浅析信息化在档案管理中的应用

    陈丽

    随着社会的飞速发展,计算机在日常生活中得到广泛的应用,档案管理也逐渐信息化。信息化档案管理不仅加大了档案利用率,还推动档案管理事业走向新篇章,是现代科技发展的重要走向。因此,加强信息化在档案管理中的应用极为必要。

    一、信息化在档案管理中的应用的优势

    (一)增强档案利用率

    目前,大部分档案室使用的信息技术比较单一,能够利用功能较少。例如一些档案管理系统只能进行存储数据与资料录入等简单工作,使用效果不理想,不仅限制现代设备的功能发挥,还浪费人力资源与实践。因此信息化档案管理,能有效改善目前档案管理中存在的问题,充分发掘计算机技术潜能,从而增强档案利用率。

    (二)增强档案信息时效性

    传统手工档案管理工作主要包括分类、归档、记录等步骤。这种工作方法不仅工作效率不高,还较为繁杂、枯燥、易出错,并且很难及时查找出需要的档案信息,不符合时代发展要求。而实施档案信息化管理,能够使档案管理者及时查找到档案信息,还能快速完成存档,改动、分类等工作,增强档案管理时效性。

    (三)档案管理流程简单化

    信息化在档案管理中的应用,能够实现长远化发展。对档案编辑保存后能够实现随时改动与永久保存的目的,并从中节省纸张费用。这样不仅使档案管理流程简单化,还能够节省资源、时间与人力。

    二、实现信息化档案管理

    (一)实现档案信息化

    传统的档案管理模式,主要以文字、图像、音频、视频为基本资料,由人工负责搜集、分类、鉴定、归纳、记录来进行档案管理工作,加大档案管理工作量。并且,由于传统档案都是纸质版,存储信息量大,资料较多,导致分类归纳工作很难进行,增加档案管理难度。然而在信息技术全面应用的时代背景下,各类计算机系统、软件与信息技术为信息化档案管理提供大量有利条件。因此为了实现信息化档案管理,需改变传统档案管理模式,将档案资料逐渐转为信息化,以计算机为载体,有效对档案资料的进行分裂归纳,实现信息化,增强档案管理对社会各领域的服务性,从而提高社会市场经济长远发展。

    (二)建立有效的档案管理信息系统

    为了使信息化技术在档案管理中发挥最大作用,则需建立有效完整的信息化档案管理系统。期间档案管理工作人员应全面配合工作:第一,根据建立档案信息化管理需求,设定合理档案信息化流程、规范;第二,根据不同领域的档案管理需求,为档案管理系统设定相应功能:第三,为了保障档案资料安全性,在档案管理系统中建立有效的内部防护措施。并且在使用档案档案信息系统时,应注意几点:其一,应注重电子档案资料的安全性。由于如今信息技术水平广泛应用,各地区不同领域的档案管理都逐渐信息化,这样给为许多网络骗子与黑客带来可乘之机,因此,做好档案资料的全面防护措施至关重要,为保证档案资料不被盗取,计算机不被病毒入侵,需安装防火墙等相关系统,来保障档案信息安全性;其二,保证档案信息准确性。大部分档案管理系统在档案信息生成、归纳中很难应用完善的程序化,不易生成档案资料系统化连接,容易产生电子档案不完整现象,使电子档案很难与传统档案信息相匹配,因此,档案管理人员需安全、合理使用档案管理信息系统。

    (三)提升档案管理人员专业素质,实现科学化档案管理

    社会的信息化发展,满足人们各项需求的同时,也对人们提出新的要求,为了顺应时代的发展,更好的应用信息化档案管理,需要档案管理的从业人员具备符合时代的多元化知识结构。因此,要求档案管理从业人员应加强专业学习,更新档案管理思想,树立符合时代发加强硬件配置,完善档案管理系统影不断学习现代化计算机知识,来提升工作能力。另外,档案管理部门应定期为员工培训相关知识,使员工认识到档案管理的重要性,增强员工责任感。因此,为了实现科学化档案管理,需提升档案管理人员专业素质,打造知识面丰富、专业技术强的高素质档案管理团队。

    (四)加强领导重视

    信息化技术能否有效的应用于档案管理中,离不开相关机构领导的引导与支持,尤其需要领导者的高度重视。因此,在信息化档案管理中,应由相关机构、部门领导,来紧抓档案管理信息化建设,将信息化档案管理当做时代发展的重要内容之一。

    (五)加强硬件配置,完善档案管理系统

    在信息化档案管理工作中,由于各个单位管理方式与相关硬件配置存在差异,使档案数据资料很难兼容、统一,从而无法实现高效率档案管理。因此,在信息化档案管理过程中,个单位应统一信息化设备,使用规格统一的计算机硬件配置,达到专业化标准配置,从而完善档案管理系统,实现档案管理文档一体化与自动生成系统连接的目标,完善档案管理信息化。结语:随着社会信息化技术的普遍应用,档案管理也逐渐转向信息化发展,本文笔者主要对信息化档案管理的优势进行详细分析,通过建立信息化档案系统、提升档案管理人员专业素质,实现科学化档案管理、加强硬件配置,完善档案管理系统等方面来实现信息化档案管理,从而保障档案管理功效、质量与安全性得到有效的提升。

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