高职院校档案管理信息化的实践探究

    万玉侠

    摘 要：档案管理信息化建设是新时期档案管理发展的重要方向，是高职院校档案管理建设的重要领域。本文立足高职院校档案管理现状，从优化档案管理环境、完善硬软件设施、强化人才培养等方面，具体阐述了高职院校档案管理信息化的实践策略。

    关键词：高职院校; 档案管理; 信息化; 实践策略

    中图分类号：G275 ? ? ? ? ?文献标识码：A ? ? ? 文章编号：1006-3315（2019）03-130-001

    档案管理作为高职院校内部管理的重要工作之一，在信息化建设中，应积极推进档案管理信息化，提高档案管理效率与质量。当前，高职院校档案管理环境欠缺，信息化进程缓慢，要求转变管理理念、创新管理方法，推进档案管理信息化建设。本文从问题出发，立足信息化建设，就如何实现档案管理信息化建设提出了几点建设性意见。

    1.高职院校档案管理现状

    档案管理是高职院校管理建设的重要内容，但档案管理意识淡薄，手段落后，管理能力欠缺等问题，影响了档案管理质量，也不利于档案管理信息化建设的推进。因此，高职院校档案管理主要存在以下几个方面的问题：

    1.1管理意识淡薄，管理手段落后

    高职院校在档案管理建设中缺乏良好的管理意识，被动的管理现状，弱化了档案管理效率。首先，高职院校对档案管理缺乏重视，档案管理工作组织开展不到位，在组织领导等方面，缺乏有效工作落实，暴露出档案管理问题;其次，档案管理手段落后，传统管理模式的沿用，难以适应新时期的管理需求，影响了管理效率，也制约了档案管理创新建设;再次，档案管理环境欠缺，各部门缺乏协调配合，档案管理工作浮于表面，难以充分发挥档案管理的重要作用。

    1.2信息化建设滞后，影响管理质量

    在信息化时代，积极推进档案管理信息化建设，是档案管理建设的发展方向。但是，高职院校在档案管理信息化建设领域缺乏资金投入保障，信息化建设的软硬件欠缺，难以实现全面而有效的信息化建设。一方面，高职院校在信息化校园建设中，对档案管理的信息化布局缺乏重视，档案管理信息化程度较低;另一方面，信息化建设所需的人力、物力等保障不到位，影响档案管理信息化进程。因此，在新的时代环境之下，高职院校应以信息化建设为导向，不断推进档案管理信息化建设，有效提高档案管理质量及效率。

    1.3管理水平欠缺，专业化人才不足

    从实际而言，高职院校档案管理水平欠缺，缺乏专业化档案管理建设。从管理水平来看，管理模式单一，计算机操作水平欠缺，在档案管理工作中表现出较大的不适应性;从管理人员来看，很大部分档案管理人员非科班出身，缺乏专业化档案管理知识，导致档案管理工作开展不到位，影响档案管理质量;从人才培养来看，高职院校在档案管理建设领域缺乏专业化高素质人才队伍建设，档案管理面临专业人才不足等问题，要求强化人才队伍建设的必要性。

    2.高职院校档案管理信息化的实践策略

    在信息科技时代，高职院校转变管理思想，以信息化建设为导向，积极推进档案管理信息化，是档案管理创新发展的内在需求。在笔者看来，高职院校档案管理信息化的实践，在于优化信息化环境，通过规范化、制度化管理建设，为档案管理信息化创设良好条件，实现档案管理新发展。

    2.1优化档案管理环境，实现规范化、标准化管理

    档案管理信息化建设的推进，在于优化当前管理环境，在规范化、标准化管理建设中，实现信息化管理的有效开展。首先，高职院校要重视档案管理建设，通过标准化程序设计，确保在数字校园环境下档案管理信息化的有序推进;其次，规范档案管理建设，优化档案管理流程，特别是在信息化管理建设中，要建立完善的管理制度，规范管理行为，为档案管理信息化提供制度保障;再次，高职院校要强化档案信息化建设的信息安全保障，建立完善的档案信息系统，有效防范信息安全问题，确保档案信息化管理有效开展。

    2.2完善硬软件设施，深入推进档案管理信息化

    当前，高职院校要认识到档案管理信息化建设的重要性，在硬软件设施建设中，提供良好的环境条件。一是要加大资金投入力度，完善信息化建设中所需的硬软件设施，确保档案管理信息化的有序开展;二是要加快数字化档案信息库建设，建立档案信息资源系统，实现各部门、各学院档案信息资源共享，提高档案信息资源的利用率;三是立足实际需求，完善档案管理信息系统，在系统功能、访问权限设置等方面，确保档案管理信息系统的运行安全。

    2.3加快管理专业人才培养，提高档案管理质量

    档案管理信息化建设对专业性人才的需求日益提高，要求高职院校应加快专业人才培养，适应新的时代要求。一是加快人才引进工作，强化高素质综合型专业人才的引进，壮大档案管理人才队伍;二是制定教育培训制度，实现不定期教育培训，提高档案管理人员的专业水平;三是积极推进档案管理人员专业化建设，对于“非科班”出身人员，要强化专业教育培训，并建立科学完善的激励考核制度，实现对档案管理人员的评价考核，并与职称评定、职务晋升相挂钩。

    总而言之， 高职院校在档案管理建设中，应坚持创新发展，以信息化为导向，积极推进档案管理信息化。在本文探讨中，档案管理信息化建设着力点在于优化内外环境，加快完善硬软件设施，并通过人才队伍建设，提高档案信息化管理水平，更好地适应新的时代发展要求。

    参考文献：

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    [2]迟金华.强化高校档案管理信息化建设的若干思考[J]黑龙江科技信息，2017（03）

    [3]程玉敏.论高校档案管理信息化建设[J]福州大学学报，2016（08）

    [4]刘建刚.高职院校档案管理现状及策略分析[J]中国商论，2018（06）