| 标题 | 机关单位档案管理的问题与对策研究 |
| 范文 | 从思思 摘 要：机关单位由于单位建立时间长、延续性强，在长期的工作中积累了大量档案。而且随着时代的发展，办公技术也在不断的更新当中——如果档案管理工作不能保持高效并与时俱进，就可能造成工作负担并可能给单位整体工作造成失误。本文基于时代情态，对机关单位档案管理的现状进行分析，并提出几点改进策略。 关键词：机关单位;档案;管理;问题;对策 档案是单位赖以保持工作稳定性、持续性、安全性和高效率的重要资源——与改革开放之后涌现出来的私企不同，我国大多机关单位存在时间长，今后的工作延续性强，因而，在长期的工作实践中不断积累了大量的档案，而且存在不断地增量之中。档案管理的工作量、难度越来越大。再加上，随着时代发展、科技进步，办公技术也在不断更新之中。旧的档案管理手段、方法已经不能满足当前的管理需求了。如果档案管理者不能具有发展的视野，就很可能使工作陷入被动，甚至给单位的整体工作带来影响。 一、当前机关档案管理的问题 我国有一套较完整的档案管理机制，这使得大部分机关单位的档案管理水平较高。但是，我们也必须看到，一些单位由于对档案管理的重视程度有欠缺或管理举措不当，也存在着这样、那样的问题。 第一，管理制度不健全。随着时代的进步，档案的数量、种类以及管理手段等发生了变化。原来是可靠且健全的档案管理制度，可能已经不适应当下的需求。有些单位不注意制度的更新，就出现了档案管理制度上的问题。分工不合理、责任不明确、岗位不到位等等问题，就因为制度的缺位而失去管理效用。 第二，档案利用率不高。档案管理的意义有存证的作用，但也有服务于工作的职能。有些单位的档案管理过于突出了档案的存证属性，而忽视档案的工作属性。在档案的利用上环节多、审批复杂，使得档案的服务职能不能充分发挥。 第三，信息化水平差。我国已经全面进入了信息化社会。几乎所有的机关单位都已经普及了信息化办公。档案管理在这方面存在着相当的滞后性，特别是一些信息化办公之前的档案，单位没有组织人员进行信息化处理。纸面档案与电子档案混存，使档案的查找、归档、注销等存在着较多漏洞。而且也使得档案的利用效率要低于其他单位。 第四，管理队伍素质不高。同样是因为信息化进程的影响，一些老管理人员在思想意识以及信息素养水平方面跟不上时代腳步，扯了档案管理前进的“后腿”。还有一个非常关键的问题，管理队伍信息化素质的滞后，使信息化情态下的档案管理出现了一些安全隐患。 二、提升机关档案管理的举措 第一，优化档案管理制度——档案管理制度不能存在“箫规曹随”的思想，即便是原制度的建立者是权威，也不应不敢于对制度进行优化。前面已经分析过，随着档案数量的增加、档案种类以及档案管理手段的变化，自然就会出现新的制度需求。因而，机关单位应根据档案的变化情况、人员的变化情况、管理手段的变化情况，对管理制度进行调整和优化。依据现代档案管理理论，使管理制度成为真正的管理基石。 第二，提升档案资源的利用效率。有很大一部分档案是为了服务于单位的管理、运作的。档案资源的利用效率对单位整体的工作效率有相当大的影响。在当前，提升档案利用效率的思路主要是两个。一是开放——即，一些不涉及机密、隐私的档案，应简化借、转流程，方便工作人员查阅、调用;二是信息化——即，充分利用信息技术使档案的处理、归档及查阅电子化。比如，与各部门建立档案共享机制，当部门需要非原档案时，就可以通过异地调取电子档案进行查阅。 第三，加强队伍建设。当前，机关档案管理人员在素养上主要存在着两个短板。一是档案管理理论比较落后——随着科研的发展，一些更符合现代档案管理、应用的管理理论被开发、研究出来。而档案管理者大多因为“工作稳定”而没有专业的进取心，不主动去研学新的管理理论成果;二是信息技术素养不高。档案管理对人员的信息技术要求并不高，但对其专业性要求很高。管理人员不仅需要有操作计算机进行办公的能力，而且要有通过电脑完成信息转化、信息归档、信息安全监管等等方面的能力。这些，都是需要单位予以重视，并组织人员进行培训的。 第四，注重信息化建设。信息化使档案管理变得高效，是现代社会中机关必须要建立的一个档案管理新机制。在这方面，由于档案的重要性，信息化档案管理与通常的信息化办公应有所区别。不仅要有规范、标准的收、编、存、阅信息化方案，而且特别要重视档案的信息安全问题。档案管理的信息化，既要能参与“云计算”“大数据”，又要能保证没有任何安全除患——档案管理信息化建设的关键在于其专业性和专属性。即，信息化的档案管理应有自己独立的系统、软件和平台，又有能够联通外网的安全关口。 综上所述，机关档案管理的量大、责任重，是单位有序、安全运行的关键环节。在现代技术和现代理念下，机关档案管理应具有与时俱进的思想和发展的眼光，切实做好制度、人员、技术、效率等方面的优化工作。 参考文献 [1]祝青.浅谈机关档案管理当前存在的主要问题与对策[J].山东档案，2015（03）. [2]潘影.机关档案管理工作中存在的问题及对策探究[J].黑龙江档案，2016（05）. |
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