浅论企业组织机构对出口退税时效的影响
邓梦洁
摘 要：A、B都是国有大型国际工程公司，出口退税业务对于两家企业意义重大。本文对两家企业的组织结构和出口退税业务流程进行了调研，分析了不同企业组织结构下出口退税业务流程的优缺点，在此基础上，对出口退税业务提出了优化建议。
关键词：企业组织结构;出口退税;优化建议
A、B两公司都是对外工程承包企业，都开展出口退税业务。办理出口退税是一个异常复杂的过程，涉及企业内部采购、发运和财务等多个部门和多个岗位。出口退税业务流程对任何企业都是相同的，总的来说都要包括：货物出口后配单、收汇、出口退税录入、预申报和正式申报，以及视同内销补税等。由于A、B两个企业的组织结构不同，于是业务链的具体执行机构不同，出口退税业务办理流程就各有优劣。
1 A、B公司组织结构和出口退税流程的横向比较
1.1 组织结构的横向比较
1.1.1 A公司的组织结构——矩阵制
矩阵制组织结构的主要特点是，在直线职能制的基础上，把按职能划分的部门和按产品或按项目划分的小组结合起来，形成矩阵。
矩阵式组织结构的主要优点：加强了各部门之间的横向协调，使纵向和横向联系有机结合，减少了矛盾;同一职能部门知识和经验可以运用于不同的项目，充分发挥职能专家的作用，有利于各项目的资源共享，提高资源使用效率;将不同职能部门的专业人员组织在一起，丰富了工作内容，激发了员工的积极性，也有利于全面培养人才;从根源上解决了“本位主义”和外派人员的管理问题，项目小组可以根据具体情况而随时成立或解散，人力资源运用过程中富有弹性， 从而实现人力资源的高效利用与控制;有利于将财务、人事、采购、质控、物流等关键环节的工作标准向各项目高效复制，从而提高公司整体的运营、管理水平。但矩阵制组织结构也存在一些诸如资源管理复杂、权责关系不容易界定、组织稳定性差、双重职权关系等问题。
1.1.2 B公司的组织结构——直线职能型
直线职能制组织结构是现实中运用得最为广泛的一个组织形态，它把直线制结构与职能制结构结合起来，以直线为基础，在各级行政负责人之下设置相应的职能部门，分别从事专业管理，作为该领导的参谋，实行主管统一指挥与职能部门参谋相结合的组织结构形式。职能参谋部门拟订的计划、方案以及有关指令，由直线主管批准下达;职能部门参谋只起业务指导作用，无权直接下达命令，各级行政领导人实行逐级负责，实行高度集权。
直线职能制的优点是由于职能分工精细，实现专业化分工可能達到的最佳效益，直线职能制的缺点是：职能部门之间横向联系较差，部门间缺乏信息交流，上层主管的协调工作量大;难以从组织内部培养熟悉全面情况的管理人才;系统刚性大，适应性差，容易因循守旧，对新情况不易及时做出反应。
1.2 出口退税流程的横向比较
1.2.1 货物采购和出口
A公司出口物资采购、货物运输、报关出口均由采购部完成。A公司采购部的职责包括采购招标的实施及管理，负责工程项目采购计划的执行工作，包括采买、催交、检验、运输及仓储等工作;采购部下设采买、催交、检验和运输四个专业。
B公司在2008年以前由于进出口业务量较少，所以进出口部既要负责采购，又要负责进出口业务。2008年后，随着市场的大力开发，业务量激增，于是采购业务从进出口部分离出来，成立了独立的采购部，专门负责采购业务。进出口部负责出口货物的发运，出口结关后，进出口部物资发运岗便可填制《流转大表》。《流转大表》由进出口业务管理中心出口退税岗汇总后发给采供部。
1.2.2 出口货物的收汇
A公司外汇管理由财务资产部完成，项目组相关人员要理清货物收汇和劳务收汇。出纳接到银行收汇通知后，通报项目组和外汇管理岗;项目组相关人员应尽量划分出货物贸易收汇与施工进度款收汇，确认收汇性质后将信息反馈给财务资产部出纳岗和外汇管理岗;出纳提交支撑材料入账;外汇管理岗在外汇监测系统完成企业报告。
B公司进出口部外汇核销岗负责进出口和收付汇的匹配，及时履行企业报告的义务，跟踪企业外汇监测系统总量指标的变化。确保企业享有外汇监管A类企业在出口退税方面享有的便利。
1.2.3 开票及认证及配单
A货物报关出口后采购部运输工程师联系供货商开具增值税发票，并收集出口退税所需的单证交资产财务部，出口退税配单由资产财务部完成。
B公司采供经办人通知供货商按《流转大表》上的报关品名、报关单位和报关数量开具增值税发票，之后及时移交财务部认证。财务部负责向进出口业务管理中心提供认证过的增值税发票抵扣联。进出口部出口退税岗根据《流转大表》进行配单，即先将用于申请退税的原始凭证收齐，然后根据业务发生的真实性和关联性，进行进货凭证与出口凭证的关联对应。
1.2.4 出口退税录入、预申报和正式申报
A公司出口退税录入、预申报和正式申报由资产财务部完成。退税录入完成后将预申报数据通过远程预申报系统进行预申报，在预申报之后确定为正确数据的，可以在当期的增值税纳税申报期内，将有关纸质资料及收齐的单证按规定顺序整理、装订成册，向主管税务机关做正式申报。
B公司进出口部出口退税岗人员在出口退税申报系统录入申报退（免）税数据并生成电子数据，可以将生成的数据通过远程预申报系统或人工送达两种形式向主管税务机关进行预申报。在预申报之后确定为正确数据的，可以在当期的增值税纳税申报期内，将有关纸质资料及收齐的单证按规定顺序整理、装订成册，向主管税务机关做正式申报。
1.2.5 视同内销的账务处理
由于0退率及异常复函等原因需要做视同内销账务处理的情况，A、B公司均由资产财务部完成。
2 不同组织结构对出口退税业务的影响
2.1 A公司组织结构下其出口退税业务的优缺点分析
2.1.1 A公司部门之间的衔接环节较少
A公司货物采购、出口报关及运输和出口关单收集都由各项目采购完成，外汇管理、配单、出口退税录入、申报、账务处理及存档由资产财务部完成，出口退税只需在采购部和资产财务部之间进行工作衔接，而且在采购部和资产财务部之间的衔接工作存在于以下两点：
● 外汇管理岗通过“国家外汇管理局应用服务平台”询到报关记录并反馈给运输工程师，运输工程师根据反馈记录整理退税所需报关文件并提交财务。
●采购工程师按关单预录入单通知供货商开具增值税专用发票，退税人员根据货物名称、数量等信息完成单据匹配。
综上可见，A公司采购部的工作职责涵盖了B公司进出口部的部分工作职责，A公司较B公司而言减少了出口退税配单这个环节在部门间衔接不利产生的问题。
2.1.2 国外项目组要参与货物贸易外汇管理
A公司目前在出口与收汇的匹配上还是在每个项目项下实现总量匹配，由于对外承包工程出口业务的特殊性，无法达到出口报关单与收汇的精确匹配，但是A公司要求项目组相关人员根据项目的实际情况来确定每笔收汇的性质，原则上要求尽量实现精确匹配。
2.2 B公司组织结构下其出口退税业务的优缺点分析
2.2.1 职能部门之间衔接工作复杂
在B公司，进出口部负责进出口报检、报关、运输、外汇核销（货物贸易外汇管理）、提供出口退税所需出口发票、出口退税配单、录入、申报和存档工作，采购部负责提交增值税发票，财务部负责增值税发票的认证和账务处理。公司出口退税涉及三个部门：进出口部、采购部和财务部，衔接工作无形中倍增。
2.2.2 职能分工精细发挥规模经济
B公司物资采购中心和进出口业务管理中心分别负责采购和进出口业务，有利于职能分工精细，可以使管理工作深入细致，实现专业化分工可能达到的最佳效益，并使领导者个人精力与能力有限的问题得以缓解，避免因管埋者知识不足、经验不足时造成的管理不周，有利于减轻部门领导的担子。
2.2.3 国外分公司不参与货物贸易外汇管理不利于进出口与收付汇的精确匹配
B公司在出口与收汇的匹配上也是实现了合同项下的总量匹配，但是由于《进出口与收付汇的匹配》工作流程没有国外项目部的参与，所以进出口与收付汇的匹配与实际情况的吻合程度是要大打折扣。
3 优化建议
组织结构是为企业戰略服务，不同组织结构的出现具有历史必然性，是根据企业具体情况选择的结果。各类型的组织结构，都有其特定的优缺点和适用范围，不存在普遍适用的组织结构模式。环境、战略、技术、人员等因素，都对组织结构的有效性有着重要的影响。
3.1 B公司应加强部门间的横向沟通。
B公司可以建立一个管理和信息共享平台，该中心接受总经理的直接领导， 并且与各个部门进行动态的交互。总经理可以通过该平台发布企业目标，各个部门也可以通过该平台发布部门资源信息。通过这个平台各个部门可以实现信息共享， 从而增强了企业运作的灵活性，使企业能够更好地适应环境变化。
3.2 B公司应建立国外分公司参与货物贸易外汇管理工作的机制
现行国家货物贸易外汇管理法律法规要求企业增强诚信意识、加强自律管理。企业在办理进出口报关和收付汇手续时应当准确、及时进行信息申报，企业贸易外汇收支、企业的每个报告应当具有真实、合法的交易基础。海外分公司负责和甲方根据工程进度对出口的设备物资进行结算，掌握出口和收汇匹配的第一手资料。所以，海外项目组参与到货物贸易管理，与公司货物贸易相关岗位建立沟通机制是保证公司企业报告真实可靠的重要措施。
参考文献
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