信息时代档案管理的素质要求

    雷伟

    摘 要：档案管理工作是一项专业性较强的工作，档案管理人员的素质水平直接影响档案管理工作的质量。随着科技的发展，特别是信息技术的迅猛发展，信息技术不断被应用于档案管理中来提升工作效率，这就要求信息时代的档案管理人员必须具备信息技术和档案信息化管理能力。

    关键字：信息时代 档案管理人员 素质要求

    档案作为记录历史事实的载体，是一种非常珍贵的信息资源。档案管理工作是一项政治性和专业性很强的工作。档案管理人员肩负着管理、保护档案的职责。档案管理人员的素质，直接影响着档案管理工作的效率和质量，关系到档案的保存和利用效果。随着科技的进步，信息技术被不断应用于档案管理，档案管理人员必须与时俱进，适应新形势、新要求，不断提高自身的综合素质，才能胜任信息时代的档案管理工作。

    政治素质和法律素质

    档案工作是一项政治性、机密性很强的工作，因此要求档案管理人员必须具备坚定的政治立场和较强的法律素质，必须坚持学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，学习“三个代表”，树立科学发展观，学习“四个全面”，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密，忠于和热爱档案事业。

    档案管理人员法律素质的高低关系到档案管理人员能否把档案专业法律法规、政策等灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。 在实际工作中，要贯彻执行《档案法》中关于档案收集、保管、利用的各项法规，例如《档案法》第十条规定了档案管理的基本内容，主要涉及了立卷归档、移交、利用、鉴定、保管、交换、转让、出卖等方面。对于立卷归档方面，法律规定应立卷归档的文件必须按照规定，定期移交，集中管理，个人不得据为己有，不得归档的材料，禁止擅自归档。

    档案具有机密性，不同机密等级的档案其使用者的权限也有所区别。我国《档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规规定的办理。"《档案法》第十六条规定，：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保存的档案，档案所有者应当妥善保管。”管理人员工作在档案管理的岗位，应当履行保护档案的责任和义务。《档案法》第二十四条规定：“有下列行为之一的，根据情节轻重，给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失或擅自销毁属于国家所有档案的；（二）擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）出卖属于国家所有档案的；（五）倒卖档案牟利或者私自将档案卖给外国人的；（六）携运禁止处境的档案及其复制件处境的；（七）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的。”

    档案管理人员必须转变观念，增强法律意识，养成法治思维。把档案管理工作上升到法律层面认识。加强对《档案法》等相关方面的法律知识的学习，提高法律素质。在档案管理工作中要积极预防法律风险的发生，严格遵守国家的法律法规，完善单位的规章制度，做到严格依法治档，确保档案工作的规范化、法制化。

    业务素质和学习能力

    业务素质即档案管理人员履行职责的知识水平和技术实践能力。它是档案管理者从事档案业务必须具备的素质，更是完成档案管理工作任务的重要保证。作为档案管理人员应熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉本单位有关档案管理的各项规章制度，熟悉自己所从事的业务工作，通晓档案各学科的理论和方法，掌握档案管理基础理论知识，例如，档案管理理论、档案管理技术、档案信息资源开发利用、档案编研等。

    档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量。档案管理人员应该提高认识水平，强化继续教育，坚持学以致用的原则，积极参加省或市档案局举办的档案专业人员培训班，举办单位内部“档案宣传日”等活动，组织集中学习《档案法》和档案知识，并通过组织研讨、研究课题、撰写论文等方式提高专业水平，不断吸收档案管理新理论、新方法、新观念，将所学理论知识运用到实践中，提高档案工作质量。

    档案信息价值的实现在于有效利用，就是根据人们对档案信息利用的需求，对所管理和获取的档案信息进行综合分析，挖掘信息资源，汇编科研成果简介、档案年鉴、大事记、组织机构沿革等多种编研成果，为利用者提供全新的深层次的档案信息服务。这些工作中常常涉及到文字材料的组织写作，只有具备较强的文字表达能力，才能胜任。档案管理人员应积极主动的学习档案学相关理论，学习宽泛广博的多学科知识，掌握档案编研的理论和方法，加强对档案资源内涵和外延的挖掘，才能满足工作的需要。

    服务意识和协调能力

    档案管理人员要一开始就要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。过去，档案管理被人为的限定在档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、利用等方面。档案管理应顺应时代的要求，遵循“服务全局、服务中心工作”的宗旨，立足于海事工作对档案信息的需求，加强对档案内容的分析，全方位的将有价值的信息和知识揭示出来，从而提高档案信息的利用率。

    服务过程中，在态度上做到主动、热情、和蔼、耐心、周到、及时；在语言上做到文雅和气，谦逊有礼。耐心细致的为利用者服务，主动熟悉本单位的工作，了解不同的利用者在不同时期对档案的不同需求，以便及时、完整、准确、主动地向不同的利用者提供档案服务。

    由于档案资料来源于各个部门的具体工作，许多有价值的档案资料不能及时收集和归档，需要档案管理人员增强自己的协调能力，和各部门有关人员保持畅通的联系，建立信息网络，及时、完整、全面地收集各部门的档案。

    档案所记载和存储的信息，是不可再生的信息资源，档案管理人员应从原有的“等、靠、要”的方式中解脱出来，变为发展服务的先行者和创造者，逐步形成档案管理工作从事后的收集材料变为事前介入、事中参与、时时跟踪的档案管理工作理念，在实际工作中增加工作的目的性和主动性，同时，要加强对档案信息的深入加工，真正发挥档案管理人员的核心作用。

    敬业精神和心理调适能力

    档案管理工作大多数时间里需要面对各种档案材料，与人打交道的机会少，同时档案工作单调、重复、琐碎需要特别细心耐心，容易使人产生烦躁情绪。档案管理人员应保有开放的心态，加强与同事的交流，不局限于自己的小天地，积极调试自我心理，保持充沛的工作动力和饱满的工作热情。

    档案管理人员必须全面准确地把握业绩观的科学内涵，在平凡的工作中干出不平凡的业绩，服务单位发展大局，服务中心工作，务实求真，扎扎实实把档案管理工作落到实处。要耐得住寂寞，不计较个人名利得失，保持良好心态，在平凡的工作中做出优异成绩。

    档案管理人员应具有强烈的敬业精神，爱岗敬业、任劳任怨、一丝不苟、干一行、爱一行、专一行；必须不断提高职业道德素质，主动承担责任，自觉认识和履行自己的义务，提升档案管理工作质量；必须具有较高的职业操守，保守机密、依法办事、照章行事，保证档案的原始性、真实性、有效性。

    信息技术和档案信息化管理能力

    档案信息化是指运用现代化的信息科学技术，尤其是计算机为主要载体的职能化工具为依托，对档案资料进行收集、整理、开发及利用，这是一种高效、科学的管理模式，主要包括建设标准化、资料储存数字化、信息利用网络化。档案信息化的不断发展，要求档案管理人员必须掌握信息技术知识，懂得计算机技术、网络技术、数据库技术、光盘技术、缩印复印技术、录像照相技术等，掌握基本的信息管理知识及操作方法，熟练地进行档案信息输入与输出，具备获取、鉴别、处理、利用信息的能力，进行信息的著录、原文挂接、电子查阅，开展网络服务。

    同时，档案管理人员要借鉴国内外、省内外档案信息化建设先进的研究成果，制定适合本部门的各种电子文件、电子档案管理规划、办法和标准，并有效地去指导实施，推动档案管理事业向前发展。

    档案信息化的发展，在提高工作效率的同时，也带来了像病毒传播、非法访问等问题。因此，档案管理人员必须逐步完善内部规章制度，加强网络完全保障体系建设，加强对各类涉密档案的管理。定期检测客户机和服务的系统漏洞和系统配置情况，定期给操作系统安装补丁，及时发现安全隐患，堵住各种安全漏洞，并采取坚实有效的防病毒技术。

    综上所述，只有档案管理人员的素质不断提高，才能逐步适应和实现档案管理的信息化、现代化。档案管理人员应加强自身修养，加强学习，完善自身知识结构，锤炼自身业务能力，把自己培养成高素质人才，更好地推动档案事业的发展。

    （作者单位：扬州海事局 ）