基于服务组件的电子文件管理系统的对策研究

    摘要：电子文件管理系统是实现电子文件科学管理和有效利用的重要工具和平台，基于面向服务架构的理念，可以把电子文件管理系统理解为由满足电子文件各项管理功能的服务组件所构成的集合，即电子文件管理服务组件库，并在此基础上，以服务组件的方式描述和定义电子文件管理功能。在电子文件管理实践中应用服务组件还面临国家层面、机构层面的诸多挑战。

    关键词：电子文件文件管理服务组件电子文件管理系统

    电子文件管理系统（Electronic Records Manage ment System，ERMS）是实现电子文件科学管理和有效利用的重要工具和平台，要保证电子文件的真实性、完整性和可用性，必须构建功能完备的ERMS，并在电子文件的整个生命周期内将其纳入到系统中统一管理。

    一、ERMS概念

    现有对ERMS的定义，无论是相关学术研究，[1][2]还是标准规范，[3][4][5]均是从两个方面进行界定。一方面，ERMS是一种专门的、独立的计算机软件系统（信息系统），这是其属类；另一方面，ERMS与其他软件系统或信息系统的区别，是其功能的特殊性，即实现电子文件的管理功能。这些定义的共同点均是将ERMS视为独立的计算机软件系统，而这正是目前对ERMS界定的不足之处。由于电子文件的保管主体经历了从业务部门到机构档案保管部门（档案室）、再到永久保管机构（档案馆）的变迁过程，对电子文件实施管理的软件系统在功能及实现上存在很大差异。因此无法将电子文件纳入到一个统一的系统中进行管理，很难实现电子文件的全程统一管理，使得电子文件的真实性、完整性面临极大风险。要保证不同系统之间的无缝链接，又存在文件格式标准、互操作等方面困难，即使能够实现，也要付出很大的成本。

    事实上，对电子文件管理系统的定义面临着一个两难的境地。一方面，实现电子文件科学管理的最佳方式是将其作为一个连续地统一体纳入到一个统一的系统中进行管理；另一方面，由于保管主体和功能的不同，电子文件又必须处于不同的管理系统中。面向服务架构（Service Oriented Architecture，SOA）则为解决这一困境提供了可能。在SOA架构下，以服务组件形式出现的業务逻辑可以被共享、重用和配置，应用系统中不同功能单元（称为服务）通过服务之间定义良好的接口和契约联系起来，这样构建在各种这样的系统中的服务可以以一种统一和通用的方式进行交互。基于SOA的理念，电子文件管理功能可以通过服务的方式加以描述和定义，以组件的形式实现，任何具备电子文件管理功能的应用系统均可通过服务组件装配的方式在应用系统中实现电子文件管理功能。因此，ERMS可以不必再是一个独立的计算机应用系统，而是由满足电子文件各项管理功能的服务组件所构成的集合，即电子文件管理服务组件库。

    二、ERMS功能需求

    SOA为描述电子文件管理功能要求提供了新的思路。基于服务的思想，可以重构电子文件的管理流程，将电子文件整个生命周期内的管理功能分解为若干独立的服务，并以服务组件的方式加以描述和定义，即通过电子文件管理服务组件来表述ERMS的功能要求。可以从现有的ERMS功能需求标准和规范入手，分析和确定电子文件管理服务的构成。

    美国《电子文件管理软件应用系统设计标准》（DOD 5015.2-STD）、国际档案理事会的《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》（ICA-Req）以及我国《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）均对电子文件管理系统要求做出了具体规定。此外，美国的文件管理服务组件（Records Manage？ ment Service Component，RMSC）和欧盟的MoReq2010均是以服务的方式描述电子文件管理的功能。根据上述标准和规范所确定的电子文件管理功能要求，结合我国档案管理实际，笔者认为电子文件管理功能可以由以下7个服务组件构成。

    捕获：按照既定要求将电子文件及其元数据纳入ERMS加以管理的过程，也是在ERMS中创建一份电子文件的活动。

    组卷：将具有内在联系或具有相同业务背景的电子文件聚集成一个整体进行管理。

    分类：依据分类方案对电子文件进行标识的过程，通过分类可以有效地揭示文件之间、文件与其业务背景之间的有机联系，并能够以类为单位，对电子文件实施不同的管理行为。

    处置：在电子文件鉴定之后，根据鉴定结果，即根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作，如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。

    检索：按照用户指定的参数，定位、利用和查看系统资源（包括类目、文件等实体及其元数据）。

    访问控制：一是设置用户和用户组，为不同的用户设置不同的访问权限；二是设置文件及案卷的访问等级，即文件和案卷可以被哪些用户或用户组访问。

    统计报表：对ERMS中所有电子文件及其管理的分析和描述报告，即运用多种多样的统计技术和方法，通过图、表、册以及数字的形式描述和分析ERMS的状态和趋势。

    三、挑战与对策

    要将电子文件生命周期内的管理功能进行分解，以服务组件的方式进行描述和定义，并为不同机构和不同应用系统提供复用，面临诸多挑战。

    首先，缺乏国家层面的面向服务架构的处理模型和目标模型。面向服务架构的显著特性是能够在不同机构和不同系统之间实现复用，电子文件管理功能若以能够复用的服务组件来实现，则这些服务组件必须依赖于一个服务可发现的、可靠的、可维护的，并且能够监控的环境，也就是说需要一个支持服务组件开发和实施的支撑环境，而且这一环境还要能够支持服务组件在不同等级的复用。因此必须在国家电子文件管理战略中实现电子文件管理服务组件的构建、管理和实施，构建面向服务架构的电子文件管理服务组件处理模型和目标模型。只有制定电子文件管理服务组件的统一模型，完善电子文件服务组件的登记注册机制，制定合理的电子文件管理服务组件供给与消费机制，才能真正发挥电子文件管理服务组件的优势，将我国ERMS的建设带入良性发展之路。

    其次，缺乏机构层面的对实施面向服务架构的理解和经验。尽管面向服务架构的理论研究已经相当成熟，但在机构中的应用却并不多见，基本上没有把面向服务架构的理论和方法应用到电子文件管理系统的开发和设计中。机构必须充分认识服务组件在电子文件管理系统，以及包含文件管理功能的整个业务系统架构中的重要作用，并采取必要的改进措施，以充分发挥服务组件在电子文件管理中的作用。一是管理流程与策略的改进，保证可复用服务组件的积累、共享和复用。在系统的可行性分析阶段，整个系统需要与现有的方案比较，以确定哪些服务组件可以复用。在设计阶段，所有新开发的服务组件需要评估，以确保其是可复用的。在实施阶段，任何对复用的服务组件所作的更改都必须使其更易于复用。在维护阶段，需要对所复用的服务组件进行评估，以确保这些服务组件的更新版本已公布，并采取措施以适应这些更新。二是机构文化的改进，即鼓励和激励复用技术的使用，使得每个人在解决问题时首先想到的是复用。复用文化有两个主要需求，即高层领导支持和激励机制。机构的高层领导应当鼓励和肯定员工在解决问题时优先考虑复用，建立合适的激励机制，对于发布服务组件或高频率使用复用以加快这种文化转变的员工和做法给予奖励。

    第三，缺乏服务组件管理，特别是实施后跨机构的服务管理。要实现服务组件的有效应用和管理，必须加强复用工具建设，包括注册、组件库等，用于发现和追踪可复用的服务组件。注册是建立数据库允许使用者查找已知的服务组件并评估其提供的功能。组件库是替代的工具，通过存储服务组件本身的拷贝，提供注册的检索能力。例如美國的Core.gov是联邦服务组件注册处，所有基于服务组件架构的服务组件均可在此注册。另外需要对电子文件管理功能进行分解，并建立服务参考模型。通过建立电子文件管理服务模型，为服务组件的设计和开发提供依据，并为不同机构在设计和开发ERMS时提供复用。

    将SOA技术与电子文件管理相结合，把ERMS理解为电子文件管理服务组件库，通过服务组件来描述电子文件管理功能，可以使得不同系统中的电子文件管理功能遵循相同的标准和规范，实现不同系统的互操作，为电子文件的集中统一管理和信息共享提供技术上的保证。而电子文件管理服务组件的复用性，可以低成本高效率地开发电子文件管理应用软件，将会在实践中得到充分地应用。

    注释与参考文献：

    [1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：1-2.

    [2]于丽娟.电子文件管理系统初探[J].浙江档案， 2001（9）：36-37.

    [3]中华人民共和国国家质量监督检验检疫局，中国国家标准化管理委员会.电子文件管理系统通用功能要求[S].中国，2012.

    [4]Department of Defence. Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard[S]. 2007.

    [5] International Council on Archives and Australasian Digital Records Initiative， Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments–Module 2： Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems， 2008， published at www.ica.org.

    [6]刘洪，王凤娇.组件技术及其在电子文件管理中的应用研究[J].档案学通讯， 2014（5）：59-62.

    [7]郭晋伟. SOA架构的管理信息系统设计与实现[D].中国科学院研究生院，2006.

    [8]Barbara Reed. Service-oriented architectures and recordkeeping. Records Management Journal， 2010， Vol 20（1）：124-137.