高校户籍管理信息化的探索实践
张旭东
高校的集体户口管理是高校管理及服务校内师生员工的一个重要组成部分，是一项繁杂琐碎、专业性、政策性很强的基础工作。[1]由于户籍管理体制问题和管理对象众多的特点，几乎所有北京地区高校的户籍管理部门都会是最繁忙的部门之一。在此背景下，户籍管理信息化显得尤为重要。下面以对外经济贸易大学户籍管理工作为例进行分析。
户籍管理工作概况
1.户籍管理工作的三个时期
从工作手段来看，学校户籍管理工作可以分为三个时期：
一是手工时期（2010年8月之前），以手抄、手写记录户籍办事信息为主要特征的粗放式管理模式。此阶段的户籍管理者年龄偏大，不会使用计算机和网络，工作效率低，平均需要10分钟才能办好一件户籍业务。
二是电子化时期（2010年8月-2014年2月），以计算机办公软件和网络应用为主要特征的集约化管理模式。此阶段的户籍管理者年轻且学历高，能够应用电子化手段来进行户籍管理。户籍数据全部使用EXCEL办公软件管理。户籍办理时间平均为1.5分钟，工作效率大大提高。
三是信息化时期（2014年3月至今），以信息化系统和移动终端为主要特征的精细化管理阶段。户籍管理者紧紧把握时代发展趋势，在建设PC端户籍管理系统的基础上，又开发了微信平台移动终端。师生在PC端或手机端，预约办理户籍业务即可，前来办理户籍业务平均仅需15秒。
2.户籍管理工作量
学校每年统招全日制新生约3，800人，除北京生源学生、港澳台学生、自愿放弃迁入户口的学生外，每年落户新生人数为3，400人左右。新生落户工作，包括收取户口迁移证并进行反复核对、户口信息录入公安系统、打印常住人口登记卡、常住人口登记表并进行排序，为新生采集人像、采集指纹办理身份证、收取旧身份证、发放新身份证、代缴费。与此同时，每年毕业生需要迁移户口的人数大约为3，000人。此外，由于学校的国际化特征，在校大学生参加各种国外、境外交流项目众多，50%以上的学生都持有护照或港澳、台湾通行证。历史数据显示，仅借出“常住人口登记卡”这一项业务，平均每年借出、归还次数超过1万人次。除此之外，还有补办身份证、开具无犯罪记录证明和教职工户籍业务。综合统计下来，保卫处每年要办理各类户籍事项6万余次。如何高效应对如此集中的工作量成为摆在户籍管理者面前的一个课题。
户籍管理信息化的探索实践
1.户籍管理信息化的目的
面对每年巨大的工作量，提高办公效率是户籍管理者不得不采取的措施。信息化是户籍管理工作的革命性变革。户籍管理信息化极大地提高了工作效率，简化了户籍业务办理流程，减少了学生办理户籍业务的时间。一方面，从师生角度来看，缩短了业务办理等待时间;另一方面，对于户籍管理者而言，按照每天接待200名学生来计算，一天可以节省4小时，减少了冗余动作。
2. 户籍管理信息化的数据流
户籍管理信息化的数据流从新生入学起，即开始建立，直至学生毕业离校户口迁出。新生入学前，进行基本数据准备。学生开学报到前，在户籍管理信息系统中选择迁移户口或者放弃迁移户口。迁移户口的新生自助填写一些内容信息，包括户口迁移证上的“出生地”“籍贯”“原住址”等。新生自助填写的信息经过保卫处核定后，生成正式的在校生数据库。在校生能够办理借用常住人口登记卡、补办身份证、开具无犯罪记录证明等业务。毕业生能够在户籍管理系统中办理户口暂存和户口迁出。教职工数据流与学生完全相同，使用相同的数据结构。
3.户籍管理信息化的功能模块
户籍管理信息系统分为PC端和移动端两大平台。经过调研，学校99%的学生使用微信。因此，微信平台作为户籍管理信息化的重中之重进行开发推广。微信平台分为新生、在校生、毕业生三个基本模块。
第一，新生模块。新生在报到前，户籍管理系统中已经存在学生的基本信息，如姓名、身份证号、学号等。新生只要有微信，通过身份证号和学号即可实现微信号与户籍管理系统的绑定。新生在绑定微信号后，如果学生自动放弃迁移户口，签订放弃协议。如果迁入户口，学生自助输入“户口迁移证”上的相关信息，包括“出生地”“籍贯”“原住址”等内容。
第二，在校生模块。保卫处在核准新生自助上传的信息后，生成在校生数据库。在校生可以通过微信平台，预约借用常住人口登记卡、补办身份证、开具无犯罪记录证明等业务，预约成功后，会返回微信通知。此外，微信平台还具有提醒功能、黑名单功能。例如：学生借用常住人口登记卡的时间默认为8天，还有1天到期时，平台会自动发送微信通知。学生超期归还常住卡，则自动拉入黑名单，同时也会发送微信通知。拉入黑名单后，学生用户则不能在微信平台预约办理任何业务，直至管理员在后台解锁。未将户口迁入的非京籍学生也可以在微信平台预约办理暂住证等业务。
第三，毕业生模块。由于北京市留京指标的特殊性，北京市教委制作留京报到证、北京市人社局下达留京接收函的时间节点在毕业当年的12月31日。因此，并不是所有学生都能在毕业时将户口迁出，大部分学生是要申请户口暂存学校，等待单位下达留京指标或者再寻找能够解决北京户口的工作机会。学校为毕业生就业提供方便，允许户口暂存学校半年。申请暂存户口的学生要在微信平台申请，但如果毕业前确定户口迁移方向，那么，毕业生就可以在微信平台直接申请将户口迁出。
户籍管理信息化的启示
从学校户籍管理信息化的工作实践来看，从提出信息化构想和设计方案，到信息化落实历经三年多时间，有以下几点启示：
1.资金保障是户籍管理信息化的关键
户籍管理信息化的最大难点不是技术问题，而是资金问题。资金不到位，再好的构想和设计都是一纸空谈。因此，没有领导层对信息化的大力支持，户籍管理信息化是不能实现的。
2.信息化创新思维是户籍管理信息化的原动力
户籍管理者的信息化创新思维，是户籍管理信息化的原动力。如果户籍管理者本身没有信息化创新思维，那么，户籍管理信息化便失去了原始动力。只有户籍管理者本身不断用信息化创新思维来考虑工作实际问题，户籍管理信息化才能取得进展。
3.流程再造是户籍管理信息化的基础
信息化不是灵丹妙药，必须依托网下工作流程再造。一是要工作任务分解，面向全校的户籍管理工作要分解到学院，尤其批量办理新生和毕业生户籍业务时，如果不这样，即便是信息化也不能产生高效率。二是要简化工作流程，信息化在使用流程上必须简单、简洁，减少设计层级，否则，信息化反倒是使用起来效率很低。
4.用户体验是户籍管理信息化的核心
信息化绝不可图新鲜、赶时髦，为了信息化而信息化。一定要站在师生用户角度去考虑户籍信息化系统方便不方便，实用不实用。此外，还要从户籍管理者角度设计简单易用的管理后台。
5.周期短是户籍管理信息化的特点
户籍管理信息化和所有的通用信息化一样，具有发展迅速的特点。从工作实际来看，还未等PC端信息系统成型，就已然进入了移动终端时代，PC端显然已经“OUT”了。由于微信的迅猛发展和广泛应用，当前开发重点宜放在微信平台。
综上可见，高校户籍管理信息化的探索实践是一个动态的过程，是不断创新发展的过程，且随着户籍政策和信息化手段的不断变化而变化。户籍管理者只有紧紧把握时代发展潮流，才能更智慧高效地为师生服务。
参考文献：
[1] 于越，殷宏斌，尹世学. 高校集体户口管理信息化的建设与思考[J].中国教育信息化：高教职教，2014（2）.
（作者单位：对外经济贸易大学保卫处）
[责任编辑：于 洋]
高校的集体户口管理是高校管理及服务校内师生员工的一个重要组成部分，是一项繁杂琐碎、专业性、政策性很强的基础工作。[1]由于户籍管理体制问题和管理对象众多的特点，几乎所有北京地区高校的户籍管理部门都会是最繁忙的部门之一。在此背景下，户籍管理信息化显得尤为重要。下面以对外经济贸易大学户籍管理工作为例进行分析。
户籍管理工作概况
1.户籍管理工作的三个时期
从工作手段来看，学校户籍管理工作可以分为三个时期：
一是手工时期（2010年8月之前），以手抄、手写记录户籍办事信息为主要特征的粗放式管理模式。此阶段的户籍管理者年龄偏大，不会使用计算机和网络，工作效率低，平均需要10分钟才能办好一件户籍业务。
二是电子化时期（2010年8月-2014年2月），以计算机办公软件和网络应用为主要特征的集约化管理模式。此阶段的户籍管理者年轻且学历高，能够应用电子化手段来进行户籍管理。户籍数据全部使用EXCEL办公软件管理。户籍办理时间平均为1.5分钟，工作效率大大提高。
三是信息化时期（2014年3月至今），以信息化系统和移动终端为主要特征的精细化管理阶段。户籍管理者紧紧把握时代发展趋势，在建设PC端户籍管理系统的基础上，又开发了微信平台移动终端。师生在PC端或手机端，预约办理户籍业务即可，前来办理户籍业务平均仅需15秒。
2.户籍管理工作量
学校每年统招全日制新生约3，800人，除北京生源学生、港澳台学生、自愿放弃迁入户口的学生外，每年落户新生人数为3，400人左右。新生落户工作，包括收取户口迁移证并进行反复核对、户口信息录入公安系统、打印常住人口登记卡、常住人口登记表并进行排序，为新生采集人像、采集指纹办理身份证、收取旧身份证、发放新身份证、代缴费。与此同时，每年毕业生需要迁移户口的人数大约为3，000人。此外，由于学校的国际化特征，在校大学生参加各种国外、境外交流项目众多，50%以上的学生都持有护照或港澳、台湾通行证。历史数据显示，仅借出“常住人口登记卡”这一项业务，平均每年借出、归还次数超过1万人次。除此之外，还有补办身份证、开具无犯罪记录证明和教职工户籍业务。综合统计下来，保卫处每年要办理各类户籍事项6万余次。如何高效应对如此集中的工作量成为摆在户籍管理者面前的一个课题。
户籍管理信息化的探索实践
1.户籍管理信息化的目的
面对每年巨大的工作量，提高办公效率是户籍管理者不得不采取的措施。信息化是户籍管理工作的革命性变革。户籍管理信息化极大地提高了工作效率，简化了户籍业务办理流程，减少了学生办理户籍业务的时间。一方面，从师生角度来看，缩短了业务办理等待时间;另一方面，对于户籍管理者而言，按照每天接待200名学生来计算，一天可以节省4小时，减少了冗余动作。
2. 户籍管理信息化的数据流
户籍管理信息化的数据流从新生入学起，即开始建立，直至学生毕业离校户口迁出。新生入学前，进行基本数据准备。学生开学报到前，在户籍管理信息系统中选择迁移户口或者放弃迁移户口。迁移户口的新生自助填写一些内容信息，包括户口迁移证上的“出生地”“籍贯”“原住址”等。新生自助填写的信息经过保卫处核定后，生成正式的在校生数据库。在校生能够办理借用常住人口登记卡、补办身份证、开具无犯罪记录证明等业务。毕业生能够在户籍管理系统中办理户口暂存和户口迁出。教职工数据流与学生完全相同，使用相同的数据结构。
3.户籍管理信息化的功能模块
户籍管理信息系统分为PC端和移动端两大平台。经过调研，学校99%的学生使用微信。因此，微信平台作为户籍管理信息化的重中之重进行开发推广。微信平台分为新生、在校生、毕业生三个基本模块。
第一，新生模块。新生在报到前，户籍管理系统中已经存在学生的基本信息，如姓名、身份证号、学号等。新生只要有微信，通过身份证号和学号即可实现微信号与户籍管理系统的绑定。新生在绑定微信号后，如果学生自动放弃迁移户口，签订放弃协议。如果迁入户口，学生自助输入“户口迁移证”上的相关信息，包括“出生地”“籍贯”“原住址”等内容。
第二，在校生模块。保卫处在核准新生自助上传的信息后，生成在校生数据库。在校生可以通过微信平台，预约借用常住人口登记卡、补办身份证、开具无犯罪记录证明等业务，预约成功后，会返回微信通知。此外，微信平台还具有提醒功能、黑名单功能。例如：学生借用常住人口登记卡的时间默认为8天，还有1天到期时，平台会自动发送微信通知。学生超期归还常住卡，则自动拉入黑名单，同时也会发送微信通知。拉入黑名单后，学生用户则不能在微信平台预约办理任何业务，直至管理员在后台解锁。未将户口迁入的非京籍学生也可以在微信平台预约办理暂住证等业务。
第三，毕业生模块。由于北京市留京指标的特殊性，北京市教委制作留京报到证、北京市人社局下达留京接收函的时间节点在毕业当年的12月31日。因此，并不是所有学生都能在毕业时将户口迁出，大部分学生是要申请户口暂存学校，等待单位下达留京指标或者再寻找能够解决北京户口的工作机会。学校为毕业生就业提供方便，允许户口暂存学校半年。申请暂存户口的学生要在微信平台申请，但如果毕业前确定户口迁移方向，那么，毕业生就可以在微信平台直接申请将户口迁出。
户籍管理信息化的启示
从学校户籍管理信息化的工作实践来看，从提出信息化构想和设计方案，到信息化落实历经三年多时间，有以下几点启示：
1.资金保障是户籍管理信息化的关键
户籍管理信息化的最大难点不是技术问题，而是资金问题。资金不到位，再好的构想和设计都是一纸空谈。因此，没有领导层对信息化的大力支持，户籍管理信息化是不能实现的。
2.信息化创新思维是户籍管理信息化的原动力
户籍管理者的信息化创新思维，是户籍管理信息化的原动力。如果户籍管理者本身没有信息化创新思维，那么，户籍管理信息化便失去了原始动力。只有户籍管理者本身不断用信息化创新思维来考虑工作实际问题，户籍管理信息化才能取得进展。
3.流程再造是户籍管理信息化的基础
信息化不是灵丹妙药，必须依托网下工作流程再造。一是要工作任务分解，面向全校的户籍管理工作要分解到学院，尤其批量办理新生和毕业生户籍业务时，如果不这样，即便是信息化也不能产生高效率。二是要简化工作流程，信息化在使用流程上必须简单、简洁，减少设计层级，否则，信息化反倒是使用起来效率很低。
4.用户体验是户籍管理信息化的核心
信息化绝不可图新鲜、赶时髦，为了信息化而信息化。一定要站在师生用户角度去考虑户籍信息化系统方便不方便，实用不实用。此外，还要从户籍管理者角度设计简单易用的管理后台。
5.周期短是户籍管理信息化的特点
户籍管理信息化和所有的通用信息化一样，具有发展迅速的特点。从工作实际来看，还未等PC端信息系统成型，就已然进入了移动终端时代，PC端显然已经“OUT”了。由于微信的迅猛发展和广泛应用，当前开发重点宜放在微信平台。
综上可见，高校户籍管理信息化的探索实践是一个动态的过程，是不断创新发展的过程，且随着户籍政策和信息化手段的不断变化而变化。户籍管理者只有紧紧把握时代发展潮流，才能更智慧高效地为师生服务。
参考文献：
[1] 于越，殷宏斌，尹世学. 高校集体户口管理信息化的建设与思考[J].中国教育信息化：高教职教，2014（2）.
（作者单位：对外经济贸易大学保卫处）
[责任编辑：于 洋]
