浅谈教师培训档案的规范数字化管理

    傅力

    [摘 要] 在新时代教师培训工作中，档案数字化管理显得尤为必要，试图从原始纸质档案为基础、扫描转换数字为主体、拷贝备份维护为保障、档案利用便捷为责任等方面的实践，为教师培训档案的规范数字化管理工作提供一点助益。

    [关 键 词] 教师培训；档案；规范；数字化；管理

    [中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）07-0104-02

    新时代教育事业发展，对教师的要求越来越高，教师必须不断参加各种层次的培训来提高自己；《教育部关于大力加强中小学教师培训工作的意见》和《教育部关于深化中小学教师培训模式改革全面提升培训质量的指导意见》相继出台后，教师培训机构的工作也越来越多。笔者所在的嘉兴教育学院是一所集基础教育教学研究、职业与成人教育教学研究、中小学教师与校长培训、教育科学研究、成人高等学历教育、各类社会培训于一体的市级高等院校，具有培训、教研、科研和指导的职能，是嘉兴市基础教育教研、职业与成人教育和教育科研的指导中心和中小学教师教育的主阵地，仅在中小学教师培训这方面而言，在“十二五”规划期间（2011—2015年），共计培训人数达75510人次，举办各类培训项目班1114个。其中教师培训开设班次项目达1094个，参培教师达74877人次，干部培训班开设班次项目20个，参培人员达633人次。以上数据表明培训工作力度之大，节奏之快，数量之多。

    面对这样的情况，教师培训档案只有规范数字化管理才能适应新时期的发展。

    一、教师培训档案数字化管理的依据

    档案是人们在社会活动中形成并保存起来以备查考的文件，需要通过查阅档案记录，了解历史、制定计划、处理公务，使决策更科学，办事更高效。没有档案记录，任何组织都难以保证其决策、管理上的连续性、科学性[1]。档案为工作开展提供可靠凭据，起着重要的参谋助手作用[2]。

    信息技术的迅速发展为广泛应用促使档案数字化建设提供了方便，国家档案局先后发布了一系列文件：《全国档案信息化建设实施纲要》《档案事业发展“十一五”规划》《档案事业发展“十二五”规划》和《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，明确数字档案馆（室）建设的具体内容，提出要“加快数字档案馆建设步伐”。

    档案数字化，一般是通过一定的技术手段，将存储在传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为数字形态存在的、计算机可识别和处理的信息，并加以存储、组织、检索和维护的过程。[3]“档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库[4]。

    所以，教师培训档案采用档案数字化管理，既可以有效地避免纸质档案资料因数量过多、存放时间较长、翻阅次数过多而产生的资料丢失或破损问题，又使档案查找方便，提高了档案的利用价值。

    二、教师培训档案规范数字化管理的实践

    借着创建规范数字化档案室的东风，学院划拨了专项经费，配备了电脑、方正A3专业扫描仪，为数字化管理创造好了硬件设施。同时，档案管理人员进行专业化扫描业务学习，力求在档案数字化过程中做到规范无误。

    （一）以原始纸质档案为基础

    教师培训档案作为教师继续教育行为轨迹的完整原始记录，其内容涉及多样，而数字化管理的基础在于收集整理原始纸质材料。

    我院教师培训涵盖面非常广，以2016年为例，学院各类培训班共计79个，有大市级涵盖各学科的嘉兴市第四期名教师培训班、第十一批市学科教学带头人培训班，有科研类的市级第十一期教育科研骨干教师高级研修班，有涉及普通高中、义务教育阶段语文、数学、外语、政治、历史、地理等学科的短期培训班，有职业教育类的工艺美术、医护、服装设计、旅游、数控专业等教师培训班。这79个培训班的档案材料涉及培训方案、课程安排、理论与实践培训分组活动、学员参加培训记录、培训考试内容及成绩记录、学员论文、学员学习证书号及验印表、培训总结、学员对培训的评价反馈等众多内容，需要按培训类别一一组卷装订成集。在收集整理阶段本着档案的本质属性是原始记录性的要求，务求在组卷时，既要留存具有价值的部分，又要剔除一些重复性的材料，这样既提高了档案的质量，又便于数字化后的查考利用。

    （二）以扫描转换数字为主体

    全部文件（包括WORD、EXCEL、照片等）的扫描转换为PDF文件，经过数字化处理，分门别类制作成电子档案，同时编制查找目录，也成为教师培训档案的原始依据。

    以我院为例，一份完整的教师培训档案收集时的形式可能是纸质的一份份材料，也可能是WORD格式的通知、EXCEL格式的学员名册、PPT格式的培训内容、JPEG格式的学员毕业合影、网页形式的大型培训班活动报道的电子材料等，再加上从省师训平台上下载的参训教师评教反馈的统计表截图等。这些还仅仅是未经处理的电子材料，不能称之为档案，还不能组成一个电子档案。那么首先，就要将这些不同形式的材料删选，选取有存档价值的电子档案，将其转化成不可更改的PDF形式，合成一个电子档案，保证了原始性。其次，要将电子档案中涉及的培训学科、培训人员以卷内目录的形式呈现，这样便于后期的查找。再次，将其中涉及的照片单独列出，形成电子照片档案，为今后制作教育培训展提供服务。这样形成的教师培训档案数字化的表达方式，即电子档案，纳入数据库，与纸质档案形成“双套”存在，为今后提高查阅和利用价值创造有利条件。

    （三）以拷贝备份维护为保障

    按照规定，永久及30年保存的档案需要移交市档案局，在移交传统载体档案的同时，相应的档案数字副本也需移交市档案局。因此，我们按规定将需永久及30年保存的纸质档案每十年移交市档案馆保存，电子档案则每年均上挂嘉兴市档案局集中式系统中保存，这样纸质档案与电子档案的“双套式”保存在市档案局。为了避免电子档案保存发生意外，我们在电子档案上挂市档案局集中式系统之后刻录光盘备份在我院档案室数据库，并随时检查维护，定期对载体及其软硬件环境进行检测，根据需要，做好相应的数据迁移、转换工作，这样保证了档案的长期保存，确保我院自身档案的完整性，也为提供目录和相关全文查阅服务，实现数字档案的全文检索打好了基础。

    （四）以档案利用便捷为责任

    要提高档案利用价值，当然就要提供便捷的服务，这就是责任所在。我院教师培训2008年之前的纸质档案已经移交到嘉兴市档案局，电子档案按照要求上一年的档案均上挂到嘉兴市档案局集中式系统中。集中式系统并不通过外网对外开放，各学校不能自行查阅，必须由移交单位档案管理员才能查阅。而根据上级行政部门要求，培訓学分作为教师资格定期注册、教师考核和职务（职称）聘任的重要依据，而档案的数字化管理，查阅和利用教师培训档案，这就显得更为便捷。因为教师培训档案数字化管理能让档案管理员快速地通过系统，输入教师名字或者培训学科名称，直接查找到该教师或培训学科的具体情况，并且通过导出PDF或输出打印，盖上我院教务处章，一次完成查阅，（当然在市档案局也能按此法查询到，但根据有关规定教师继续教育证明必须要教师培训部门盖章才有效，那要多跑一趟）这个快速查阅的基础，就是凭借了完整完善的数字化管理。另外，万一系统出现故障，管理员还得要到档案局查阅纸质档案，而我院备份建立完善的数据库后，使档案利用更为便捷、更有价值。

    我院档案室不断完善档案数字规范化管理，使教师培训档案所反映的每项培训的具体情况，不仅为教育行政部门决策提供了参考价值，为培训机构工作的开展与改进提供依据，还为教师的成长等提供了帮助，增加了利用广度。2015年被评为嘉兴市级规范数字化档案室，2017年又被评为浙江省级规范数字化档案室。

    在实践的过程中，笔者发现还有待进一步改进之处。比如，在收集整理教师培训档案过程中，档案管理员可能存在对相关专业材料上的区分困难，所以需要兼职档案员从旁辅助，以免缺失有价值的档案材料；我院培训班次密集，培训档案多样，是否能整合或简化部分档案内容，增加档案实际利用率，也是下一步亟待解决的问题。当然，教师培训档案数字化管理还刚起步，不少工作还需要我们不断改进，只要我们不断学习、不断思考，定能在新时代让档案发挥更大的作用。

    参考文献：

    [1][2]浙江省档案局.档案事业概论[M].北京：中国档案出版社，2009.

    [3]浙江省档案局.档案工作务实[M].北京：中国档案出版社，2009.

    [4]冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006.