计算机档案管理与安全保护对策分析

    尹丹丹

    摘 要：随着社会的不断进步和发展，人们的生活得到了日新月异的变化，由于信息技术发展迅猛，人们已经向高科技时代迈进。由于现在对科学技术的充分利用，电子档案管理也更加的便捷，先进的档案管理手段使人们的信息更加安全，也使档案管理人员的工作变得更加简单。本文就根据档案管理的特点和合理利用计算机档案的方法进行了详细的阐述和说明。

    关键词：电子档案管理; 利用; 保密

    中图分类号：TP315? ? ? ? ? ? ? ?文献标识码：A? ? ?文章编号：1006-3315（2019）04-170-001

    在当下飞速发展的社会中，先进的信息技术带给人们的不仅有通讯的便捷，还有各项工作中操作的便捷，那么今天涉及到的计算机档案管理就是其中一项。当然计算机档案管理也有自己独特的特点，下面的文章将针对计算机电子档案的管理特点进行详细的分析。

    一、计算机电子档案

    电子档案，也就是把档案通过电子设备的方式将其储存起来，是区别于纸质档案的新一类档案。电子档案跟真实存在的纸质档案不同，是用电子化的方式将档案存放于虚拟的网络中。只需要将这些电子档案信息使用一定的介质放到网络中就可以实现终端的共享。

    二、计算机电子档案的管理

    电子档案归档主要用电脑硬盘、移动硬盘、云端网络空间、光盘来进行传递，电子档案是通过云存储的方式来存储的，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。所以在管理的过程中需要注意从硬件和软件的两部分进行管理。

    1.根据电子档案的可共享进行管理

    时效性是什么呢？时效性影响着决策的生效时间，时效性决定了决策在特定时间内是否有效。因此就传统的普通档案管理而言，对于工作人员通常都是一件非常繁琐的工作，不管是档案备档、档案整理，还是再次提档，整个过程中都需要消耗大量的人力和物力。而电子档案正好就解决了传统档案较低的工作效率的问题，整个过程只需要几秒钟就可以完成，这样既减轻了工作人员的工作量，又缩短了人们的等待时间，因此不动产电子档案完美地体现了时效性。所以在日常的档案管理过程中，要注意网络环境，防止病毒和黑客的恶意攻击导致的电子档案泄露。

    电子档案的共享性体现在电子档案在同一时间可以有多人使用，不论是多么庞大的信息体系都可以直接做成压缩包或者以云的形式存储起来，这样当工作人员需要翻阅资料时不再需要去资料室里挨个翻找，只需要通过计算机把想要的资料调出来就可以了，整个过程不过几秒钟，而且可以同时供多人使用，不再存在资源被占用的情况，且共享的过程中减少了资源的浪费[1]。

    这在带来便利的同时也存在着一定的问题，在进行通讯传输的时候，档案室是需要跟多个使用者进行连接的，如果其中一个使用者存在漏洞或者风险，那将会导致所有同时使用电子档案的人遭受损失，因此在日常的电子档案管理过程中要防止这一现象的发生。

    2.将传统档案和电子档案相结合

    传统的档案也就是纸张的档案了，这样的档案的优点是具有历史的特点，缺点是对于存储的环境要求高，表现方式单一。电子档案是通过计算机存储的档案，这样的档案变现方式多样，不仅可以通过文字、图片，还可以通过视频、动画、音乐的方式进行存储，电子档案对于存储环境的要求相对来说也是比较低的，但是如果无意中对电子档案造成损失，那么结果将会是毁灭性和永久性的。所以将传统的纸质档案与先进的电子档案相结合，充分发挥两种存储方式的不同优点，将这两部分相结合，保证档案得以有效的保护。

    三、电子档案的安全保护

    1.电子档案管理的管理方法

    要充分将现代的电子档案管理和传统的纸质档案管理相区别。电子档案跟传统的纸质档案相比，存在的环境更加不容乐观，如果遭到了病毒或黑客的攻击，那么所有的档案都将面临危险，人们的个人隐私也会遭到不法分子的侵害，所以在利用电子档案的同时还需要时刻关注建立起保密的防护墙，保证人们的隐私不被泄露，做好充分的准备，如果遇到侵害电子档案的情况出现，应该及时采取合理的应对方案，及时把问题解决掉，以确保人们的隐私有安全的保密空间[2]。

    2.提高电子档案管理人员的专业能力

    在如今现代化的社会中，即使计算机技术得到了大范围的普及，但是电子档案的管理仍然不能掉以轻心，在日常的工作和培训中要加强对从业人员计算机技术的培养，在面对专业性较强的电子档案管理中要加强从业人員个人专业能力的培养，在企业中形成一支坚不可摧的计算机队伍，不管是在日常的信息采集过程中，还是信息的整理过程中，都要统一按照标准规范操作。

    3.电子档案的保密工作

    电子档案保密工作主要包含四个方面，即加强涉密资料的管理，确保数据的安全保密，防止发生丢失泄密事件，防范非法使用行为。为加强涉密资料的管理，确保数据的安全保密，防止发生丢失泄密事件，防范非法使用行为，需要使用的人员应按照规定做好登记，提高信息的可控性。在电子档案的使用过程中，密不可分的是计算机的安全保密性。因此，计算机系统应按相关规定办理批准使用手续，严防失泄密事件的发生[3]。

    五、结束语

    依赖于计算机技术而存在的电子档案正在随着社会的发展不断进步和完善，因此电子档案管理中的利用和保密有一定的合理性，但依然需要人们的合理利用，将传统的纸质文档和现代化的电子文档相结合，这样不仅能提高档案管理人员的工作效率，还可以保证信息的安全，防止人们的信息被非法泄露。

    参考文献：

    [1]胡海芹.刍议计算机档案管理的安全保护措施[J]建筑工程技术与设计，2016，（15）：3743-3743

    [2]李英子，田立超.计算机在企业档案管理中的安全性探讨[J]网络安全技术与应用，2016，（2）：15-16

    [3]孙静.浅谈油田档案保密安全工作的思考[J]福建质量管理，2016，（1）：213