如何加强档案管理
王美庆
中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）5-121-01
摘 要 档案是能够记录一个单位发展历程的宝贵历史资料，对今后的发展具有重要的参考价值，而且档案具有唯一性、不可逆性，一旦造成了损失就是不可挽回的，所以每个单位都要将档案管理作为一项重点工作来抓，确保档案管理规范有序，现结合我在单位工作中的多年档案管理经验，对如何加强档案管理谈一下自己粗浅的看法。
关键词 加强 档案管理 培养 重视
一、档案管理中存在的问题
（一）领导不重视
很多单位或多或少存在不重视档案管理的情况，有的单位没有独立的档案管理室，存在档案和其他物品混合存在在一起的情况，将档案视为一般物品，存放不规范；有的单位档案管理员的安排存在很大的随意性和不确定性，经常会将一些岁数较大临近退休的同志以照顾为名安排到档案管理岗位上来，使单位的档案管理处在较为尴尬的境地；有的单位不舍得在档案管理中投入资金，对相应资金能省就省，能将就就将就，档案管理相应物品配置不齐全，原有物品老化等问题。
（二）档案管理人员不专业
目前，较多单位的档案管理员没有受到过专业培训，甚至有的单位没有专职的档案管理员，由其他科室的科员兼任，这样兼职人员工作中以业务工作为主，对档案工作不加以学习研究，就会出现面对档案管理中出现的问题束手无策，无法解决的情况。
（三）档案管理制度不健全
一些单位没有独立的档案管理制度，档案归档、装订、借阅等工作混乱无序，经常会出现分类不明确，装订顺序混乱，借阅档案不按时归还等现象。
以上方面的问题导致了这些单位档案管理员流动较快，存在交接频繁、业务不熟练、档案管理不规范等诸多不稳定情况，久而久之就会造成档案缺失这样的重大问题，使档案管理对单位的发展起不到应有的作用。
二、解决措施
（一）提高对档案管理的重视程度
要解决这类问题，必须要从领导层人员思想上加强对档案管理的重视程度，真正认识到档案管理对单位发展的重要意义，在单位中设置独立的档案管理员岗位，加强资金投入力度，按照标准配置齐全档案管理的硬件措施，同时组织制定完善单位的档案管理制度，对档案的归档、借阅等作出明确规定，并严格执行。
（二）培养专业的档案管理人员
檔案管理是单位工作中的一个重要岗位，应当聘用由专业档案管理经验的人员从事该工作，每年将招聘档案管理人员纳入整体聘用指标，按照一定比例聘用档案管理人员，充实到档案管理岗位上去，同时对已经在岗的人员要持续抓好培训工作，单位定期组织培训，及时参加档案部门组织的各项培训，条件允许的情况下也可以组织参加档案管理人员到高校等机构接受专业教育，及时了解档案管理的最新方式方法，与先进的工作方法相接轨。同时明确对档案管理人员的考核措施，将档案管理考核纳入到年度考核中，与年度评先树优有机结合起来，提高档案管理人员的责任心和积极性。
这样做可以确保档案管理的连续性，同时规范档案的整理、归档、查阅等各个方面，进而提高档案管理整体水平，能够更加有效的为单位其他业务发展提供服务。
（三）细化档案管理各项工作措施
加强档案管理，细节措施一定做做到位，分类归档、装订、查阅等各个方面必须细致完善，确保档案管理规范、有序，也确保从源头上杜绝纰漏的出现。
1.归档。档案归档首先要按照年度进行区分，然后按照档案的重要程度将档案分成永久、定期两个类型。
永久型档案顾名思义是需要单位永久保存的文件，主要包括单位的各项重要文件等。该类档案需要单独整理，永久存放，以备查阅。
定期型档案是指单位的一般性业务文件，保存时限可以分为30年10年两种。
存档文件按照时限分开类别后，再按照规章制度、举办重大会议、活动的文件资料、单位机构演变、人事变动情况、重大问题的申请、批复、签订的合同等进行分类，同一类型的文件归置到一起。
2.装订。待存档的文件整理完毕后，需要将文件统一装订，并书写档案封皮、打印档案目录，档案封皮书写要用黑色碳素笔，避免存档时间长久后褪色，档案目录的打印要细致规范，页码目录与文件编码一致，确保档案查阅时方便快捷。
3.存档。文件装订成档案之后，要统一移交到档案室管理。档案室必须单独配置，设置好消防安全设置，不得与其他物品混用，存档时按照永久、定期的方案类型分别存放到不同的档案柜中，档案柜和档案室的钥匙由档案管理员保存，其他人员不得私自进入档案室。
4.查阅。需要查阅档案的人员，需要取得单位领导的批准后，由档案管理员陪同进入档案室查阅档案，档案需要借阅的，要做好登记，注明借阅人、借阅档案名称、借阅时限等，节约时限到期未归还的档案管理员要将档案追回。
三、结语
随着单位业务迅速推进，档案管理工作的重要性越来越突出，大家这都能够逐步的认识到这一点，因此，在档案管理工作中，更加需要我们对这项工作充满热情，始终以高度的责任感和饱满的积极性来开展，同时在工作中，也要不断解放思想、开拓思路，及时的走出去，多向有先进管理经验的地区和人员学习，不断健全档案管理制度，充实自己的业务水平，使档案管理为单位的业务发展提供保障。
