标题 | 远程办公谁最靠谱在线文档体验 |
范文 | 李进才 在线文档作为远程办公套件中必不可少的应用,由于工作原因,笔者接触了几款国内外知名的在线文档产品。这些产品各有特色,借此机会给大家盘点一下。 微软Office Online 谈起文档类产品,微软Office是绕不过去的。微软Office早已经开启了云端产品布局,无论使用的是订阅版的Office 365,还是普通一次性授权的Office 2019,登录微软账号后,都可以使用Office Online在线文档服务。 Office Online出自微软之手,其特点不言而喻———它和我们熟悉的Office软件非常相似。无论是界面UI布局,还是各类功能,基本都能从Office软件中找到一一对应之处。而也正由于是微软出品,因此它的兼容性极好,如果用它打开本地文档出现问题,那么一定是文档的问题而不是它的问题。如果经常在PC上使用Office,那么使用Office Online并不会存在什么门槛。 Office Online非常好上手,但它并不是单纯将桌面Office搬上云端的产品,它有很多基于云的特性。例如,Office Online支持多人协作编辑,支持日程管理,支持任务指派,支持Skype视频会议……换言之,在这个被迫在家远程办公的时节,的确是可以通过Office Online完成很多日常办公室任务的。 而Office Online最为吸引笔者的,就是和微软Office软件的深度集成了。笔者这几天的很多办公稿件都是通过桌面Office完成的,如果想要将稿件分享给团队、一起编撰,那么只需要直接在Office软件中生成链接共享即可。由于微软已经在Android,iOS等多平台布局了Office客户端,因此借助Office Online移动办公也不成问题。 但是,如果要问笔者推不推荐用Office Online在线文档远程办公,笔者仍会给出“不推荐”这个遗憾的答案。为何?尽管Office Online功能、服务看起来似乎挺尽善尽美,但它在国内却完全不好用———Office Online是依靠OneDrive来实现云服务的,由于众所周知的原因,OneDrive的网页版无法在国内正常开启,连接也未必一直通畅。因此,Office Online在线文档在国内无法做到时时在线。但如果使用Office Online和国外的团队协作,便会彰显其价值。 优点:功能强大,兼容性好,和Office软件深度集成。 缺点:网页版国内无法正常使用。 《Google文档》 作为互联网的巨头,Google很早就开始进军办公市场, 2006 ~2007年就早早推出了《Google文档》三套件,功能分别对应Word,Excel,PowerPoint。而现在《Google文档》的功能已经相当完善,其套件还包含了支持通信工具HangOuts、笔记本Keep、控制台和保险柜等,无论是用于简单的云协作,还是用于企业管理、日程任务安排,都有对应功能可以实现。 《Google文档》在云端办公方面是个先行者,其设计也是相当激进的。在当初,《Google文档》给人最大的印象就是这似乎只是一个调剂用的办公工具,它实在是太轻巧了,甚至没有一个客户端,通过网页就承接了传统Office软件的任务。用《Google文档》工作,文件默认就保存在云端,甚至让笔者一度很没有安全感。 然而得益于激进的设计,《Google文檔》早早就支持了多人协作等现在在线文档的标配功能,很多人已经将其视为传统Office软件的补充———在本地Office软件中编辑好文档,上传到《Google文档》当中,分享链接,通过多人协作进一步完成工作,再将多人协作的成果导出到本地,这样的流程直到现在,仍是很多人使用在线文档工具的标准步骤。 当移动互联网兴起后,借助Android平台的优势,《Google文档》如虎添翼。得益于Android和Google服务的深度集成,《Google文档》在移动端的体验非常好。例如在Android中,APP可以直接导入《Google文档》所存储的文件,通过Android上的G Suit管理员应用也可以轻松地管理工作团队。 换言之,如果你纯用网页或者手机办公,在很多环境下,《Google文档》的体验数一数二。当初看着激进的、完全基于云的设计,在移动互联网时代成为了快速部署各平台的引线。Google的高招,实在令人拜服。 Google服务在国内的可用性大家心知肚明,也就只有和国外友人交流协作的时候,《Google文档》才有用武之地了。另外,《Google文档》的兼容性也一般,甚至对txt的兼容都有问题,在某些场合令人抓狂。 优点:激进的云服务,出色的多平台协作,以及完善的管理套件。 缺点:当你连不上Google时,一切如镜花水月。 《WPS云文档》 作为国内老牌的办公软件,WPS近几年也开始往云上发展,推出了云备份、云文档等一系列服务。作为Office软件的免费替代,WPS在国内用户极多,那么《WPS云文档》的体验又如何? 首先,由于《WPS云文档》是本土服务,因此一些方面做得很接地气,例如支持微信QQ直接登录,这要比微软、Google方便不少。而由于WPS本身就拥有多平台的客户端,因此《WPS云文档》在这些客户端中高度集成,通过软件、APP,无论是备份还是编辑文档都很便利。 而《WPS云文档》的功能也比较全面。它支持一些在线文档的标配功能,例如链接分享、协同编辑等,甚至还可以发起远程会议,让多个人同时观看文档等。另外,《WPS云文档》也支持文档单独设置权限,可以借助一些特制表格,实现简单的项目管理功能。同时,《WPS云文档》还可以制作思维导图,对于经常需要整理思路的职场人士来说还是有所帮助的。 《WPS云文档》的体验和大多数在线文档类似,在WPS软件中深度集成是其优势所在。然而,《WPS云文档》也有其软肋所在,它的一些生态服务依赖于金山,例如邮箱、云存储等,而这些金山的服务并非是大众之选(很多人甚至不知道WPS也有邮箱、日历服务),这意味着你的常用邮箱和其他云服务,可能很难和《WPS云文档》对接。 另一方面,金山的云服务类别偏少,大致来说《WPS云文档》真的就只是云文档,金山没有强势的即时通信、视频会议等拓展服务,这令《WPS云文档》的入口就只有单一的WPS软件了。像微软、Google这样的大厂的云文档,可都有Skype、Hangouts等帮手在呐喊助威,这样的情形暂时没法在金山阵营中看到。 优点:登录方式接地气,和WPS软件集成,有思维导图这样的新潮功能。 缺点:金山云服务偏弱偏小众,难以全面对接工作。 《有道云协作》 《网易有道》在很早的时候,就推出了云笔记,获得了不少用户的好评。作为网易推出的在线文档产品,有道云协作可以和《有道云笔记》无缝对接,但它的体驗和很多产品都不太一样———就如其名字,它的中心在于协作,而并非是文档编辑。 《有道云协作》是以团队协作为基础的产品。在使用时,需要先创建群或者加入群,然后再邀请其他成员进群,然后在群目录下导入或者新建文件,群成员就可以互相协作了。 《有道云协作》的很多功能模块都可以观察到,是围绕“协作”这一主题来设计的。 例如,在群界面中可以看到目录中文件变更的记录,在协同编辑的文档中,则可以观察到其他人正在编辑的部分等;又例如,群管理员可以为不同的成员设置不同的权限,管理更到位;而如果有项目管理方面的需求,也可以在其中找到日程、任务管理的相应功能;网易甚至还在产品中做出了IM的功能,在云协作中直接就可以和他人聊天,协作更便利。 但《有道云协作》的短板也是显而易见的。首先,在格式支持方面,《有道云协作》只对Word和Excel提供了较好的支持,甚至没有覆盖传统的办公三件套;其次,《有道云协作》强调团队,但这需要其他成员也使用网易账号服务,网易账号虽然不算小众,但覆盖面也称不上面面俱到;再者,对于非群成员来说,《有道云协作》的文档分享功能权限分割得不够细致,只能设置密码和时限,不能设置只读权限。 《有道云协作》用于远程办公是否靠谱?笔者认为这是一个有鲜明特点、有明显局限的产品。一方面,它在协作的相关方面下了苦功,以群为核心的功能设计有助于迅速组织团队;但另一方面,它存在不少短板,例如支持格式少、网易服务覆盖面小等,是否适合你得看具体情况了。 优点:登录方式接地气,群组管理方便,带有IM功能,可以通过有道云笔记实现思维导图等功能。 缺点:支持格式较少,亮点功能依赖群组,网易云服务偏弱偏小众,难以全面对接工作。 《石墨文档》 这是一款在国内有一定流行度的在线文档服务。最近,《石墨文档》专门推出了个人版升级到远程办公版的福利。 《石墨文档》的登录机制和其他国内在线文档服务一样,也比较接地气,支持QQ微信等方式登录。《石墨文档》的功能比较成熟,支持Office三套件文档的导入和创建,而在线协同、团队管理和项目进度等在线文档标配的功能,也都没有什么太大的短板。 比较值得一提的是,《石墨文档》的分享、协作权限做了细分。在石墨文档当中,分享和协作被分开,共享文档的链接只能开启只读文档,如果需要他人协作,要通过邮件、手机等渠道邀请协作者。与此同时,协作部份也细分出了管理者和协作者,这有助于将文档协同关系的梳理。 笔者认为《石墨文档》这一设置是经过严密思考的,如果需要将一份文档公诸于众,一个分享链接自然就能胜任,但单一的链接并不适合邀请其他协作者,拥有编辑权限的链接的泄露会造成不可预料的后果。将协作邀请限定为特定对象,可以更好地管理文档资料。 《石墨文档》还有其他一些亮点。例如支持创建自定义团队,提供了大量实用模板、拥有完善的历史编辑记录和支持思维导图等,但这款产品也拥有其局限。 《石墨文档》其实在国内在线文档领域,也算是一名老将了。它在2015年就已经上线,也发展出了一些忠实粉丝。然而,《石墨文档》并没有提供太多其他的办公套件,也没有什么重量级的云服务———尽管《石墨文档》于在线文档的本职中做得很好,但缺乏IM工具、邮件和云存储等服务的支持,它在某些场合下使用起来并不那么如鱼得水。 尽管《石墨文档》近年嵌入到了《钉钉》当中,但它始终仍需要更多的入口,不算是一名多面手。对于本身不是《钉钉》或《石墨文档》的用户来说,协同始终存在不便,这和WPS云文档的局限是类似的。 优点:登录方式接地气,完善的在线文档功能,较严密的协作机制,支持思维导图等功能。 缺点:缺乏其他云服务,适用场合受局限。 《腾讯文档》 2018年,《腾讯文档》以黑马的姿态,杀入在线办公市场。在这个时间点,其实在线文档这类产品已经发展得比较成熟了,腾讯杀入这块市场,自然有其独到之处。 首先,在基础功能方面,《腾讯文档》做得是颇为完善的。《腾讯文档》支持文字、表格和幻灯片办公三套件,而在线文档应有的特性,也不曾落下。无论是多人同时编辑、批注,还是分享文档、设置权限,都可以实现。从产品的成熟度来说,《腾讯文档》并没有太多值得挑剔的地方。 而《腾讯文档》最大的亮点,也是最大的爆点,可能就是腾讯成熟互联网生态的加持了。通过在家远程办公的实战,笔者更加深刻地体会到这点。 在线文档的一大精髓在于协同,协同则需要组织起团体并交流,腾讯在这方面有着得天独厚的优势。QQ、微信已经成为了即时通讯市场的绝对霸主,腾讯账号成为了网民的必备,很大程度上腾讯账号在国内互联网的价值,大致相当于Google账号在国外互联网的地位。在此前提下,《腾讯文档》很容易就能通过腾讯的社交体系,深入渗透到广大用户当中。 举个很简单的例子。无论用手机还是电脑,在QQ、微信当中,很轻易就可以找到《腾讯文档》的入口。将《腾讯文档》的内容分享给他人、邀請协同工作,完全不需要担心对方会因为没有账号,而无法使用相应功能。 如果更进一步,使用腾讯的企业IM产品例如TIM、企业微信等,则可以感受到《腾讯文档》和这些产品的更深度集成。在TIM和企业微信的工作群中,文档的统一管理、协作编辑,都可以通过《腾讯文档》来完成,即使像这次一样,大量职员被迫在家远程办公,也可以通过工作群保持原有的人员架构、读取《腾讯文档》中的资料,继续协同工作、保持团队生产力,这是其他在线文档产品很难做到的。 而腾讯本身是很多本土云服务和AI计算的供应大头,在《腾讯文档》的使用过程中,能多方面感受到腾讯出品带来的优势。例如《腾讯文档》提供的服务非常丰富,OCR、智能纠错、翻译、远程会议、会议白板和远程PPT演示,质量都很高;又例如腾讯可以根据当前国内最热切的需求,迅速调整产品,《腾讯文档》最新版本就可以轻松登记微信、QQ群成员的出行、发热情况,这要比传统方法方便得多。 当然,《腾讯文档》也并非无懈可击。由于它处于起步阶段,因此一些优势尚未完全整合,例如腾讯微云目前仍是和《腾讯文档》脱节的,微云同步的文档不能通过《腾讯文档》开启;又例如《腾讯文档》尚未正式推出企业版,好在企业版已经处于测试阶段,相信正式推出也为时不远了。 总体来看,《腾讯文档》的潜力巨大,假以时日进一步结合腾讯的生态,这可以说是对标《Google文档》的大制作。近期,笔者在家远程办公使用最多最频繁的就是《腾讯文档》。 优点:完善的功能,和腾讯个人、企业产品的深度整合,强大的腾讯生态支持。 缺点:尚未推出企业版,未整合腾讯微云。 正如文中所说,在线文档已经是比较成熟的产品类型,发展思路也都比较明确。国外的在线文档产品起步较早,而国内也有《腾讯文档》这样强势崛起的产品。近段时间可谓是对远程办公产品的一次大考,在线文档本身的功能、服务的稳定和生态的支持都需要做到面面俱到,才能有出彩的表现。 就个人体验而言,《腾讯文档》令人印象深刻。腾讯在个人和企业通信市场都颇有建树,这成为了《腾讯文档》的强劲助力;而《腾讯文档》本身的产品力也非常出色,多格式的兼容、齐全的功能、稳定而全面的服务,带来了令人印象深刻的远程办公体验。如果你也因为特殊原因,需要在线文档类的产品,不妨尝试一下《腾讯文档》,相信它会给你带来惊喜。 |
随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台,免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。