文管理、发文管理、公文交换等模块。系统利用工作流的原理来建立公文流转机制，通过流程模板和流程节点保证公文流程;通过节点权限控制公文的审批批示;通过正文套红来完成正规格式公文;通过公文交换送达各个单位。 发文管理：建立公文和对应的发文流程，实现公文审核、审批、签发、封发等操作，完成公文审批、修改、套红，并形成最终的正式公文。涵盖目前集团公司运行的发文、会议纪要、钱包等不同类型的文种处理。 收文管理：对于来自公司内部的公文所实施的处置与管理。接收公文之后，登记公文并根据来问特征，进行收办或收阅处理，实现对来文的拟办、批示、承办、归档等操作。 3.2.3 文化建设模块 系统的文化建设模块是公司内部公共信息的发布、员工交流沟通平台。如企业发布新闻公告、调查问卷、员工讨论等。主要包含：公告、新闻、调查讨论等。 公司所有员工不仅可以非常方便快捷地看到发布的新闻、公告，还可以对自己感兴趣的信息进行点赞收藏，方便日后查阅，逐步形成个人的知识库。 3.2.4会议管理模块 会议管理管理会议为中心的相关资源管理，包含：会议查询、会议室预订、会议室管理、会议安排、与会人员通知、会议纪要和会议归档等内容。员工可在该模块中根据实际工作需要安排会议以及对会议记录等进行综合管理，会议消息提醒，查看会议情况，如出席情况、会议纪要等。 3.2.5 日程管理模块 日程管理相当于公司员工的个人工作日历，用于安排个人的工作、活动、计划等事项;可以在系统中定制个人或部门的日计划或周计划等，并主动消息提醒;同时可以将会议等信息同步到与会人员的日程中。包含新建事件、事件委托、事件统计等。 3.2.6 移动办公模块 在手机移动端模块中实现了员工在手机端随时随地能够处理工作事务。在移动办公模块中可以同步接收PC端的工作待办消息提醒、会议日程提醒以及公司发布消息的提醒;新建工作事项、新建会议以及简单的流程业务处理;能够查看公司的新闻公告。 4 关键技术介绍 4.1 实现统一登录入口 随着公司信息化建设的投入，许昌烟机公司的业务系统随之增加。目前使用的主要业务系统，如ERP、HR、CAPP、PDM等，系统种类多且数据流转不通畅，不仅使用人员需要多次登录不同系统，而且维护人员需要花费大量时间完成用户口令维护工作。系统提供单点登录接口，通过菜单方式直接打开资源页面。实现基于最初访问网络的一次性身份认证，对员工权限内的业务系统进行无缝访问，从而提高用户的工作效率，降低网络操作的浪费，同时通过授权访问提高网络的安全性。 4.2 组织绩效管理 设置组织绩效管理模块，实现“季度信息提供表、季度重点工作、执行力检查表”的线上任务分配，并按照时间将节点经过一定审核流程的表单进行报送;实现“智能考核”的线上任务分配，各归口部门按照时间节点将经过审核流程的考核结果报送。 通过组织绩效管理可以很直观地查看流程整体的运转效率，以及统计超期处理、处理效率低下的流程，从而多维度呈现流程的运行健康度，推动流程的优化，使流程更加精简、流畅。 4.3 基于角色权限的访问控制 综合办公系统基于公司个人、单位、部门、组群、角色、岗位和职务级别等多种角色的权限控制，通过管理员对以上角色进行灵活的权限设定，授予不同角色所需的最小权限，确保信息安全性和可执行性。 4.4 消息的多途径提醒 综合办公系统能否有效地提高公司的办公效率，除了取决于公司流程的合理性，还有个重要因素是流程中节点的处理效率。因此消息的提醒采用多种途径保证消息的及时送达，对系统的整体运行效率至关重要。 综合办公系统在个人账号登录之后，移动端、WEB端中任意一端发起交流、协同处理消息、邮件发送等都会同步提醒，保证数据同步实时统一。对于重要的消息还会通過短信平台发送到手机端，保证处理消息、待办工作等信息及时提醒。 5 总结 许昌烟机公司综合办公系统的设计及应用为公司提供了一个统一化管理的电子化平台，极大地提升了公司人员的工作效率。系统的单点登录解决了公司多个应用系统的统一登录认证，减少了人员的使用和维护成本，同时与多个应用系统之间的集成避免了公司系统间的“数据孤岛”现象;系统的流程绩效统计不仅能够通过统计人员的流程处理时间，提高人员的工作积极性，而且通过长时间的流程效率统计分析流程的合理性，并优化流程、提升组织效率。 参考文献： [1] 王盛义.律师综合办公管理系统的设计[J].电脑知识与技术，2018，1（14）：124-126. [2] 王志强，张振京.基于岗位的企业个性化综合办公平台设计与实现[J].信息与电脑，2018（24）：93-95. [3] 周文慧，杨勇超. ERP系统中销售开票业务模块的设计与实现[J].电脑知识与技术，2016：91-92. [4] 王红祥，姬朝阳，路晓玉.基于Web的ERP采购管理系统的设计与实现——许昌富思特烟机配件有限公司案例[J].成组技术与生产现代化，2009，26（3）：44-48. 【通联编辑：唐一东】 |
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