基于物联网在档案管理中的应用研究

    王莉 肖兴

    摘?要：基于受到高职院校扩招的一定影响，使得高校近些年来的学生档案数量不断提高，其中一方面是掌握学生的相关基本情况，另一方面则会对高职院校学生的求职及未来发展造成直接性影响。在高校实际档案管理工作中有效融入物联网技术，能够实现动态管理档案，进而使其为本校学生提供更为优质的综合性服务。对此，文章将简要分析在档案管理中提高物联网应用效率的相关路径。

    关键词：物联网;档案管理;应用路径

    关于物联网，其是基于互联网而进一步发展的新兴互联网技术，借助信息传感设施可以实现互联网和物品之间的连接，从而达到信息通信与交换的目的，实现识别智能化、管理智能化等。因为物联网自身所具有的明显技术优势，所以被广泛地使用在物流、交通等诸多领域。在档案管理中对互联网技术应用进行深入研究，对提高档案管理工作智能化水平具有十分重要的现实意义。

    一、物联网自身特征分析

    第一，高度智能化。在物联网中会分布着一定规模的传感装置，通过传感装置可以对档案信息进行收集，进而有助于相关管理人员对档案内容加以充分了解，也为实现档案分类管理给予了相应的技术支撑[1]。比如，学生被获得优秀学生干部或是其他褒奖后，应该把学生获奖信息录到学生档案中。以往会需要有关管理人员首先依据学生信息进行相应档案搜索，之后再去更新信息。可是通过物联网，相关管理人员仅通过计算机上就能够实现档案的迅速搜寻，而且及时在网上更新信息;第二，高度自由化。以云服务平台为支撑的物联网，能够针对数字档案信息实现统一管理与储存。与此同时，还能够深度挖掘档案资料潜在价值，进而为学生提供更为优质的服务。例如，对于即将毕业的学生而言，他们最为关注的问题就是就业。可是大部分学生未能充分了解就业市场信息，加之其他事项，所以不能将全部精力投入在求职上。通过物联网则能够依据学生个人档案中的专业、偏好及其求职意向，为其选择匹配程度较高的企业单位，之后记录与将学生要求相符合的岗位。由此学生就能够在其提供的岗位中进行仔细筛选，从而能够确保求职岗位的定位更为精准。

    二、简析档案管理中应用物联网的重要作用

    第一，能够满足“双轨制”档案管理的实际需要[2]。我们不能否认无纸办公的可以提高文件整理、查找及利用等相关方面工作效率，可同样也会在管理中带来一定的难题：（1）电子文件极易受损并且数字信息缺少长期稳定性，容易遭受木马病毒的袭击，要是存在操作失误、管理缺失与技术等原因，会使得文件被破坏与泄密等，出于保证电子文件自身的安全，相关工作人员应掌握较高的计算机操作能力，不仅工作部门需要极强的专业性而且相对烦琐;（2）电子文件软件更新频繁而且格式较多。现阶段经常使用的管理软件已经达到几十种之多，就文件格式来件均需要相应的软件才可以进行检索、运转。因为软件需要淘汰与更新，虽然所制作的电子公文能够被完好保存，但也不能排除由于软件版本不同而导致读取无效。所以，在很长一段时间内是无法取替纸质档案的，并且电子文件的有关技术更会获得进一步完善与发展。而伴随物联网的产生，则可以将两者间存在的空隙有效弥补，实现电子档案与纸质档案相结合，从而有助于实现“双轨制”管理。

    第二，能够切实解决在档案管理中出现的问题。物联网可以由形成文件至永久性保存或者销毁阶段中的收集、鉴定、存储简化文件提供使用等环节的记录，借助相应的通信技术，实现自主感知保管环境、智能化调节，实现智能化存储事物或者是档案摘要信息，跟踪及定位纸质档案，远程利用档案信息以及相关功能，这样可以对当下档案管理模式的缺陷加以弥补，能够在降低管理成本提高管理效率的同时，使得相关管理工作人员提高提供档案利用的主动性。从实际情况来看，物联网技术不只是仅仅应用于档案室，其也被广泛地应用于高校图书馆中，在高校图书馆引入物联网系统与电子标签之后，大部分高校图书馆所提供的相应服务，大大提升其准确率与便捷性，这能在很大程度上打破以往的高校图书馆管理模式与借阅服务模式，一方面将管理效率大幅度提高，另一方面还能让工作人员为学生与教工提供更好的服务。由此可见，物联网在高职院校档案管理中具有十分广阔的应用前景。

    第三，提高智能化水平。物联网在档案管理中应用，使得档案管理更加智能化，并且在档案库房管理中有着重要的体现。其中包含了防高温、防潮湿、防盗、防火、防强光、防虫、防霉变。在档案管理中，物联网测控系统会对整个系统进行实施监控，并将库房内的温度以及湿度进行检测，并将所得出的数据直接上传到控制微机当中。同时，通过对数据的接受，可以通过控制微机，对库房中的各种智能设备下达控制指令。如在档案库房中，如果温度过高，可以打开空调，关闭除湿设备等，从而对库房的温度以及湿度进行调控，从而也实现了智能调控。其主要原理是由于测控系统对库房所测出的温度以及湿度值，传输到主控微机中，并对所得出的数据进行分析，从而下达控制指令，使各个设备通过指令，进行相应的调控。主控微机不仅可以存储各库房温湿度的数据，而且还可以通过输入相关的信息，实现自动统计以及打印等功能。

    第四，实现档案自动入库。目前档案入库所采用最常见的方法为人工活条码识别。不过该方式是存在一定缺陷的，不僅对人工过于依赖，而且也很容易造成档案入库错误。而在物联网的作用下，可以使档案入库方式实现智能化。在计算机物联网的作用下，用电子标签对每一份档案进行标记，当档案在入库中，在计算机内即可形成入库清单。另外，物联网的射频技术可以自动对物品进行识别，也可以收集相应的信息，从而实现档案自动入库，并提高档案入库的智能化。

    三、提高物联网在档案管理中的使用效率分析

    第一，科学制定并严格推行规范化管理标准。要想在高校中将物联网技术有效应用于档案管理工作中，首先就需要科学制定规范化的管理及技术标准。在制定管理标准时，需要对互联网以及物联网技术有关标准规范加以重点考虑，在开展档案管理工作过程中，则需要以标准规范为依据去执行。与此同时，就运用物联网系统来讲，也需要确保管理工作的规范化与统一性，确保其能有效运行于档案管理工作。在制定相关技术标准时，高校应做好物联网技术的交流工作，能够正确达成协议，这样一方面可以减少研发物联网技术的有关成本，另一方面还有助于实现资源的无局限共享。

    第二，提供必要的资金支撑。应用物联网技术是脱离不了硬件设备设施支持的，从我国部分高校实际情况来看，在档案管理工作中仍存在一定的不足，对此相关管理部门需以自身现实情况相结合，在情况允许下可以适度增加资金投入，进而为物联网技术的应用和优化提供强有力支持。与此同时，针对已经投入应用的档案管理设施，高校需对其进行定期的更新与升级，进而确保档案管理系统自身兼容性与运行效率良好。不仅要关注硬件方面，高校也需要进一步提升管理人员自身的综合素质。首先立足其多年档案管理经验，努力学习现代化技术与先进软件的实际操作形式，进而助力于档案管理工作的高效完成;其次，高校也可以组织有关管理人员定期进行培训与学习活动，进而更新其自身知识储备量，更好地满足物联网技术的应用需求。由此，即使在运行物联网过程中存在问题，也能够实现有效地自行修复，确保高校学生档案信息的保密性及安全性。

    第三，将借阅手续进一步简化。对于档案使用者而言，可以办理一张属于自己的RFID借阅卡，将需要从档案室借阅的档案连同借阅卡，放置于借阅设备，这样档案管理系统就能通过自动扫描，对借阅人员必要的个人信息以及借阅的档案标签进行读取[3];在借阅完成之后，会自行将档案借阅清单打印出来，需要档案借阅人员妥善保存;关于归还，其与借阅步骤一样以此实现自动扫描。由此能够在很大程度上简化在档案查询与使用过程中，需要核实档案使用人员个人信息的各种麻烦，并且还能确保信息的可靠性。此外，在档案借阅中，不涉及工作人员需要亲自到档案室中查找、取下或者是放回，仅借助电子标签就可以对每份档案位置进行精准定位，由此能够在很大程度上减少了等候时间，还能降低档案管理人员的工作强度。

    第四，提高安全技术的使用效率。在高校中存在部分档案会涉及学生或是教职工的个人隐私，万一这些信息被泄露，所产生的后果是无法想象的。所以，高校技术人员应该借助相应的安全技术消灭这一威胁。（1）存储信息数据。有关技术人员应为其建立起高效的防火墙系统，避免泄露档案信息;（2）安全监控系统。借助该系统能够针对有关档案信息展开实时监控，万一监控到有被泄露的档案信息，能够及时展开追查;（3）档案管理人员更应该提高重视，针对重要档案要定期进行备份，从而确保档案信息的安全性与完整性。

    四、结语

    基于科学技术的高速发展，使得物联网技术应运而生，将其有效应用于档案管理工作具有十分重要的现实意义。现阶段受到各种因素的综合影响，使得物联网技术使用于档案管理工作，仍处在相对初级的阶段，但文章坚信随着我国科技的发展，势必会推动物联网技术为档案管理提供更好的服务。

    参考文献：

    [1]陈勇.物联网在档案管理中的应用研究[J].档案学研究，2015（05）：102-105.

    [2]朱博，曲丹秋.物联网技术在图书馆档案管理中的应用研究[J].中国管理信息化，2018，21（12）：176-177.

    [3]陳妍杉，丁俊飞.物联网在档案智能化管理中的应用研究[J].办公室业务，2016（02）：174+172.

    课题：2019年度学院校级课题《基于物联网在档案管理中的应用研究》（编号：JYC201911）

    作者简介：王莉（1984—），女，汉族，湖南长沙人，文学学士，讲师，研究方向：档案管理、中国语言文学、高职教育教学;肖兴（1981—），男，汉族，湖南长沙人，文学学士，讲师，研究方向：高职学生管理、高职教育教学、中国语言文学。