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清单管理在国企综合办公室工作中的应用

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卢善奎

摘要：清单管理应用广泛，本文立足于解决国企综合办公室工作的繁杂、琐碎等问题，避免“无能之错”，介绍了清单管理的必要性，重点阐述了清单管理在国企综合办公室的应用。

关键词：清单清单管理办公室管理国有企业

一、清单管理概述

清单管理是针对某项职能范围内的管理活动，分析流程建立管理台帐，并对流程内容进行细化、量化，形成清单，列出清晰明细的管理内容或控制要点，检查考核按清单执行。最早源于1994年生效的北美自由贸易区的负面清单的自由贸易协定（FTA），后来主要应用于对外开放和经济调控领域。在中国成为公众视野的热词源于2013年9月公布的《中国（上海）自由贸易试验区外商投资准入特别管理措施（负面清单）》的“中国式”FDI“负面清单”。近年来，广泛应用于政府管理中，最典型的是李克强总理给中国制度建设开出三张清单——权力清单、责任清单和负面清单。

总体来说，清单管理它包括正面清单管理、负面清单与混合清单管理三种模式，即正面清单管理指明确了哪些是必要的管理要素;负面清单管理相当于一种“黑名单”，明确了哪些要素是坚决不允许或禁止的;混合清单管理同时包含了负面清单管理和正面清单管理两种模式的特征。

（一）清单管理的必要性

清单管理进入公众视野后，应用领域越来越广泛，是什么原因促使其大行其道呢。随着社会分工越来越精细化，各领域工作越来越专业化，对完成一项工作或处理一件事情需要关注或考虑的事项越来越多，而很多事项都是些看似简单，但却都不容忽视。如何在纷繁复杂的情境下，有条不紊的处理好各个关键点，清单管理就显得尤为主要。具体来说，清单管理的意义主要体现在以下三方面：一是避免犯不可原谅“无能之错”，这类错误是我们掌握了相关知识而没有正确使用，如医生给病人做手术后将手术刀遗忘在病人身体中。二是避免在重大突发事件发生时，需要在最短的时间内快速做出判断和决策，很多时候因过度紧张而不知所措，此时的清单管理就相当于意外事故的应急预案，在面对从未出现过或未处理过的突发事件时，清单管理为开展工作提供了方向。三是通过清单管理，明确了团队的权责利，提高了团队成员的自觉性和主动性，从而提高团队的协作效率。

（二）清单管理的原则

阿图·葛文德认为清单管理有四大行事原则，即权力下放，让最基层的工作人员有行驶清单的自主权;简单至上，清单要素的选择不是涵盖所有，而应坚持简单、可测、高效原则;人为根本，在最危急的情况下，解决问题的主角毕竟是人而不是清单，是人的主观能动性在建立防范错误的科学;持续改善，随着环境、技术的进步等因素的变化，清单也需要不断改进，只有持续改善，才能讓清单始终确保安全、正确和稳定。阿图·葛文德的四大原则为我们如何制定清单，推行清单管理提供的指南，简单的说就是清单管理要简单适用，要注提高清单执行人的主动性，发挥清单执行人的作用，同时要根据环境等因素的变化而实时调整和改善。

二、国企综合办公室工作使用清单管理的必要性

此处所谈的国企主要指地方小型国企或集团国企的二级子公司，这样的国企一般将一些非业务型的工作放在一个部门处理，并把这个部门称作综合办公室，具体职能为党群、纪检监察、人力资源、行政文秘、后勤管理、新闻宣传、档案管理、对外联络、督办。这个部门处于一个特殊的位置，起着其他机构所不能替代的综合服务的作用，但其人员编制十分有限，各项工作的处理就显得复杂。作为这样一个综合性部门，其工作主要体现以下几个特征：

第一，它是一个单位的枢纽部门，它担负着承上启下、协调左右、沟通内外等职能。是一个单位的信息传递中枢、决策发布中枢、协调中枢和参谋中枢。一条外部信息的传递首先传达到综合办公室，综合办公室根据收到的信息收集可能的相关情报，再将信息传达到单位领导或决策层，单位领导或决策层作出决策后，再由综合办公室将决策传达到单位的其他部门执行，综合办公室实时督办跟踪决策执行情况，并将有关情况汇总后报单位领导或决策层，决策层形成决议后，综合办公室再将相关工作开展情况反馈到信息来源单位。

第二，它是展示一个单位经营管理水平和能力的窗口。一方面，综合办公室代表单位开展对外沟通和交流，综合办公室人员展现出风貌是一个公司形象和管理水平的缩影。另一方面，综合办公还通过阶段性总结材料、各类汇报材料等行政文秘工作，展示公司阶段性经营成果和发展成绩。同时，将公司重大活动、重大进展、重要经营成果、经典做法等通过新闻媒体传达给社会，争取社会各界的关注和支持，发挥对外窗口的作用。

第三，它是公司重大活动和安排的策划和组织部门。单位的重大接待活动、重大会务组织、重要检查活动、重大宣传活动等活动的组织和策划工作一般都是由综合办公室负责，部分活动规模参与人数达数千人，这对综合管理部门的全局统筹能力、综合管理能力、综合协调能力等都有很高的要求。

综上所述，综合办公室工作质量要求高、时间要求紧、压力非常大，许多工作之间毫无相关性，要处理好千头万绪、纷繁复杂的综合办公室工作很不容易。综合办公室的每个人每天都要处理大量的、琐碎的、不起眼的事务，但都丝毫不允许出现差错。为从容处理各类看似琐碎、繁杂的工作，必须有一种理念或者说是管理的方法指引我们的工作，本人总结了近十年的综合办公室工作经验，认为清单管理便是综合办公室需要使用和推广的理念。

三、清单管理在综合办公室工作中的应用

在一个单位的日常经营活动中清单无处不在，从年度经营计划、绩效目标、核心工作动态清单到月度工作计划、各种规章制度和操作指引等。为了明确工作目标并保证实现，我们制定了各种各样的清单，这其实就是清单管理。作为国企综合办公室，清单管理更是必要而迫切。下面结合本人从事的综合办公室工作的实际，浅谈清单管理如何应用在综合办公室的工作中。

（一）综合办公室主任工作清单

综合办公室主任作为综合办公室的负责人，是推动综合办公室工作落实的牵头人、协调员、联络员、建议者、决策者，是部门各项工作的承包者和发包方。因此，其工作清单尤为关键。

作为综合办公室主任，每天须要面对单位决策层各类安排和指示、各部门及外部相关文件的处理、部门内部各项工作的安排等等。若没有一张工作清单，就会打乱仗，或遗漏一些重要工作，影响单位工作的推进或形象。表1列出的只是一天须要完成基本工作清单，实际工作中，还有每周清单、每月清单、每季度清单，甚至年度清单。俗话说“好记性不如烂笔头”，把每天的工作在第一天晚上形成清单，第二天实行销号制，完成一个打钩，一天中实时跟踪清单执行情况，每天结束时，对一天工作清单的完成情况进行总结，本人认为这是一个综合办公室主任每天应该处理的工作。

（二）党建年度工作清单

国有企业必须旗帜鲜明讲政治，抓好党的建设，通过党的建设引领各项业务工作的开展。综合办公室作为整个单位党建工作的组织和策划部门，做好党建工作尤为重要，党建工作清单就是最好的行动指南和抓手。

（三）调研工作清单

毛主席讲，没有调查就没有发言权。调查研究是我们党的基本领导方法和工作方法，迎接好上级单位或外部单位的调研工作是综合办公室的一种重要职能。

本工作清单不一定全面，但是有这么一张工作清单作指导，在调研活动安排时，就不会遗漏一些重要的环节，安排和策划好了调研相关工作，整个调研就会井然有序推进。

（四）工作总结等材料清单

文秘工作是综合办公室较为核心的工作，也是日常性的工作，而工作总结则是文秘工作的重点和难点，当然总结也有其中的关键点清单。

对于一个单位的年度工作总结不是综合办公室一个部门可以完成的，综合办公室要充分发挥单位各部门的协同作用，在每年接近尾声的时候提前谋划，下发通知要求各部门对全年工作进行总结，在此基础上进行全面的总结，在具体行文方面做到“五要”，即要勤于思考、要善于立意、要博于选材、要巧于结构、要妙于用语、要精于修改。

哲学家萨米尔.格洛维兹（Samuel Gorovitz）和阿拉斯戴尔.麦金太尔（Alasdair Maclntyre），曾写过关于人类谬误本质的短文，将人类的错误分为两大类，第一类是“无知之错”，我们犯错是因为没有掌握相关的知识。第二类是“无能之错”，我们犯错并非是因为没有掌握相关的知识，而是没有正确的使用这些知识。国企综合办公室承担一个单位的重要使命，但工作琐碎、繁杂，如何避免“无能之错”，清单管理为我们提供了解决方案。清单管理作为管理的重要工具，小到每一个人的工作、一个部门的工作开展，大到一个领域、一个行业或者一个国家的应用，使用范围非常广泛，效果也十分明显。

参考文献：

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（作者单位：湖北省联投集团）

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