文件的撰制程序和基本要求
文件的撰制程序和基本要求文件，一般是指有固定规格、红色文件头和编号的正式公文。文件是各级机关特别是高层机关及其领导人实施管理职能的重要工具，具有高度的严肃性、法定的权威性和行政约束力。撰制文件是政策性、思想性、业务性都很强的工作，必须遵循特定的体式(包括公文格式、结构和附加标记)和特定的系列处理程序，其中任何一个环节都不能有半点疏漏，否则就不能保证文件的质量和效用。撰制文件的基本程序和要求是：
（一）交拟。机关的领导根据工作需要，决定制发某个文件，将撰拟文稿的任务交给有关人员，这就是交拟。交拟通常有多种形式，例如：
❶一般行政或综合性文件，撰稿任务大多由办公部门（秘书部门）的秘书承担，撰制文件是秘书部门的职责任务和经常性工作之一；
❷业务性强的文件，如条例、规定、决定等，大多由有关业务部门的业务人员负责撰稿；
❸政策性强、涉及面广、文字量大而起草任务重的大型综合性文件，如决议、领导人在重要会议上的主题报告等，往往由办公部门或政策研究部门牵头组织秘书班子共同撰稿；
❹指导性很强的文件，常由领导同志亲自拟稿。我们党和国家向来十分重视文件的撰写工作，并有优良的传统，毛泽东、周恩来等老一辈革命家，过去在日理万机的繁忙工作中经常起草和修改重要公文。文件交拟是整个文件撰制工作的第一个步骤，要求交拟者把制发该文的目的、主题、涉及的材料范围和其他具体要求交待清楚，承办者也要主动询问，准确地了解领导意图。
（二）拟议。是指撰稿人员接到任务后，在动笔前的酝酿、构思、准备过程。这是撰制文件工作中的第二个步骤，是关键性的环节之一。它包括撰稿人对发文目的、意图、必要性、针对性、实践性等进行深入的研讨，学习有关的理论政策和法律法规，同时尽可能通过调查研究、听取汇报、与有关业务部门和主管人员共同讨论、接待信访者、查阅相关的文件资料等多种渠道，了解和掌握实际情况，把握主题，筛选出必要而准确的典型材料，在此基础上拟出撰写提纲，交领导人审定或在一定范围内讨论通过。在这个阶段，以起草一个大型文件为例，要求撰稿人员准备以下资料：
❶有关的中央文件和国家的法规性文件；
❷有关权威性的理论论述；
❸关于事物现状和发展趋势的事实材料；
❹正反两方面的典型材料；
❺本部门、本系统的有关决议、规定的材料；
❻有关部门对该问题的讨论意见，包括不同意见。总之，要取得起草文件所需的理论依据、政策法规依据和事实依据。依据是文件的基础，依据越充分，文件就越具有权威性。
（三）撰拟。也称为拟稿、撰稿起草，是形成文件的直接步骤，也是撰制工作中的一个关键性的环节。在撰写提纲被认可以后，起草人员开始撰稿，集中进行公文构思，诉诸文字，具体处理文件的选定，格式的运用，主题的确立，观点的提出和论述，提法和分寸的推敲，材料的分析和提炼，结构的安排，语言的表达等等。写出初稿后，要认真地反复修改，以便形成正式的送审稿。不同种类的文件有不同的具体要求和写作方法，但是不论哪一类文件，都应当达到以下几项基本要求：
❶要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定；
❷要符合客观实际，符合工作规律。事实要真实可靠，数字要确实无误，结论要符合实际，办法要切实可行，有针对性地提出解决问题、指导工作的意见和措施；
❸条理要清楚，概念、判断、推理要准确，论理要合乎逻辑；
❹词章必须准确、严密、鲜明、生动，正确使用标点符号，合乎公文语言的特色和规范：文字精炼，简明扼要，通俗易懂，朴实无华，不用或少用形容性修饰语，忌用比喻、夸张等修辞手段，等等；
❺要符合保密和时效的要求。
初稿写成后，撰稿人要认真地反复修改，提高质量，以便形成正式送审稿。
（四）审核。由机关办公部门（秘书部门）或负责撰拟的政策研究部门、业务部门的负责人对送审稿进行审查，通常称为校稿，包括进行政策把关和文字把关，起到文稿的过滤作用。要求审核的主要内容有：
❶查有否与现行方针政策、法律法规相矛盾抵触；
❷查文件涉及的政策界限是否明确；
❸查办法、措施是否切实可行；
❹查文件处理程序是否合乎规定手续；
❺查文字表述是否合乎规范要求；
❻查文件体式是否合格。审核中，对文稿中一般性的错漏笔误等情况可直接修改，如需作大的修改时，审核者应附上具体意见退回撰稿部门修改，或由审核部门会同撰稿部门共同研究修改。文件的审核和修改往往要反复多次，尤其高层机关制定重要的大型文件，还要印发清样在一定范围内传阅和征求意见，进行综合修改，经多次审核，方能完稿。例如，《关于建国以来若干历史问题的决议》，起草过程历时一年又三个月，先后经过党内负责同志四千人和四十多人的两轮讨论，邓小平同志九次谈话，起草小组作了无数次修改，再由政治局扩大会议讨论修改，最后提交党的十一届六中全会通过。
（五）签发。对已经审核通过的完成稿，由发文机关领导人作最后审定，并签署印发；或者经相应的会议讨论通过，再由机关主要领导人签发。文稿一经签发，即成定稿，它是文件正式文本的依据。凡撰制涉及几个部门职权的文件，主办机关要主动与有关机关会商，取得一致意见后联合行文，联合行文必须经过几个相关的同级机关领导人会签，才能印发，否则，未经会签就印发，该文则无效。
（六）缮校。是指文件的缮印和校对。由打印人员负责缮印，办文人员要在送印文稿上标明字体型号和排版要求。校对时，一校由印刷厂负责，二校由办文人员负责，或者全部由办文人员负责校对。
（七）用印。文件一律加盖公章。上行文还应注明签发人。
（八）封发。是指将文件登记、装封和发出。要求做到及时和安全。
（九）归卷。机关撰制的文件发出后，并不意味着这项工作的结束，承办人还应根据立卷要求，将发文底稿与正式文件整理归卷。
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