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浅议程序化审核在防范企业合同法律风险中的应用

范文

摘要众所周知，在当今法治社会经济生活中，合同正在扮演越来越重要的角色。企业之间的经济往来，主要是通过各种形式合同进行，合同管理体系的优劣与否，是企业经营成败的一个重要因素。

关键词程序化合同法企业合同管理

作者简介：俞秀红，上海飞机制造有限公司。

中图分类号：D923.6 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.427

合同审核是企业签订合同之前的必经程序。相关部门根据各自职责通过对合同进行审核把关，可以在签约前发现并及时协调解决合同中的某些问题，可以减少和避免在合同履行的过程中产生不必要的分歧和争议，降低企业合同履约风险。

笔者所在的航空制造业中，较多的工作流程采用标准作业程序（Standard Operation Procedure）来进行。这是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作的方法。它的精髓在于，把程序中的关键控制点进行细化和量化，形成统一规范的操作方法，能使得中等资质的人发挥出一流人员的效用。根据笔者多年的合同管理工作经验，虽然合同的标的、形式千差万别，但其审核流程也有着某种类似性，可以用标准工作法来规范合同审核流程，从而达到防范法律风险并兼顾工作效率的效果。

一、防范企业合同法律风险的必要性和意义

企业作为市场经济的主体，在经营过程中会遇到各类风险，合同法律风险是形形色色的风险之一。合同法律风险是指：在合同订立和履行过程中发生的，合同实际履行情况与合同约定偏离导致的法律责任以及因此造成损失的可能性。它具有不可避免性、分布广泛性、后果严重性及可防控性等特点。

目前，我国经济适逢转型之际，国际化合作日益增多，网络经济的崛起，市场和投资环境的不确定性，合同法律风险可谓是暗潮汹涌。如果因防范不善被风险击中，轻则权益受到影响，遭受损失，重则可能资不抵债，破产等严重后果，所以加强合同法律风险的防范对于保障企业安全运营是十分必要的。本文的重点就是从合同签订审核的角度来对风险进行防范和控制。

二、合同审核的内容和要点

在论述程序化合同审核之前，首先需要明确合同审核的基本概念和要点，因为程序化审核就是将这些要点、原则以流程的形式固定下来，便于操作和检查，所以本章主要介绍合同审核的要点。合同审核主要有三个要点：合同对方资质审核、合同内容合法性审核和合同订立程序合规性审核。

（一）合同对方资质审核

资质审核主要审核对方是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力。主要分为对组织机构和对自然人资质审核。对组织机构需重点审核机构性质、证照编号、专业资质、法定代表人、营业期限、实收资本、住所地、经营范围、行业声誉、人力资源和以往信用等。对自然人需重点审核对方国籍、身份证编号、性别、年龄、住所地和健康情况等。另外，无论合同对方是组织机构还是自然人，对其近三年财务状况、类似项目经验和重大涉诉情况也要重点审核，最后得出评估结论。

（二）合同内容合法性审核

企业签订合同是为了达到一定的经济目的，但只有合法的合同才受到法律保护，能达到企业的目标，所以合同内容是否合法是合同审核中最重要的内容。合法性审核主要包括的内容有：合同内容是否损害国家、集体及第三方利益；是否有以合法手段掩盖非法目的的情况；是否损害社会公共利益；合同条款是否存在歧义；企业权益是否得到保障等内容。如果存在《合同法》明确规定合同无效的情况，那将对企业经营带来极大的风险。

（三）合同订立程序合规性审核

一份合法合同不一定能为企业带来效益，相反，如果这份合同的供应商比选失当，合同首付款无法与企业资金计划相匹配，合同规定的技术质量要求无法满足生产实际需要或对方合同签订人不具备签字授权，那么签订这份合同无疑是一个失败。所以，在合同审核时，除了合同文本的合法性审核之外，合规性审核是必不可少的环节。合规性审核主要包括：合同立项依据是否恰当合理；供应商比选过程是否廉洁合规；合同经费是否符合财务资金计划；合同审核流程是否按既定的流程进行；合同约定的产品服务时间节点是否满足项目要求；双方约定的产品技术规格是否能满足生产需要；合同对方签订人是否具备签字授权等。对于某些特定行业，合同约定的内容可能会涉及到专用许可证、市场准入条件等。例如笔者所在的航空制造业，涉及到飞机装机件或专用试验件的产品都具有国际或国家民航的适航要求。上述因素在合同审核中都应该充分考虑到，并以固化到合同标准审核流程中。

三、程序化合同审核的实施和基本步骤

（一）程序化合同审核体系的建立

1.明确各相关部门在合同审核中的职责：

合同管理是一项应由各部门分工协作，共同完成的工作。首先，在合同管理各项工作开展前，公司的组织机构规划部门根据公司各部门的职责确定各部门承办的合同业务范围。

合同归口管理部门应明确重大合同和一般合同的定义、合同审核流程、各审核会签部门职责、合同审核层级并组织重大合同评审。在合同审核过程中负责合同合规性审核，包括合同的形成方式是否符合公司规定；合同承办部门与业务分工的一致性以及合同签署人与法定代表人授权范围一致性。

法务部门应负责审核合同的实质性条款，合同实质性条款一般包括：当事人姓名、住所、营业执照、合同标的、履行方式、违约责任等条款；负责合同合法性审核，确保合同不违反法律、行政法规的强制性规定，招投标或比价程序符合法律法规以及公司相关规章制度。

合同承办部门负责调查评估合同对方资信状况、起草合同、发起合同审核流程、跟踪解决合同审核过程中出现的问题等。

项目归口部门负责审核合同内容是否符合项目需求；合同经费是否符合项目预算等。当公司存在不同的项目归口部门时，对合同对应的项目及项目归口部门应予以明确。

财务部门负责审核合同价款（酬金）和收、支进度、结算方式等条款；合同是否符合财务资金计划、是否具备履行能力等。

技术质量部门负责审核部门职责范围内合同相关条款。

纪检部门负责对合同审核过程进行监督、检查，对出现的违法、违规、违纪问题进行调查处理。

值得一提的是，随着我国市场经济运行日趋规范，企业内部控制管理愈加严谨，越来越多的企业重视合同供应商比选的廉洁、公正性。在合同审核过程中也应当考虑由供应商比选归口管理部门全部或有选择性地对合同供应商选择过程进行合规性审核。这一方面是合同全寿命周期管理中重要的一环，另一方面也为合同审核的前置流程复核把关，可以最大限度地降低供应商选择廉洁风险。

2.固化合同审核流程和层级：

程序化合同审核是通过对合同合法合规性的规划和分析，针对法律风险和企业合规性需求，遵照一定的模式、流程和审核标准对合同文本进行审核活动。程序化合同审核由审核管理办法、标准审核流程和合同审核指引，加上合同示范文本、信息化系统等组成。其中标准审核流程和合同审核指引是核心，示范文本、信息化系统是辅助部分。

合同审核流程一般分为重大合同审核和一般合同审核两类。一般合同审核先由业务部门内部进行审核，再提交法务部门、供应商比选归口管理部门、财务部和项目归口部门等相关部门进行合法、合规性审核，审核完毕后由合同管理部门对上述审核流程进行确定，对于达到一定标准的合同提交公司分管领导和总会计师审批和联签。重大合同因为其对企业的重要程度高，故此其审核流程应比一般合同更加严格。首先业务部门应向合同涉及的部门进行书面意见征求，全部意见得到落实后，由公司主要管理部门对合同进行评审，评审通过后，再由总法律顾问、公司分管领导和总会计师审核，最后提交公司最高决策平台审议。

需要注意的是，合同审核流程的标准操作步骤和应注意事项必须以文件、规章制度的形式表达出来，用以指导和规范合同审核工作，它要求保留必要动作，去除不必要的程序，达到相对统一又清晰精简的程度。合同审核记录最终也要以表单的形式记录在案备查。

3.制订合同审核指引：

质量管理中的三个层级由高到低依次是“质量手册-程序文件-表单和作业指导书”。与之类似，上述两项工作构建合同审核工作架构，明确了审核流程，相当于完成程序化合同审核的“质量手册”和“程序文件”内容，但对于具体、特定的合同审核程序中关键点仍需细化和量化，所以笔者提出合同审核指引的概念。所谓合同审核指引是指，以合法性和合规性为基础，结合审核人员经验总结成的，对于特定类型合同形成审核标准。合同审核指引可以以表单的形式编制，在审核合同时可以参照一份或数份审核指引单。

所有合同既有“共性”的部分，也有“个性”的内容。所以有必要对不同类型的合同编制“个性化”的合同审核指引。买卖合同是最常见、最重要的合同种类之一。掌握买卖合同的相关审核要点，可以为审核其他合同打好基础。下面就以买卖合同为例，建立合同审核指引：

我方为买方的买卖合同审核指引

（二）程序化合同审核的实施

上述工作构建了完整的合同审核体系，接下来论述系统的实际运行情况。

1.合同审核流程的发起：

业务承办部门根据本部门职责，办理相应的合同管理相关工作。首先，业务承办人员收到项目归口部门下发任务指令，根据其要求开展供应商比选工作，供应商比选工作内容包括但不限于：各家供应商报价比较、质量技术谈判、产品交付期确定、其他供应商服务质量等。确定供应商后，业务经办人员起草合同。起草合同应力争使用公司合同示范文本。如实在无法使用公司示范文本，则确保合同条款维护公司权益。完成合同文本起草工作后，经办人按公司合同管理相关要求编制合同送审材料，并提请相关部门进行审核。这里要特别强调的一点是，为提高审核效率，减少驳回次数，合同审核在流转到公司职能部门会签审批前，应由业务承办部门内部人员先进行初审，并由部门领导确认。

2.各会签部门程序化合同审核：

公司各职能部门根据其在合同审核中的职责，按固定的合同审核流程和审核指引对合同进行会签，并留存审核记录备查，合同完成会签后，由合同管理部门对合同会签结果进行汇总，审核合规性。对于重大合同，在完成各部门会签准备提请公司决策层审批前，应当由核心管理部门、审计监察部门对合同进行评审。

对于合同审核出现的问题应建立完善的驳回机制，同时为考虑审核效率，对合同原则性错误和非原则性错误设定不同驳回层级。

3.合同用印前的二次复核机制：

为确保合同审核意见得到完整、全面的落实，在合同用印前应对照合同审核记录对待用印的合同文本进行复核。同时需检查合同对方签订人的授权、合同文本有无留空、合同附件是否完整等细节问题。

（三）程序化合同审核与合同信息化管理的关系

目前，传统的纸质化合同管理流程正逐渐被信息化管理所取代。程序化审核的特点恰好使其能与信息化管理流程契合。首先，合同审核流程固化在信息化系统中很容易实现，即使对于一般合同和重大合同有着不同的审核流程，在合同信息录入时要求经办人确定该合同是否重大合同，系统可以自动选择该种合同的审核流程。其次是表单的固定，在搭建合同信息化管理系统时，可以将合同审核所需表单输入系统，系统可以自动或取合同基本内容，审核流转信息，并填写入相应表单，并由电脑打印出来。既提高了审核效率，又确保审核记录留存的完整无误。最后，信息化系统所独具的数据分类统计、审核查询和用印文本电子档留存等智能化功能可以使得合同管理人员更快捷、准确地掌握合同审核的信息，提高了整体管理质量。

四、程序化审核特征和优点

程序化合同审核具有程序性、模型化和自动化审核的特点。合同审核人员按照优化过的流程、程序步步为营、有条不紊地审核合同，去除不必要的动作，达到流程再造的目的，既高效又能保证合同质量份，防范法律风险。

随着企业规模的不断扩大，合同数量显著增长、爆炸，所以合同审核模式也应当与时俱进，改进审核模式，采取程序化的审核模式势在必行，当然这个模式不是铁板一块，它应该是相对灵活和开放并根据工作实际不断完善。

在非常熟练掌握了合同审核的方法、流程和模式技巧后，必然能达到自由阶段的王国。在长时间熟练使用各类合同审核指引后，一名审核员对合同审核要点驾轻就熟，在头脑中自然形成了虚拟的审核指引对照表，这对于提高个人能力有着积极作用。

五、结语

对企业而言，合同审核和防范法律风险是一项系统而复杂的工程。实践中必须严格按照规章制度、操作流程来执行。通过建立合同程序化审核体系，明确各职能部门审核职责和权限，固化审核流程，参照指引对合同进行审核，构筑防范企业合同法律风险的防火墙，降低或避免风险的危害性。总之，企业合同管理人员要时时保持一颗警惕的“心”，认认真真努力，方能以不变应万变。

参考文献：

[1]董雪峰.合同审核和管理的关键.经济师.2012（1）.

[2]刘成慧.浅论合同风险防范和程式化合同审核.山东大学硕士学位论文.2012.

[3]高麒麟.企业合同法律风险研究.现代商业.2014（4）.

[4]常宇通.浅析企业合同法律风险管理.行政管理.2012（5）.

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