提升高校干部人事档案利用工作水平的途径

    洪涓

    摘 要：高校干部人事档案管理是高校管理的一个分支，也是人事工作的一个重要组成部分。高校干部人事档案是人事部门了解人、任用人的主要信息来源。人事档案较全面、公正、客观地反映每个人、每个阶段的德、才、勤、绩、查阅人事档案既能了解其长，也能了解其短，既能了解过去，也能了解现在，对合理选人用人具有可靠的依据参考。同时，它具有很强的凭证价值，能为落实政策、调整工资、考察任免、晋升、外调、培训、入党、出国和确定或更正有些同志参加工作时间提供详细可靠的依据。因此，高校干部人事档案管理的最终目的就体现在对档案的利用上。

    关键词：高校干部；人事档案

    1 强化各层面对干部人事档案利用工作的认识与重视

    为了更好地开发和利用高校干部人事档案，高校务必要首先从认识和观念上强化和提升全校各个部门和师生对干部人事档案工作的知晓和重视。

    （一）要提高各级领导的认识

    随着《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》的深入贯彻执行，学校各级领导对干部人事档案工作的重视与支持也在逐渐加强。那么如何重视，在哪些方面支持，是摆在各级领导面前的一项重要工作。

    （1）转变观念，正确认识干部人事档案工作

    当前高校干部人事档案的管理模式与方式，管理理念已经随着时代的发展，发生诸多的变化，带来诸多新的诉求和挑战。这些都需要高校领导干部要主动了解高校干部人事档案的发展现状和存在的问题，不断学习现代档案管理的专业知识和相关法律法规，积极掌握现代化的档案信息化管理技能。

    （2）积极创造条件，为干部人事档案部门创造良好的工作环境

    高校干部人事档案工作事关学校全局发展 ，关系到学校领导组织的发展，因此，学校主管领导应该从多视角多方面着手，将学校干部人事档案的建设发展纳入学校日常工作应该重视的范畴；带头协调好学校干部人事档案部门与其它部门的关系，积极争取学校各个部门对高校干部人事档案的重视和关心支持；从职称、待遇、工作条件等方面，积极关心高校干部人事档案管理工作人员的成长发展。

    （二）全力提高干部人事档案管理工作人员的各种档案意识

    鉴于高校现代化和国际化信息化发展，高校服务社会的需要，高校干部人事档案管理工作人员务必要从自身档案工作意识、工作能力和工作精神等方面全力提升自己。

    （1）强化政治意识，把握好必要的政治性工作原则。这就要求高校干部人事档案管理工作人员应该抱着对党和人民负责的态度，以社会主义核心价值观为引领，构建自己科学的、健康的人生观、世界观、价值观，依照干部人事档案管理法律法规和具体的政策要求，调整好自己的工作心态，以热情和饱满的精神投入到高校干部人事档案管理的各个环节，提供工作绩效。

    （2）牢固树立责任意识，力求实事求是与求真务实。这就要求高校干部人事档案工作人员树立要不断强化自己的责任意识和责任精神，因为高校干部人事档案管理工作事关党的干部成长，事关党的教育事业和组织的发展。为此，高校干部人事档案工作务必要对历史要负责，要对党和学校负责，对高校干部负责。

    （3）强化法制意识，依法管理高校干部人事档案。这就要求高校干部人事档案管理者认真学习和贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，切实增强依法治档的自觉性；同时，高校干部人事档案工作人员还要坚持学习和把握干部档案的管理工作办法，推动高校干部人事档案工作的各个环节制度化运行。

    （4）强化自身的大服务观念，务必做到高校干部人事档案工作力求精益求精。这就要求高校干部人事档案工作者要甘于奉献和甘于寂寞，及时更新自己的档案管理水平和不断丰富自己的档案专业知识，不断学习现代化的档案管理知识，提高自己服务的知识基础和能力基础；要拓展干部人事档案有效利用的范围；及时进行整理、编目，方便单位领导和上级组织人事部门调阅。

    （三）要提高全体公民对干部人事档案工作的认识。

    高校干部人事档案部门要充分利用新旧媒体，大力开展干部人事档案管理工作的宣传，在高校中努力营造一种大家都关心与支持高校干部人事档案管理工作部门的良好气氛和环境，努力提升全校广大干部教职工对干部人事档案工作的认识；同时，高校应通过举办一系列与干部人事档案相关的校园文化活动，走近大众，吸引大家参与，引起全校干部和师生重视高校干部人事档案，以此提高高校干部人事档案的知晓度和利用度。

    2 扎实做好高校干部人事档案的基础工作，提供优质服务

    高校除了在认识和观念上强化全校各个部门和各类人员对高校干部人事档案工作的知晓和重视，更为重要的是要努力落实到高校干部人事档案工作运行的实际过程中，具体应该做好以下工作：

    （1）材料收集上，要做到及时、完整和有效。这就要求高校干部人事档案管理工作人员根据干部人事档案材料的源头，采用多种方式做好全面的收集工作，打好高校干部人事档案建设的基础工作。

    （2）在材料的归档上，要做到科学鉴别与科学化归类整理。这就要求高校干部人事档案管理工作人员在既有的干部人事档案材料基础上，及时整理新的干部人事档案资料，利用现代信息技术手段，做好编目和入库工作，力求纲目分明，便于准确查找。

    （3）档案管理上，做到科学化和规范化，推动服务优质化。这就要求干部人事档案的科学管理要有档案员的责任心和相应的物质条件保证，建立科学管理的秩序及有关规章制度，推行岗位责任制与实行目标管理，使管理工作有科学的程式与依据。

    3 提升高校干部人事档案服务利用工作水平的途径

    在提升认识和加强档案建设的基础工作上，高校干部人事档案工作要不断根据时代的发展和档案的发展，努力拓展干部人事档案利用开发的途径。

    （一）与时俱进，更新观念。这就要求高校干部人事档案工作人员务必要及时把握大众对干部人事档案的需求，为全社会提供档案信息的有效利用，建构方便人民群众的档案利用体系；努力转变观念，强化服务宗旨，通过建立档案服务管理模式及强化人才培养等多种方式，不断提高高校干部人事档案的服务水平。

    （二）面向社会与公民个人，转变服务观念。这就要求高校干部人事档案工作人员始终牢记服务是自己工作的最终目的，尽可能使用现代信息技术，不断拓展服务领域和服务范围，为各项工作服务。

    （三）充分利用现代信息技术，不断推动高校干部人事档案管理自动化和信息化发展。

    （1）学校层面应该从经费上加大投入，不断购买配备先进的档案管理技术设备，引进国外先进档案管理技术和经验，建立一套完整健全的网络信息管理系统，提高人事档案信息化管理工作的效率。

    （2）从档案资源的标准化建设上 ，不断推动干部人事档案信息资源的数字化和国际化建设。这就要求高校干部人事档案管理部门要积极学习西方发达的人事档案信息化系统，建立全国范围的人事档案信息数据库，实现人事档案信息资源的数据化，力求档案信息共享化。

    （3）注重高校干部人事档案信息的安全。这就要求档案管理部门采取严密地安全保护措施，做到严格执法，确保人事档案信息的真实性；提高档案管理人员的政治素养、管理能力以及现代网络办公能力，对人事档案信息进行及时备案，明确档案信息数据库的使用权限，严格按照规章制度办事。

    （4）全力提高高校干部人事档案管理工作的现代化服务水平。这就要求利用计算机技术将档案的文字、图像、声音、视频等信息资料进行数字化和标准化处理，通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流，从而提高高校干部人事档案管理工作的服务水平。

    总之，高校干部人事档案管理利用工作是一项非常重要而系统复杂的工作，需要各个部门的协作和支持。目前最重要的是要高校要认识、宣传、制度建设、经费人员等上全力构建起高校干部人事档案开发利用的长效机制，从而推动高校干部人事档案管理工作可持续发展。

    参考文献：

    [1]陈蕙兰.高校干部人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].江西技术师范学院学报，2010（5）.

    [2]贺未英.新时期高校干部人事档案利用探析[J].韶关学院学报，2007（9）.