新常态下高校档案工作发展研究
方琼
[摘 要]档案是高校科学管理和开拓创新的一项重要基础性工作，但面对新常态新要求，高校档案工作存在一些亟待解决的问题，需要通过创新管理体制，释放办学活力，创新运行机制，促进内涵发展来解决，这对于深化教育改革、发挥高校优势、提升管理水平具有十分深远的意义。
[关键词]新常态；高校；档案
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2016）09-0183-02
中国高等教育坚持为社会主义现代化建设服务、为人民服务的方向，肩负着学习研究宣传马克思主义，培育和弘扬社会主义核心价值观，为实现中华民族伟大复兴的中国梦提供人才保障和智力支持的重要任务。高校档案作为高校科学管理和开拓创新的一项重要基础性工作，是中国特色社会主义档案事业的重要组成部分，是高校的法定职责和重要使命，具有记录高校办学活动、彰显高校学科特色、维护高校合法权益、服务高校发展和师生群众的重要作用。加强高校档案工作发展研究对于深化高校改革、发挥高校优势、提升管理水平具有十分深远的意义。
一、前进中的问题与分析
随着社会的进步，高校档案部门软硬件设施日新月异，管理水平日臻提升，但面对新形势、新任务、新要求，工作中存在的一些亟待解决的问题已成为阻碍高校发展的短板。问题一，档案管理创新不足，存在部门和条块分割现状，职责权利不明晰，考核制度不到位，工作效能不高，内驱动力不足。问题二，档案资源、利用、安全体系建设乏力，存在被动接收、分散管理的现象，学生档案随人走，留存的资源较少；能充分体现高校办学特色、历史底蕴和发展亮点的精品档案成果不多；公共服务供给能力不足，只能依靠传统人工服务，这仅仅能满足日常查档的浅层次要求，服务利用效率较低，并且缺少环境安全自动监控集成系统。问题三，档案信息化建设与发展不匹配，现在的档案信息化程度尚不能满足大学和区域发展的要求，信息孤岛现象突出，缺乏开放式智慧平台，对校务管理资源造成一定程度的重复性浪费。
如何把握机遇赢得挑战，已经成为摆在高校档案工作者面前的首要课题，只有坚持以问题为导向，破解难题，变短板为长处，凸显档案紧紧围绕学校中心工作的责任，创新管理体制与运行机制，方能提升档案服务高校和社会的贡献力，将档案馆（室）建成人才培养的教育基地、科学发展的思想智库、创新创业的加油引擎、社会进步的辐射源泉。
二、创新管理体制，释放办学活力
（一）建立健全高校档案工作体系
新常态下的档案工作需要加强统筹协调，创新档案工作管理体制，把发展的基点放在创新上，激发强劲的驱动力，在对未来趋势前瞻性预判的基础上，进行系统性、体系化的战略规划，做到辨证施治、综合施策。按照“统一领导，分级管理”的原则，不断完善学校党委和校长领导、档案部门归口负责、各方面积极参与的体制，加大对档案事业发展的投入力度，按照部门预算编制和管理有关规定，为档案馆建设提供组织、政策和资金保障，将高校的档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效率。[1]将档案工作纳入全校的年度目标考核和绩效管理，做到与学校其他工作同研究、同部署、同检查、同落实；档案部门履行全校档案工作管理、监督、指导和档案资源管理、利用的双重职能，在各部门和学院设置档案室，配备相应的档案人员，以达到分工明确、职责清晰、协调配合、覆盖全面的管理效果。
（二）强化措施整合档案资源
从源头上构建永久保存、终生服务的保障制度，确保各部门和学院保管的档案按规定向档案馆移交，纳入档案部门集中统一管理，推动档案资源的科学配置和高效利用，构筑起以档案部门为主导，其他各部门和学院密切配合的综合管理架构。牢固树立以人为本的思想，高度重视学生档案的资源建设，明确学生档案的基本来源、要件构成、内容特点、套数要求和责任主体，与学生处、招就处、教务处、研究生院等多个部门和学院配合，加强学生纸质档案和电子档案的双套质保存，为干部后备队伍阶梯式发展打好基础。面向全校和全社会，广泛征集包括重点工程、重大教（科）研项目、重大活动、重要人物和特色工作在内的“四重一特”档案。
（三）加强档案的管理编研工作
在“善说、善编、善媒”上下功夫，主动发声，精心打造档案宣传特色品牌，整合利用好传统媒体和新兴介质，巩固宣传阵地，抢占思想高地，不断拓宽领域、丰富形式、彰显特色、扩大影响，为学校改革创新和档案事业发展营造良好氛围。充分挖掘档案资源的现实和历史价值，设计宣传主题，创新宣传形式，推出一批有档案特色、有社会影响力、为人民群众喜闻乐见的档案宣传精品力作，努力形成品牌效应，为教育事业科学发展提供强大的舆论支持。
三、创新运行机制，促进内涵发展
（一）通过“互联网+”行动计划及大数据战略，深入实施创新驱动发展战略
高校档案是高校重要的原生信息，是高校和社会发展的宝贵信息资源。高校档案信息化建设是高校电子政务和智慧校园建设的重要内容，需要实施网络强校战略，发挥科技创新在学校全面创新中的引领作用，逐步建立起档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和高校教育系统档案管理的模式，建立包括文献、影像、照片等在内的档案目录资源库、电子全文资源库、管理过程信息资源库，最终构建基于各种网络（互联网、校园网、局域网等）平台并覆盖整个大学的档案信息资源共享的大规模分布式数字信息系统，实现档案管理智慧化、利用网络化、服务在线化、安全可控化。这是新常态下推动高校档案工作高效管理的需要，是永久保护珍贵历史的需要，是满足民生和服务社会的需要。应配备相应的自动化设施设备，提高档案安全体系建设水平，改（扩）建功能齐全、节能环保、安全可靠的馆库，积极开展重点档案抢救和保护工作，最大限度地延长档案实体的寿命，确保档案信息的安全保密，确保数据能安全恢复和长期可用。
（二）努力实现公共服务全覆盖，完善档案利用体系建设
在新常态下，无论是经济社会发展还是人民群众日益增长的精神文化需求，都对档案的开发利用提出了非常迫切的要求。高校档案服务是高校的公共性服务和基础性服务，需要坚持共享发展，增加公共服务供给，从解决人民最关心、最直接、最现实的问题入手，提高公共服务共建能力和共享水平，打通服务利用最后一公里。其中重点是要发挥资源优势，注重开发利用的深层次服务，运用现代网络服务手段，真正把“死档案”变为“活信息”，把“存储仓库”变为“思想宝库”，为学校决策、教学管理、科学研究和学生发展提供强有力的支持。
（三）坚持依法治档
认真组织实施《中华人民共和国档案法》，加强对档案事业的统筹规划、组织协调和监督指导，加大档案法制建设和宣传力度，定期开展档案执法监督和安全保密检查，全面推进档案工作目标管理，严肃查处不按时归档、不按期移交档案、伪造涂改档案、损毁丢失档案、泄露国家秘密和非法买卖档案等各类档案违法、违纪案件，为建设法治中国提供完整系统的档案凭据。
（四）加强干部队伍建设
要把档案干部的培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划，统筹安排，为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件。[2]要坚持党管人才，重视和加强档案专业人才的引进和培养工作，适应档案信息化和数字档案馆（室）建设的新需求，加强档案信息化人才队伍建设，大力开展档案信息化专业学习和培训，提高档案人员的信息化水平。鼓励专兼职档案干部加强在职学习和培训，不断完善知识结构和技能结构，提高工作素质和能力，通过多种途径和方式，努力培养造就一支爱岗敬业、乐于奉献的高素质档案干部队伍。
“十三五”时期是中国全面建成小康社会的决胜阶段，亦是高校实现跨越式前进的重要机遇期。档案在高校“立德树人”根本任务的实现中起着独特的、不可替代的作用。高校档案工作只有坚持正确的办学方向，深入贯彻落实党和国家的各项方针政策，以“办一流高校、建一流档案”为目标，以服务“四个全面”战略布局，才能在国家新常态式跨越中主动作为，才能在学校内涵式发展中奋勇担当，谋划新蓝图，探索新路径，实现新突破，创造新辉煌。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[J].中国档案，2014（5）：12-14.
[2] 熊广田.科学促进新常态下档案事业发展[N].中国档案报，2015-08-03（03）.
[责任编辑：陈 明]
[摘 要]档案是高校科学管理和开拓创新的一项重要基础性工作，但面对新常态新要求，高校档案工作存在一些亟待解决的问题，需要通过创新管理体制，释放办学活力，创新运行机制，促进内涵发展来解决，这对于深化教育改革、发挥高校优势、提升管理水平具有十分深远的意义。
[关键词]新常态；高校；档案
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2016）09-0183-02
中国高等教育坚持为社会主义现代化建设服务、为人民服务的方向，肩负着学习研究宣传马克思主义，培育和弘扬社会主义核心价值观，为实现中华民族伟大复兴的中国梦提供人才保障和智力支持的重要任务。高校档案作为高校科学管理和开拓创新的一项重要基础性工作，是中国特色社会主义档案事业的重要组成部分，是高校的法定职责和重要使命，具有记录高校办学活动、彰显高校学科特色、维护高校合法权益、服务高校发展和师生群众的重要作用。加强高校档案工作发展研究对于深化高校改革、发挥高校优势、提升管理水平具有十分深远的意义。
一、前进中的问题与分析
随着社会的进步，高校档案部门软硬件设施日新月异，管理水平日臻提升，但面对新形势、新任务、新要求，工作中存在的一些亟待解决的问题已成为阻碍高校发展的短板。问题一，档案管理创新不足，存在部门和条块分割现状，职责权利不明晰，考核制度不到位，工作效能不高，内驱动力不足。问题二，档案资源、利用、安全体系建设乏力，存在被动接收、分散管理的现象，学生档案随人走，留存的资源较少；能充分体现高校办学特色、历史底蕴和发展亮点的精品档案成果不多；公共服务供给能力不足，只能依靠传统人工服务，这仅仅能满足日常查档的浅层次要求，服务利用效率较低，并且缺少环境安全自动监控集成系统。问题三，档案信息化建设与发展不匹配，现在的档案信息化程度尚不能满足大学和区域发展的要求，信息孤岛现象突出，缺乏开放式智慧平台，对校务管理资源造成一定程度的重复性浪费。
如何把握机遇赢得挑战，已经成为摆在高校档案工作者面前的首要课题，只有坚持以问题为导向，破解难题，变短板为长处，凸显档案紧紧围绕学校中心工作的责任，创新管理体制与运行机制，方能提升档案服务高校和社会的贡献力，将档案馆（室）建成人才培养的教育基地、科学发展的思想智库、创新创业的加油引擎、社会进步的辐射源泉。
二、创新管理体制，释放办学活力
（一）建立健全高校档案工作体系
新常态下的档案工作需要加强统筹协调，创新档案工作管理体制，把发展的基点放在创新上，激发强劲的驱动力，在对未来趋势前瞻性预判的基础上，进行系统性、体系化的战略规划，做到辨证施治、综合施策。按照“统一领导，分级管理”的原则，不断完善学校党委和校长领导、档案部门归口负责、各方面积极参与的体制，加大对档案事业发展的投入力度，按照部门预算编制和管理有关规定，为档案馆建设提供组织、政策和资金保障，将高校的档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效率。[1]将档案工作纳入全校的年度目标考核和绩效管理，做到与学校其他工作同研究、同部署、同检查、同落实；档案部门履行全校档案工作管理、监督、指导和档案资源管理、利用的双重职能，在各部门和学院设置档案室，配备相应的档案人员，以达到分工明确、职责清晰、协调配合、覆盖全面的管理效果。
（二）强化措施整合档案资源
从源头上构建永久保存、终生服务的保障制度，确保各部门和学院保管的档案按规定向档案馆移交，纳入档案部门集中统一管理，推动档案资源的科学配置和高效利用，构筑起以档案部门为主导，其他各部门和学院密切配合的综合管理架构。牢固树立以人为本的思想，高度重视学生档案的资源建设，明确学生档案的基本来源、要件构成、内容特点、套数要求和责任主体，与学生处、招就处、教务处、研究生院等多个部门和学院配合，加强学生纸质档案和电子档案的双套质保存，为干部后备队伍阶梯式发展打好基础。面向全校和全社会，广泛征集包括重点工程、重大教（科）研项目、重大活动、重要人物和特色工作在内的“四重一特”档案。
（三）加强档案的管理编研工作
在“善说、善编、善媒”上下功夫，主动发声，精心打造档案宣传特色品牌，整合利用好传统媒体和新兴介质，巩固宣传阵地，抢占思想高地，不断拓宽领域、丰富形式、彰显特色、扩大影响，为学校改革创新和档案事业发展营造良好氛围。充分挖掘档案资源的现实和历史价值，设计宣传主题，创新宣传形式，推出一批有档案特色、有社会影响力、为人民群众喜闻乐见的档案宣传精品力作，努力形成品牌效应，为教育事业科学发展提供强大的舆论支持。
三、创新运行机制，促进内涵发展
（一）通过“互联网+”行动计划及大数据战略，深入实施创新驱动发展战略
高校档案是高校重要的原生信息，是高校和社会发展的宝贵信息资源。高校档案信息化建设是高校电子政务和智慧校园建设的重要内容，需要实施网络强校战略，发挥科技创新在学校全面创新中的引领作用，逐步建立起档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和高校教育系统档案管理的模式，建立包括文献、影像、照片等在内的档案目录资源库、电子全文资源库、管理过程信息资源库，最终构建基于各种网络（互联网、校园网、局域网等）平台并覆盖整个大学的档案信息资源共享的大规模分布式数字信息系统，实现档案管理智慧化、利用网络化、服务在线化、安全可控化。这是新常态下推动高校档案工作高效管理的需要，是永久保护珍贵历史的需要，是满足民生和服务社会的需要。应配备相应的自动化设施设备，提高档案安全体系建设水平，改（扩）建功能齐全、节能环保、安全可靠的馆库，积极开展重点档案抢救和保护工作，最大限度地延长档案实体的寿命，确保档案信息的安全保密，确保数据能安全恢复和长期可用。
（二）努力实现公共服务全覆盖，完善档案利用体系建设
在新常态下，无论是经济社会发展还是人民群众日益增长的精神文化需求，都对档案的开发利用提出了非常迫切的要求。高校档案服务是高校的公共性服务和基础性服务，需要坚持共享发展，增加公共服务供给，从解决人民最关心、最直接、最现实的问题入手，提高公共服务共建能力和共享水平，打通服务利用最后一公里。其中重点是要发挥资源优势，注重开发利用的深层次服务，运用现代网络服务手段，真正把“死档案”变为“活信息”，把“存储仓库”变为“思想宝库”，为学校决策、教学管理、科学研究和学生发展提供强有力的支持。
（三）坚持依法治档
认真组织实施《中华人民共和国档案法》，加强对档案事业的统筹规划、组织协调和监督指导，加大档案法制建设和宣传力度，定期开展档案执法监督和安全保密检查，全面推进档案工作目标管理，严肃查处不按时归档、不按期移交档案、伪造涂改档案、损毁丢失档案、泄露国家秘密和非法买卖档案等各类档案违法、违纪案件，为建设法治中国提供完整系统的档案凭据。
（四）加强干部队伍建设
要把档案干部的培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划，统筹安排，为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件。[2]要坚持党管人才，重视和加强档案专业人才的引进和培养工作，适应档案信息化和数字档案馆（室）建设的新需求，加强档案信息化人才队伍建设，大力开展档案信息化专业学习和培训，提高档案人员的信息化水平。鼓励专兼职档案干部加强在职学习和培训，不断完善知识结构和技能结构，提高工作素质和能力，通过多种途径和方式，努力培养造就一支爱岗敬业、乐于奉献的高素质档案干部队伍。
“十三五”时期是中国全面建成小康社会的决胜阶段，亦是高校实现跨越式前进的重要机遇期。档案在高校“立德树人”根本任务的实现中起着独特的、不可替代的作用。高校档案工作只有坚持正确的办学方向，深入贯彻落实党和国家的各项方针政策，以“办一流高校、建一流档案”为目标，以服务“四个全面”战略布局，才能在国家新常态式跨越中主动作为，才能在学校内涵式发展中奋勇担当，谋划新蓝图，探索新路径，实现新突破，创造新辉煌。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[J].中国档案，2014（5）：12-14.
[2] 熊广田.科学促进新常态下档案事业发展[N].中国档案报，2015-08-03（03）.
[责任编辑：陈 明]
