房地产工程项目档案管理现状及对策研究

    摘 要：本文在分析了房地产工程项目档案工作特点、现状的基础上，有针对性地提出了房地产工程项目档案管理对策，为做好房地产工程项目档案管理提供理论参考和实践指导。

    关键词：房地产项目;档案管理;现状;对策

    0 概述

    房地产工程项目档案是指房地产工程项目建设、运营、管理、维护过程中形成的具有保存价值的信息资料。可分为房屋基建类档案和房屋维修类档案。其中，房屋基建类档案主要是房屋基建过程中产生的图表、文字、视音频等具有保存价值的信息材料。房屋维修类档案则主要是指房屋建成后运营、使用和管理过程中产生的工程项目类档案。可见，房地产工程项目档案是房屋使用、项目维修、技术改造、物业管理、解决纠纷等重要依据，做好房地产工程项目档案管理意义重大。

    1 房地产工程项目档案工作特点

    1.1 法律性

    房地产工程项目档案是在房地产工程项目建设过程中直接产生的具有保存价值的文字、图表和声像等不同历史记录，是反映工程项目建设不同主体之间履行合同的情况，具有法律凭证价值，是解决房地产工程项目纠纷的重要依据，具有法律属性。

    1.2 社会性

    随着房地产市场的持续发展，房地产工程项目涉及到工程设计、建设、竣工验收、监理，以及权利人占有、使用、处分等权利的行使。尤其是近年来，随着城市化进程加快，旧城改造、城市规划、拆迁安置等均涉及到房地产工程项目，做好房地产工程项目建设，按时按质完成建设进度和任务，对保障当事人的合法权益，促进社会和谐稳定具有积极的现实意义。

    1.3 价值性

    房地产工程项目建设周期长，涉及资金量大，在单位及个人的财产构成中都占据着十分重要的位置。因此，房地产工程项目建设档案保管的质量，尤其是信息记载的准确、全面都会影响房产经济运行，以及工程项目建设进程，具有很高的价值性。

    2 房地产工程项目档案管理现状

    2.1 档案工作意识不强

    近年来，随着房地产行业的快速发展，重建设轻档案管理的现象较为普遍，无论是房地产开发企业还是房地产工程项目管理人员给予档案管理的重视程度不够，没有结合房地产工程项目的特点，制定具体的档案管理工作规划，档案管理人员配备、基础投入均无法满足日益增长的房地产工程项目档案管理的实际需要。人员流动性大、参建单位缺乏合力。

    2.2 档案资料收集不全

    房地产工程项目档案建设周期长、规模大，形成的档案材料多，尤其是一些重大房地产项目，涉及的部门及环节众多，做好档案资料的及时、完整收集，是房地产工程项目档案的一项重要而基础性工作。但从房地产工程项目档案管理现状来看，由于档案管理意识不强、档案人手不够，档案机制不健全等因素，导致房地产工程项目档案资料收集不完整、不及时，也不规范。

    2.3 档案制度不够完善

    为降低建设成本，房地产工程项目建设部很多并未建立相应的档案管理部门，也没有及时配备相应的档案资料员，更谈不上档案库房等相关设施设备，且由于资料收集不及时、不完整，房地产工程项目档案移交不及时、不完整的现象时常出现，不利于房地产工程项目档案工作的开展。

    3 房地产工程项目档案管理对策

    3.1 增强档案管理重要性认识

    要在思想上高度重视房地产项目建设档案重要性认识，充分认识到房地产工程项目建设档案管理是一项复杂的、系统性工作，也是房地产工程项目建设的重要组成部分。无论是企业领导，还是项目经理，以及檔案从业者，都要将房地产工程项目建设档案纳入整个项目建设总体规划中进行谋划和推进，从房地产工程项目立项、设计、施工、竣工验收及监理等各个环节，将档案工作纳入其中，做到同部署、同落实、同检查。此外，要加强项目建设各参与主体的积极性，注重沟通联系，强化协作配合，形成档案管理合力。

    3.2 加强档案资料收集完整性

    要切实做好房地产项目建设档案资料的收集工作，作为房地产项目建设档案管理工作的前提和基础，要确保档案资料收集的完整性、及时性。一方面，要明确施工单位、监理单位、总包商、设备安装等各方责任，做好档案资料收集、移交的主动性。另一方面，要密切关注房地产项目建设进度，根据《建设项目进度表》《建设项目综合考核情况表》等情况，及时掌握工程项目建设档案的数量、种类、形成部门，为档案资料收集明确方向和重点。此外，要加强档案资料人员的培训，提升档案管理的专业化水平，注重档案资料收集知识的宣传普及，提升资料员、档案管理人员的综合业务素能。

    3.3 完善档案管理制度化体系

    首先是要完善人员设置。房地产项目建设各参与主体要根据工程项目档案管理实际，设立资料员，专职档案管理人员，明确资料员、档案人员的职责权限;其次完善档案管理网络体系。资料员、档案管理人员要主动加强与工程建设人员之间的业务交流、工作沟通，形成房地产项目建设一体化档案管理格局。再次是要健全考核体系。将档案管理纳入项目建设的重要考核内容，明确工程项目建设的归档范围、内容、质量，根据考核结果及时兑现奖惩。

    参考文献

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    [5]燕乃霞.试论房地产行业档案的综合管理[J]中国房地信息，2005，（4）：32-33.

    作者简介：黄忠君（1981-），男，本科，汉族，湖南宁乡人，主要从事房地产项目工程档案管理研究。