档案数字化外包人员管理困境及对策研究

    方彦 徐清平

    摘要：档案数字化工作大规模开展的同时，催生了一批服务质量参差不齐的外包公司，也吸纳了众多的从业人员。本文以档案数字化外包人员管理为切入点，剖析档案数字化外包人员管理方面存在的困难，有针对性地提出有效措施来改善现状，以促进档案数字化行业的良性发展。

    关键词：档案数字化外包服务人员管理

    近年来，为整合数字档案资源，实现数字档案共享，全国各级各类档案馆（室）都将档案数字化作为重要工作来部署推进。众所周知，档案数字化属劳动密集型产业，人员管理的水平在一定程度上决定了档案数字化成果的质量。笔者通过调查问卷、访谈交流等形式调研了9家档案数字化外包公司，重点对人员的组成、工作情况及公司的管理制度、模式等进行调查，共收回有效问卷376份。现结合调研情况探析档案数字化外包人员管理方面存在的问题以及相关对策。一、档案数字化外包人员的管理困境

    调查中发现，当前档案数字化外包人员管理存在着诸多问题，折射出人员管理面临较为突出的矛盾，主要表现如下：

    （一）人员培训不到位与数字化岗位要求规范的矛盾

    档案数字化工作专业性较强，各加工环节关联紧密，对人员业务素质和公司管理水平都有较高的要求。为此，档案部门需要对外包人员进行比较系统、全面的培训，使其具备一定的档案基础知识和较强的数字化实操技能。但我们在调查中发现，外包人员基本上都是非档案相关专业的，缺乏必备的专业知识，且绝大多数员工都未曾有过相关从业经验。数据显示，全日制档案专业毕业生仅占4.8%，接受过档案专业培训并有证书的占30.8%，甚至还有11.8%的人员未经任何培训就仓促上岗。外包公司组织的培训时间短、教学简单，基本以安全、保密教育为主，更多的是由老员工教授一些基本的操作手法和注意事项，就放手让新员工边做边学。这类培训虽然能够使员工在较短时间内掌握操作技能，以最快的速度实现上岗上工，但严重地弱化了员工的档案意识和岗位责任的培养，致使其对数字化工作认识不到位，对规范要求把握得不准确，工作存在明显的机械性和被动性。这样的做法，不论是对员工的个人成长，还是对公司的人才储备都极为不利。

    （二）人员收入预期较高与数字化行业利润较低的矛盾

    档案数字化工作一般采用计件工资制，体现了多劳多得的激励机制。然而，在实际工作中，外包人员的薪资满意度普遍偏低。调查显示，有70%的员工认为薪资与工作要求不匹配，与其他行业相比存在明显偏低的情况；有49.1%的员工月薪处于2000～3000元区间；有65.2%的员工期望薪资能提高至3000～5000元的水平；有56.7%的员工认为福利待遇得不到保障，甚至还有一些规模较小的公司，为减少成本支出，未足额或未给员工缴纳“五险一金”。人员收入普遍较低的情况，积蓄着员工对收入增长的高预期。从业时间较短的员工，抱着学习和成长的心态，暂时能适应薪资较低的情况，但随着资历的积累和能力的提高，其希望薪资能达到适当水平的诉求是合理的，也是员工实现自身价值的直接体现。就目前来看，档案数字化行业狭小的利润空间使人员收入增长的预期较难实现。由于市场准入门槛低，许多档案数字化公司在开拓市场时，往往采取低价策略以争夺项目，不断压低应标价格，让本来不多的利润更加微薄。低价项目给了市场错误的价格指导，导致新项目预算金额越来越低，造成恶性循环。长期挣扎在利薄甚至亏本边缘的公司，在竭力压缩成本的同时不可避免地会伤害到员工的权益。

    （三）人员希望就业稳定与数字化项目周期间断的矛盾

    工作稳定才能获得稳定的收入来源，才能满足基本的衣食住行，这是人的生理需求。[1]绝大多数人往往希望能在相对长期且固定的地方工作，尽可能地减少搬迁所带来的不必要麻烦和时间上的浪费，尤其是档案数字化从业人员以女性为主，她们对所从事职业的长期稳定性有更大的期望值。调查中，有5年以上从事档案工作经验的仅占7.5%，却有65.5%的人员从业不足1年。究其缘由，很大程度上是由于财政预算决定了项目周期，也在某种程度上决定了员工的在岗时间。目前，绝大多数档案数字化项目都是分批次进行招标采购外包的，长的1～2年，短的几个月。每当项目开始时，为了降低成本、便于管理，外包公司会在项目所在地招聘当地员工，减少安排食宿等保障工作的成本，同时避免员工安全风险。当项目结束时，员工要么奔赴其他项目，甚至外地项目，要么选择离职。长期流动奔赴项目的工作模式，一定程度上违背了员工内心需要稳定环境的意愿，不愿承受的员工只好选择离职，这客观地导致了员工很難与公司保持长期的雇佣关系。他们的工作随着项目的开始而开始，结束而结束，经常性地出现“组建时蜂拥而上，结束时作鸟兽散”的怪现象。

    （四）人员职业认同感与档案行业职业获得感落差的矛盾

    鉴于档案数字化项目多在环境较好、条件较优的场馆进行，求职者直观印象普遍较好，很多人一开始甚至简单地认为就是“坐坐办公室、整理整理文件”。随着工作的逐步深入，部分员工的获得感明显达不到预期，档案行业的吸引力也随之减弱，其对档案职业的认知和评价会深刻影响员工的工作积极性、职业流动意愿和职业发展动力。[2]调查数据显示，超过35.3%的员工认为工作比较压抑；59.9%的员工对现状不满意。笔者在访谈中了解到，员工对档案行业的职业认同感降低主要源于三个因素：一是档案数字化工作管理严格。工作环境较为封闭，工作期间通信电子设备不允许带入场地，与外界缺乏足够沟通，会使人容易产生压抑感。加之平时工作内容比较枯燥，受家庭、生活等因素的影响，会使人逐步产生焦虑和厌烦的心理状态。二是许多数字化外包公司对员工心理健康关注不足，柔性的企业文化建设没有及时跟进，团建活动组织极少，缺乏必要的员工心理疏导，因而员工对公司缺乏信任感。三是档案数字化队伍中年轻人所占的比重较大，性格较为激进，如果缺乏正确的引导，容易在现实差距中积累消极心态，并在其与同事的沟通中加速情绪的扩散，以至负面能量超过正向激励，给繁重的工作带来更大的怠倦感，致使职业认同感偏差。

    二、加强档案数字化外包人员管理的主要对策

    针对以上问题，要真正重视数字化外包人员的利益，给予他们更多的理解和帮助；需集众力，从多层次采取有效措施，逐步消除影响数字化外包队伍稳定的不利因素，建议可施行以下对策。

    （一）建立职业考核体系，提高外包人员专业水平

    为有效提升外包人员的专业水平，不仅外包公司要强化人员岗位技能培训，开展系统全面的入职人员岗前培训，适时组织在职人员技能更新培训，通过集中授课、实例操作、以老带新等多种方式促进人员的业务学习和技能提升。在此基础上，还要建立档案人员职业资质考核評级机制，为外包人员提升综合素质和开展继续教育搭建通道。在2018年的全国两会上，全国政协委员、国家档案局局长李明华提交了关于设置档案职业资格的提案，建议将其作为水平评价类职业资格纳入《国家职业资格目录》，并建立档案职业资格全国统一考试制度。[3]为了践行这一提案，2019年福建省档案局与福建省人力和社会保障厅协商确定新增档案管理员技能工种，设置初级工、中级工、高级工和技师4个等级岗位，并明确了与档案部门业务往来的档案外包服务机构人员也可以参加考核。笔者认为，实施等级岗位考核机制的作用主要表现在两个方面：第一，通过考核机制让员工进一步明晰自身评价，了解自身优势和不足，明确成长目标，便于对未来发展做合理规划。第二，考核机制可作为企业对员工客观评价的重要依据。考核结果一定程度上反映了员工的履职能力，公司可根据等级调整员工职务，兑现相应的待遇水平，从而拓宽员工职务发展空间，留住优秀人才。

    （二）加强职工权益保障，提高外包人员薪资待遇

    留人先留心，要想留住档案数字化外包人员的“心”，首先就要做好权益保障工作，切实提高他们的薪资待遇。从外包公司来看，一方面，要加强用工成本核算，根据实际工作要求和生产条件，测算每个工序的单位产出量，给出合理的计件标准、工资基数和奖惩方式，制定科学的薪资制度；另一方面，要帮助员工足额缴纳“五险一金”，按时发放工资和津贴，执行职工带薪年休假制度，落实安全生产权利和工作环境指标，合理组织与员工身心有益的团建活动等。同时，外包公司还要结合工会组织、员工辞职自由和员工雇佣歧视等方面来加强员工权益的保障。从档案数字化实施单位来看，要适度保持外包公司在项目上的利润空间，这样才能从根本上保证外包公司不会因压缩成本而伤害员工权益。要减少低价竞争带来的不利影响，在编制项目预算时，档案数字化外包公司需根据项目的实际工作内容和区域发展水平，采取差异化预算方式，使项目利润保持在市场合理区间。在采购方式选择上，档案部门要尽量避免“最低价者得”的模式，建议采用“综合评分”的招标方式，降低价格因素对采购结果的影响比重，使管理规范的公司能够在竞争中发挥优势，这样既可以稳定员工队伍、提升成果质量，又能够保障财政绩效的落实。

    （三）实施评价定点机制，力求外包人员稳定从业

    近年来，有关部门先后出台了档案外包服务机构备案、国家保密载体印制资质等约束档案外包服务的规定。2016年中国档案学会新修订了《档案数字化加工服务定点企业资格评审办法》，外包公司通过获得档案数字化加工服务定点企业资质，就可拥有被中国档案学会向有关档案部门推荐的资格。申请材料中明确要求从企业规模、职工社保、人员队伍、软硬件设施、合同履约、服务质量、社会公益等方面来评价认定，为市场选择服务时提供参考。档案数字化外包公司的评价、定点机制的引入，一方面规范了档案数字化外包服务行业，一定程度上使其重视员工的合法权益，为员工提供稳定的工作环境，消除员工对项目结束后工作去向的担忧；另一方面降低或者排除了一些管理不规范、不能保障员工合法权益的公司进驻开展服务的可能，倒逼各家外包公司往规模大、资质好的方向发展，促使其尽可能地保证人员的素质和稳定性。

    （四）弘扬档案工匠精神，提升外包人员职业认同感

    2016年3月，“工匠精神”被写入政府工作报告。2018年丁薛祥同志在国家档案局调研时指出：“档案工作是需要弘扬‘工匠精神的工作，也是能够培育专家、造就大师的工作。”为响应号召，2019年福建省档案局组织开展了全省首届档案工匠评选活动，专门把档案外包服务公司人员列入表彰对象，形成了学习工匠、崇尚工匠、争当工匠的良好氛围，大大增强了他们的职业认同感和荣誉感。档案数字化项目作为目前各级各类档案馆（室）的重要业务，加强档案工匠精神的宣传和引导显得尤为重要。特别是档案数字化外包人员，其日常工作就是与档案实体打交道，却很少接受系统的档案学教育，档案意识比较薄弱，大力宣传档案工匠精神，有助于他们了解档案工作，加强对档案工作的情感认识，增强对档案工作的责任感和使命感。同时，外包公司还可以利用档案工匠评选活动的契机，结合日常绩效，向工作细致、档案意识强的人员授予相应的荣誉称号，给予一定的物质奖励，进而激发全体人员的工作热情，提升职业认同感。三、结语

    档案数字化外包人员的管理是档案数字化成果质量的决定性因子。为此，我们要加强档案数字化外包人员管理的研究。这样不仅有利于提高我们对相关从业人员的认知和尊重，也有利于各部门采取更加科学有效的管理方式，进而促进档案数字化工作更好、更快地发展。

    参考文献：

    [1]邵康华，廖建侨，Mohsin Bashir.基于ERG理论的工作幸福感激励模型[J].现代管理，2013（3）：108-112.

    [2]徐拥军，闫静.中国新上岗专职档案人员职业认同和职业满意度调查研究[J].档案学研究，2017（1）：84-92.

    [3]继卫.档案职业论[J].档案天地，2018（9）：1.

    作者单位：福建省档案馆