| 标题 | 提高图书招标采购效率和采购质量对策研究 |
| 范文 | 刘常青 摘要：图书采购效率是指从图书采购招标到图书进馆上架流通所投入的精力和时间与所采购图书数量和图书到馆速度之对比，图书采购效益是指图书采购所花费的资金与所采购图书的数量和质量之对比。理想的图书采购是二者兼顾，既能及时满足读者的需求，为读者提供高质量、高契合度的图书，又能使图书采购经费发挥最大效益，保证馆藏体系的系统性、完整性、延续性。 关键词：图书招标;采购质量;对策 1 提高图书采购效率的对策 1.1 一招多年，节约时间精力 近年来，虽然招标程序有所简化，但从申报预算到签订合同，一个流程下来仍需耗时一二个月。采访人员应对各种申报审批手续，也需要花费大量的时间精力。图书馆采取一招多年的方式，能避免每年耗费大量的时间精力在重复工作上，不仅能减少采访人员的工作量，提高图书采访工作的效率，还能节约与新的供应商磨合的时间和精力，促进图书采编工作的顺利开展。 1.2 供书服务周期跨年，采访工作持续无间断 图书馆的图书采购经费一般在每年的三四月下达，到当年的六月，图书才能上架流通。相关的财务制度要求，当年经费当年使用，若服务周期按年度，就容易造成供货时间较短、图书到馆滞后、图书更新不及时等问题，图书馆也不得不仓促完成当年的图书采访工作。服务周期跨年是解决这些问题的有效方法之一，如：一招二年，服务周期为2020年7月1日至2022年6月30日。2022年1月至6月是前后周期更替交叉的时间段，图书馆可在这个时间段开展下一个周期的招标工作和上一个周期的采购图书工作，如此循环，既能保障采访工作的连续性，又能保证图书采购的延续性、及时性和新颖性。 1.3 供书先后顺序按需而定 供应商一般按照图书馆的订单先后顺序搜集图书、送货到馆、编目加工，即先下订单先到货。按先后顺序供货，到馆的图书并非读者急需，而读者急需的书却迟迟未到，不仅打击了读者的阅读积极性，还降低了图书利用率。按需供货是根据读者的实际需求，科学合理地安排供书顺序。采访人员先把书目订单发送到预约库，优先导出被预约的图书书目;供应商再单独采购、打包、送货、编目加工，不仅能及时满足读者的需求，还能充分发挥图书的利用价值。 2 提高图书采购效益的有效策略 2.1 一招多家，优势互补 图书馆的图书采购主要以勾选中标供应商提供的书目订单为主，但供应商不可能与所有出版社都有合作，在供货上各有特点和优势。图书馆采取一招多家的方式，形成互补机制，不仅能保证书目的完整性及图书的质量，还能利用不同供应商的优势，分别采购特色图书和专题图书。多家供应商同时供货还能加快图书的到馆速度，及时满足读者的阅读需求。为了避免供应商多投多中，图书馆可在招标文件中做出详细规定，如供应商仅能选择一个中标合同供货。 2.2 招资格标，形成竞争机制 为了获得中标机会，部分供应商虽然在标书里许下各种承诺，完全响应图书馆的各种“高要求”，但在中标后往往态度不积极，不能及时满足图书馆的需求。图书馆可采用资格标的方式，不确定合同金额，在合作过程中对供应商的综合实力进行考量，如提供的图书数量和质量、对订单的响应速度、编目加工质量、发货速度、到书率及售后服务等，并将此作为分配采购金额的依据。图书馆应掌握采购主动权，调动供应商的积极性，在供应商之间形成良性竞争机制。供应商为了争取更多份额，必然会努力做好供书服务工作。 2.3 优化价格评分机制，避免低价中标 图书招标价格分通常采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分。其他投标人的价格分按公式计算：投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×100。为了中标，供应商往往会压低报价，甚至给出低于市场成本价的不合理报价。为了避免此类情况的发生，笔者认为价格分采用平均值优先法计算更为合理，即以全部有效投标人的投标报价的平均值为评标基准价，价格分为满分。投标人的价格分按公式计算：投标报价得分=（1-|（投标报价-评标基准价）/评标基准价|）×100。如果某两个供应商的总分相同，投标报价低的供应商就会排在投标报价高的供应商前面。图书馆按照该评分标准，能有效避免低价竞标，促使供应商理性报价、公平竞争，进而保证采购图书的质量。 2.4 增设售后追责标识 图书在上架流通后会出现一些问题，如掉页、物理加工有误及编目数据有误等。由于图书到馆时间较长，图书馆已无法追溯这些有问题图书的来源，只能花费更多的时间精力善后。因此，图书馆可在合同中设置售后追责这一条款，要求供应商对编目数据和图书进行标识，如：在每条编目数据中加字段“801@CN@b图书供应商首字母@c数据处理时间”及在每本书最后一页加盖公司印章，以降低图书出现问题的概率，保证图书质量。 2.5 掌握书目控制权和主动权 图书采购实行政府招标后，书目主要来源于供应商。供应商提供的书目品种和质量决定了图书馆图书采购的质量。图书馆若完全依赖供应商，就会处于被动地位，无法保证采购图书的质量。例如，公共图书馆加强文献资源建设的目的是为读者提供优质的信息服务，助力一流社会建设。由于一些专业书的发行量少、利润空间小，供应商出于利益驱动很少对这部分图书进行书目推荐。由于部分高质量的专业书、大型工具书、科学专著和时效性强的图书未进入供应商的供货渠道，导致公共图书馆无法从供应商处直接获取这些图书，无法满足读者的需求。此外，供应商书目同质化的现象越来越严重，公共图书馆若单凭供应商提供的书目采购图书，就会使馆藏结构趋于雷同。因此，采访人员不仅应主动与专业出版社和有些出版社沟通联系，索取征订目录，还应根据不同类型读者设置确定重点出版社，主动搜集读者所需的、特色专业、新增专业、特色收藏相关的出版信息，重点采购这些方面的图书，形成馆藏特色。 3 结语 图书馆提高图书采购效率和采购效益除采取以上对策外，还应转变观念、与时俱进，积极采用新的技术和手段，提升图书采访工作的质量。近年来，随着互联网技术、大数据技术、云计算技术在各行各业的广泛运用，各种图书采访云平台也应运而生。智能采选云平台具有图书信息齐全、检索功能强大、选书方便快捷、大数据分析个性化推送、智能手机移动采选等功能，为公共图书馆提高图书采购效率和采购效益提供了保障。 參考文献 [1]顾健.高校图书馆中文图书采购招标中的几个问题[J].大学图书馆学报，2007（3）：15-20. [2]中华人民共和国政府采购法[EB/OL].[2020-06-02]. http：//www. ccgp. gov. cn/zcfg/gjfg/201310/t20131029_3587339. htm. |
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