| 标题 | ERP系统中采购业务的内部控制研究 |
| 范文 | 刘新 刁宏悦 宫文迪 摘要：在科技迅猛发展的今天，ERP系统在企业中的应用，人们在享受ERP系统的高效便捷的同时也开始思考着新形势下的企业内部控制。文章就企业在ERP系统中采购流程的内部控制进行研究，阐明ERP系统在我国的发展现状，总结ERP系统中采购业务具体处理流程，从中分析并寻找出ERP系统中采购流程内部控制存在的问题，并进一步提出在ERP系统中强化企业采购流程内部控制的对策。 关键词：ERP系统；采购业务；内部控制 一、ERP系统简介 ERP全称为Enterprise Resource Planning，其中文意思为企业资源计划。自1993年，ERP的概念由美国Gartner Group公司率先提出后，就迅速发展成国际上最流行和高效的管理模式。它把企业的人、财、物以及相关信息关联起来，并进行集中管理，以求充分利用企业资源，创造最大的收益。 近年来，我国企业ERP系统使用虽逐渐普及，但和发达国家比仍属起步阶段。由于我国企业对ERP系统的运用较晚，加之企业中熟练掌握系统的人员较少，造成了多数企业只能照本宣科，不了解ERP系统各个模块的关联性，不了解在ERP系统中与传统流程下的操作区别，造成了许多操作上的失误。特别是在采购环节，由于其与付款模块关系密切，所以当操作人员在采购模块进行操作发生失误时，势必会影响付款业务，在对ERP系统了解不够深入的情况下，就很难实施有效的内部控制。 二、ERP系统中企业采购业务的处理流程 研究ERP系统中企业采购业务的内部控制制度之前，应该了解ERP系统中企业采购业务的处理流程。通常ERP系统中的采购流程主要分为以下七个步骤： 第一步，请购。企业内部各部门在需要外购材料时，向采购部门提出采购申请，或者由采购部门定期汇总各部门的采购需求，并据此列出采购清单、制定采购计划。这时，需在ERP系统采购管理模块下的“请购”选项中录入所需购入商品的信息，完成请购环节。 第二步，选择供应商。当完成请购后，采购人员就要针对货物选择供应商，ERP系统下的采购管理系统为选择供应商提供很大的便利，它可以根据需求对供应商进行询价、比价、竞价。采购人员可以利用这些功能，选择合适的供应商。在此之前，采购系统设置之初，操作人员还应在系统中设置供应商存货对照表，录入供应商编码、存货编码、名称、单价等。进行选择时，执行请购比价生单命令，系统会根据之前录入的数据选择价格最合适的供应商，自动录入到当前单据中。 第三步，訂货。订货环节是根据企业的需求，与供应商订立采购合同或协议，并由财务人员将这些合同资料、订货单录入ERP系统。同时采购信息、付款信息也自动转入ERP系统。 第四步，到货。由采购员确认供应商所送货物的各项信息，如：数量、价格等，同时，在采购管理模块中录入到货单。 第五步，入库。仓库保管员将送达企业的货物与订货单进行核对，主要对其名称、数量、规格等进行比对。该环节还需要企业质检人员填写货物质检报告。对检验无误的货物，在ERP系统中填制入库单，或者直接复制采购订单作为入库单，最后生成采购入库的凭证，其中，采购入库的过账由系统自动完成。 第六步，发票的校验。月末采购人员需要向供应商索要发票进行校验，索要发票前还要统计需要开票的入库单，然后将这些票据移交给会计部门，会计人员对这些入库单、发票进行审核校验。审核无误后，才能根据发票在ERP系统中录入应付账款。此环节的采购发票一般通过前一环节的采购订单或入库单生成，也可以手动录入。 第七步，采购结算。首先需要执行采购管理系统的的“结算”命令，根据发票确认入库商品的价格。然后是在“采购结算单”选项里选择已送来发票的供应商，对其进行付款。最后通过以上两个步骤生成采购结算单，从中可以了解到企业已验收入库但发票未送达企业未付款货物的情况。 三、ERP系统中企业采购业务内部控制存在的问题 （一）请购环节的问题 ERP系统将传统的手工操作流程转化为计算机操作，提高了工作效率。但是，高度的集成性也是ERP系统的特点之一，这一特点提高了对企业所提供源头数据的要求，很多企业不重视初始数据真实性与准确性，造成数据像“垃圾”一样的进入系统，然后又以“垃圾”的形式输出。 （二）选择供应商进行订货环节的问题 该环节的问题主要表现为：虽然ERP系统为企业高效地执行采购业务提供了一个平台。但是供应商资料的真实准确性以及评估程序的恰当性是无法通过ERP系统检测的，加之企业的管理疏忽，造成选择供应商环节的真实性大打折扣。此外，供应商资料需要在企业内部不同部门流转使用，如果编码不当还会造成供应商数据库的混乱。常常会有企业不重视供应商编码，造成了编码混乱，不便于企业在ERP系统中选择供应商。 （三）入库环节的问题 入库环节的目的是生成入库单，其准确性需要入库验收来保证，虽然ERP系统在处理采购业务时，各个环节相互关联的特点保证了入库单与订单相一致，但却无法保障入库单的准确性。例如，很多企业为了节约人力成本，往往将请购、采购和验收交给一人承担，未能履行职责分离制度，造成企业购进货物质量不过关的现象发生。 （四）发票校验环节及付款环节的问题 发票作为企业付款的依据，多数情况下由前一环节单据自动生成，但仍需要认真核对生成发票信息。本应是风险最小的环节，但企业往往将制单与审核的权限交予一人，从而存在舞弊的漏洞。 当企业发生上述的情况时，势必会对付款造成影响。但同时，付款环节也有其特有的问题。付款业务需要有请款单作为其触发点，而请款业务又是一个人与计算机协同工作的过程，在这一环节，经常出现操作疏漏导致审批手续不全，账户信息有误等现象，这将导致付款环节发生错误，给企业带来经济损失。 四、建立健全ERP系统中企业采购业务内部控制的对策 （一）权限设置 企业一定要按要求设定每一位操作人员在ERP系统中的操作权限，不得赋予操作人员高于职责范围的权限。并且不能为简化操作流程而将制单与审核等工作交予一人，应明确责任。同时，也要保证权责对等，建立监管体系。 （二）请购环节的内部控制 在进行采购处理之前，企业应分别设置制单和审核人员，保证请购与审批的职责要分离。不同责任人员间要设置操作密码来加以限制，并不得泄露个人密码，保证请购环节的可靠性。另外，初始设置中的“单据设置”环节，单据号应设置为自动生成、顺序排列，一般不能人为手动修改。 （三）选择供应商并进行订货环节的内部控制 ERP系统中的采购管理平台可以为我们选择供应商进行询价、比价和竞价，但最后决定供应商的还是操作人员，因此企业还应设置的审计人员对其操作进行监督。同时，还应重视供应商编码的设计，设置统一的供应商编码，同时还应下设供应商分编码，以满足不同部门的需求。 订货环节中的采购订单一定要由不同人员进行录入和审核，确保职责分离。采购订单的编号也要设置为按业务发生顺序进行排列，不能随意修改。此外，会计人员录入存货档案时要对货物进价的上限进行设置，保证所购货物的价格符合企业的采购计划，也防止企业采购人员为收取回扣而购买高价货物。同时，还要对采购订单的必填项目进行设置，当发生漏填或错填时系统可以给出提示，以便操作人员对错误进行补救，保证采购订单的准确性。在初始设置时，就要防止因操作失误或对操作流程不熟而發生错误。 （四）入库环节的内部控制 入库环节不同于前几个环节，要在库存管理系统中完成相应的操作，采购与验收必须由不同人员完成，货物验收时要参照采购订单和供应商送货单，对核对无误的货物进行入库单的录入。当入库单生成后系统将自动完成采购入库的过账，这就要求财务人员定期审核抽查购入商品的明细账，防止过账过程出现差错。由以上操作可以总结出：采购入库环节很多操作都应设置为系统自动完成，以防止验收入库人员对验收入库环节的货物数量、质量进行隐瞒，获取利益。 （五）发票校验及之后的付款环节的内部控制 发票校验的环节同样要分别设置采购发票的制单人和审核人，采购发票的票据号应设置为按照业务发生的顺序自动排列，特殊情况下可进行手动排列。录入供应商送来的发票时，系统会代替操作人员完成发票与系统中的入库单等相关单据的核对，核对无误后才能在ERP系统中录入发票，在这一点上，ERP系统就规避了人为进行单据校对发生舞弊现象的可能。因此，在此环节我们更多是在单据校对的设置上进行控制，只要系统初始设置无误，就能保证该环节的真实可靠性。 付款环节在付款管理系统中完成的。在付款前，首先要对之前所有的单据的真实性与合法性进行审核，同时还要设置预算预警机制，保证请款是在企业预算之内，未经核准或超出预算的款项不能支付。在付款完成后，要及时核销已付款的采购业务，避免其长时间挂账为企业带来损失。需要注意的是，付款环节的过账也是由系统自动完成的，这就仍需要对应付账款明细账进行定期的审核，以保证系统过账的无误。 参考文献： [1]卢文涛.ERP在企业采购管理中的应用[J].商场现代化，2014（08）. [2]孙燕.ERP系统环境下企业内部控制研究[J].企业会计，2014（07）. [3]张玲玲.ERP环境下企业采购业务内部控制探析[J].经济师，2014（03）. [4]全玲，高松林.采购业务内部控制制度存在的问题及对策[J].当代经济，2013（24）. （作者单位：辽宁师范大学） |
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