谈组建并加强档案管理在学校管理中的重要性

    赵桂珍

    摘 要：有条理的档案管理，为阅档者查阅档案资料，提供优质服务是学校档案利用工作中不可缺少的重要环节。优质服务是档案工作的生命源泉，是档案事业得以长足发展的动力所在。因此，我们档案工作者要努力把为利用者提供优质服务的思想贯彻到档案利用工作中去，更好地做好档案利用工作。本文结合本校的档案室的组建，及档案管理具体工作谈一谈自己为阅档者服务的体会。

    关键词：档案室；管理

    2006年在学校领导的安排下，我由一名高中英语教师走进一个完全陌生的领域—档案工作。几年来，我对档案工作由最初的一无所知，到知之艰巨，到有所作为。其间的曲折和酸甜真是一言难尽。但如今让我感受最深令我最为欣慰的是，我和我所选择的档案事业共同发展，共同进步。

    1 组建档案室，激发我不断学习的新动力

    我们学校创建于1952年。多年来，我们学校的老师、学生以及学校各个方面发展的档案资料，分散在不同的科室，有的由于学校的搬迁遗失不全。接管档案工作的我，看到档案的现状，看在眼里，急在心上。既然领导把这么重要的工作交给了我，我就一定要把档案工作做好。带着这样的决心和勇气，我首先到市档案局参观学习，后又参加了省举行的档案工作上岗培训学习。经过参观、学习、培训，自己初步对档案工作有了清晰的认识，接着自己制定了档案室规划和学校各科室交档案资料的计划。在学校领导的大力支持下，按照档案管理“八防”的要求，配备了一间档案办公室，一间专用库房和一间专用阅档室，还购置了铁制密集架四组，档案柜八组，档案盒，封皮，装订机等数百件，并配制了复印机、计算机、打印机、数码照相机、吸尘器、空调等现代化设施。这一切为学校档案工作的开展创造了良好的条件，提供了过硬的保障。接着将各处室的档案资料全部收回，学校领导又抽调了八位新分配来的教师帮助分类、归档。历经八位同志五个多月与我的协作配合工作，我校五十多年的档案资料严格按照省一级档案的标准分类、归档。在这几个月里，自己常常是白天与同志们一块做整理工作，晚上看书学习，查阅档案实用技术与方法，准备明天的归档内容，在整个过程中，自己总是带着问题学，学中干，干中学。在实践中不断的摸爬滚打，同时结合我校实际不断创新、改进，使我校五十多年的档案资料在归档中做到—项目多而不乱，资料多而不杂，头绪多而不繁。确保档案资料在分类、归档、编号、装订等各个环节中无差错。看到一份份散乱的资料变成随手可查的档案，自己心里有说不出的快乐。去年吕梁市档案局，吕梁市教育局领导一行专门对我校的档案工作进行了视察，他们认为我校档案工作领导重视、目标明确、管理严格、制度完善、措施有力、设施到位、业务科学，达到了省一级档案标准。就在同年我校还荣获了吕梁档案工作先进集体、吕梁名校、山西省德育示范学校、山西省文明学校、山西省依法治校示范学校、普及实验教学先进单位等荣誉。这些成绩的取得也有我们档案工作的一份功劳，同时自己也被评为了先进工作者，这也更激发了自己不断创新，勇往直前的新动力。

    2 做好档案工作，促进学校管理良性发展

    学校档案是记载学校历史的教科书，是反映学校发展历程的无字碑。我校历史悠久，底蕴深厚，档案是其中重要的标志。特别是改革开放以来，学校事业迅速发展，产生和积累了大量珍贵的档案资料，这些档案资料可以起到总结过去，指导现在，规划未来的作用，可以为领导决策提供依据，为学校工作提供参考，为师生成长提供借鉴，为保证学校正确的办学方向，为教师职称评定、义务考核、评模晋级和上级领导对学校工作评估检查，提供了宝贵的一手资料。所以说做好档案工作，促进了学校管理良性发展。

    3 档案管理网络化、更需高素质档案管理者

    几年来，我们依据市档案局和教育局的要求，结合我校实际，制定了《孝义中学立卷归档制度》《孝义中学档案管理和保密制度》《孝义中学档案利用、查阅制度》和《档案员工作职责》等档案工作的规章制度，使学校档案工作有章可循，增强了档案工作的缜密性，避免了无序化。去年，随着我校校园网的建成，网络信息更加普及，我们归编的：文书档案、教学档案、科技档案、基建档案、会计档案、声像档案、荣誉实物档案全部输入了专用电脑，为我们快速查找各类档案带来极大的方便，并且每年我校的财务档案和教职工的考评档案，通过网络向全校公开，全校教职工无不拍手叫好。

    面对当前经济科技的发展，特别是信息技术的快速发展 ，这对我们档案管理者提出了更高的要求，不仅要懂的归档专业知识，还要是电脑操作的行家里手。将近50岁的我开始学打字，学制表，利用所有业余时间学习电脑知识，去年还参加了省里举行的计算机四个模块考试，并且全部通过了考试。几年的档案工作，不仅让我学会了档案管理的专业知识，而且丰富了我的人生阅历，使我深深感到，档案事业是一项神圣而崇高的事业，是一项非常富有价值的工作。要想成为一个合格的档案管理者，还需不断努力，掌握新的知识和新的方法，积极开展档案编研工作，提高自身业务素质，更好地适应档案管理现代化的要求。

    总之，优质服务是档案工作者的永恒主题，我们将踏踏实实，一步一个脚印，尽力做好各环节档案工作，让我校档案优质服务工作弹奏出更加美丽动听的乐章。

    参考文献

    [1]林妹珍.高校档案服务机制创新谈.龙岩师专学报.2004（2）.

    [2]王薇.高校档案工作要坚持优质服务.黑龙江档案2007.（3）.