信息化工程档案评审要点分析

武秋实+陈鹏飞
随着金教工程的逐渐深入,众多子项目纷纷立项。各个子项目都提交了需求规格说明书和实施方案等大量的相关文档,监理人员面临着巨大的审核压力。
在赛迪监理与教育部教育管理信息中心同事的相互配合下,金教工程已经形成了《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》等较为系统的对于文档的要求,明确提出了承建单位需要提交的文档,以及这些文档所应遵守的规范。
但是,这些规范内容较多,在巨大的文档审核压力下,监理人员难以严格按照规范的逐条要求,对文档进行评审。同时,金教工程已经进行了顶层设计,并引进了总集成,很多子项目已经完工,这对新立项的子项目提出了很多新的要求,也要求监理单位在评审工作上需要添加新的关注点。
因此,本文拟将文档评审的要点进行梳理和浓缩,方便监理人员在评审时参阅;同时将赛迪监理进行文档审核的经验进行总结和提炼,完善监理工作的方法论;既方便信息工程监理从业者进行交流,又可以对新员工就信息工程档案审核进行初步培训。
一、规范性
《计算机软件文档编制规范》、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》等相关文件,对金教工程文档的规范性进行了严格的要求。
规范性是文本的外型美观大方,文字及图片等内容格式工整,用语规范,编号一致。同时,金教工程的各文档应遵循统一的规范性要求。
规范性是判断一篇文档是否合格的基本要求,也是关系到文档能否通过专家评审的重要事情。对于不合乎规范性的文档,监理人员应直接发回厂商处进行修改,合格后再进行其他方面的评审。在评审时,可以从以下四个方面来着重审核文档的规范性。
第一,封面和书脊的制作。文档的版本信息是值得监理人员注意的内容。文档编制单位在形成文档初稿时版本号定义为V0.1;在文档提交评审之前,文档编制单位内部版本号应控制在V1.0以下;在文档提交评审时,文档版本号升级为V1.0;在评审后,进行文档修改过程中,版本号应控制在V2.0以下;在文档修改完成形成正式稿时,版本号确定为V2.0。
第二,内页的制作。《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》已对页眉、页脚、标题、正文、图表等方面的格式进行了明确的要求。在此着重强调图表的编号和正文的格式。部分厂商在所提交的文档中,图片粘贴随意,不注重图片的编号和格式,常常造成某些图片没有编号,或者图片所在的段落格式混乱,缺少标点符号。还有些文档,正文中部分内容是粘贴过来的,格式上不符合要求,甚至保留着网页的格式。这是在格式方面常见的两个错误,需要监理人员格外注意。
第三,文档的用语。首先,检查厂商所使用的语言和表达方式与读者是否相应。给领导阅读的报告,表达方式以图表等形式为宜,分析应尽量详尽,少使用专业性较强的词汇;给技术人员的设计说明等报告,则可以使用简约的描述和专业性词汇。其次,检查文档中口语化的语言,建议厂商替换为书面语言。
第四,文档的编号和符号。首先,检查文档的档号,是否能够标识文档的分类,序号是否连续。其次,检查文档内部的章节编号,章节编号不能重复;同时应具有适当的分节,能够体现文章的结构性。如整篇文档只有第一章,则在编号上需要重新调整。
二、逻辑性
逻辑性可以概括为内容不重不漏,说理层层深入,结构条理清晰,表达顺情合理。
文档的逻辑性直接影响着读者的理解,关系到厂商能否清晰表达思想,以及能否让人信服。IT从业人士多为理工科出身,往往具有较强的技术能力而欠缺文字功底和表达技巧,导致厂商和业主单位之间的沟通障碍。因此,在文档的逻辑性方面给予点评和指正,是监理人员不可推卸的责任,也是文档评审工作中最具有挑战性的部分。
评审文档的逻辑性,可以从以下四个方面着手。
第一,文档内容是否全面。《计算机软件文档编制规范》等相关文件中,明确规定了信息系统全生命周期需要提交哪些文档,并且给出了每个文档的模板,对每个文档中需要提交的内容进行了明确的规定,监理人员可以根据相应规范,检查厂商的文档在内容上是否全面。如《需求规格说明书》,是否覆盖了功能需求、性能需求、安全性需求、接口需求、界面需求、可追踪性需求等各个方面。
第二,文档内容是否重复。文档重复性的审核,体现在两个方面:一是注意审核每篇文档中,不同章节之间是否存在内容重复。二是不同文档间,是否存在内容重复或者相互参考,尽量避免读一篇文档时需要参考另一篇文档。部分入行较浅的从业人员,对项目的某些概念或内涵理解不够深入,或者对用户的需求把握不足,难以与操作联系到一起,体现在文档中就容易出现内容重复。因此面对新手提交的文档,尤其需要注意这方面的审核。
第三,文档结构是否清晰。文档的结构应遵循人的思维规律,对背景信息和思考过程进行充分介绍,使读者能够获得相同的思考过程,从而认同作者的结论,我们称之为层层深入。因此在评审的过程中,应注意厂商的思路是否清晰,是否存在论证与结论混杂在一起,令人难以阅读的情况。
埃森哲在中煤集团MIS的实施方案中,第一章描述系统的建设目标;第二章由建设目标推演出系统的建设范围、工作内容和工期;第三章根据工作内容和工期等内容,制定了项目的进度计划、人员计划、采购计划和变更计划等内容;第四章进一步明确了项目的质量措施、沟通措施、风险管理措施等内容,随后依次说明了项目交付物、验收方式和上线支持等事宜。整篇文档可谓层层深入,条理清晰。
而笔者曾经评审的某篇实施方案中,则先提出项目的施工计划等内容,而后一边对项目的背景信息进行介绍,一边说明工作内容,令人难以领会其思路。
第四,文档是否合乎情理。在逻辑性评审中,也应注意文档是否存在语言上逻辑不通,标题和内容不匹配等错误,使文档合乎情理。
由于信息系统项目是具有创造性的脑力劳动,因此在逻辑性的评审中,也允许文档存在较大的灵活性。文档的表现形式,可以用自然语言,也可以用图表和代码等语言;章节和条目可以按照项目的实际情况进行扩张与缩并;由于相关文档的配合,文档的详细程度可以进行调整;文档也可以保留一定的扩展内容,在后续文档中进行体现。(GB8567-2006计算机软件文档编制规范)
三、科学性
科学性是指文档所使用的支撑理论、技术方法、相关数据既尊重客观规律,又符合项目的实际情况,能够指导项目建设。
科学性是编写项目文档存在的意义,任何厂商撰写的任何文档,都是为了顺利地完成项目。没有科学性,文档便失去了用途。
评价文档的科学性,赛迪监理通过经验总结认为可以从如下几点着手:
第一,内容是否有理论基础。作为国家级重大项目,金教工程的文档中所阐述的内容,应当依据相关理论提出,而非凭空想象。若文档中的内容有理论基础,则应关注该理论是否被业内认可。
第二,结论是否有分析或数据支撑。文档中的结论性文字,需要有相关的分析或者数据作为支撑。如果有相应支撑,则应关注,其分析是否合乎逻辑,数据来源是否可靠,需要计算的结论是否进行了计算验证。
第三,技术与工具是否满足先进性与成熟性。在金教工程所使用的技术中,不论是软件开发技术、集成技术,还是硬件架构技术、项目管理技术,都应注意先进性与成熟性的统一。一方面,确保所采用的技术成熟,能够实现所需功能而且风险低;另一方面,确保技术在较长时间内不会被替代,具有适当的扩展维护性,可以节省升级换代的费用。
第四,在非技术层面是否符合金教工程的统一规划和设计。金教工程具有详尽的顶层规划和设计,在文档的评审中,应注意文档是否符合这些要求;首先,审核文档是否符合两级建设、五级应用的原则:其次,审核系统间的功能是否重复,是否能覆盖不同的需求重点;再次,审核系统能否与其他系统兼容,是否具有接口,能与其他系统进行数据交换;然后,审核系统在进度、质量、安全性等方面是否满足金教工程的要求;然后,审核按照该文档的方案是否充分利用了原有资源;最后,审核该文档的方案和计划,在管理实践中能否实现。
参考文献:
[1]国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].DA/T 28—2002.
[2]国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法[S].档发[2008]3号.
[3]计算机软件文档编制规范[S]. GB8567-2006.
[4]电子文件归档与管理规范[S]. GB/T 18894—2002.
[5]教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求[S]. JYFJ-CZZN-XMWDGF-001.
(编辑:王晓明)
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