论企业档案信息化建设
徐欣
摘 要：近几年来，我集团根据国家相关规范、标准，对档案信息化建设进行了积极的探索， 取得了初步成效。在工作实践中，我们深切地感受到档案信息化给档案工作带来的极大方便。以下是公司档案信息化建设的历程。
关键词：企业档案; 信息化建设
中图分类号：G270.7 ? ? ? ? ? ?文献标识码：A ? ? 文章编号：1006-3315（2019）03-192-001
随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，传统企业档案管理受到严峻的考验。早在2002年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。同时，中央档案馆也把“加快档案信息化建设”，“加快现有档案的数字化进程”列为发展目标，2017年国家档案局又印发了《企业数字档案馆（室）建设指南》。档案基础业务建设的重心已经开始向信息化、现代化转移。
一、总体目标
运用现代网络、信息和通讯技术，将档案转化为一种信息资源，在集团内部充分实现资源共享，为集团各方面改造提供快速、高效、便捷的服务。
二、档案信息化的实现
1.档案基础设施建设
档案基础设施建设是档案信息化的根本保证，没有好的基础设施，庞大的档案资源就不能被充分利用。公司档案信息化基础设施建设除了配备计算机外，还包括服务器、网络及操作系统。
（1）服务器。服务器是整个信息化建设的核心部分。在档案信息化建设中，要实现档案资源的共享，除了要有网络连接各个客服端以外，还需拥有一个能够对所有客服端提供档案信息资源共享的平台，这个平台就是档案服务器。公司配备了1台档案主服务器和2台档案备份服务器。在主服务器停止工作的情况下，备份服务器能代替主服务器进行数据服务工作，保证公司档案工作的正常进行。而在每台服务器上都配备有高性能的中央处理器，便于及时响应多用户的访问和快速执行大量数据的处理。
（2）网络。网络建设是实现信息化建设的基本要求之一。公司内网连接了公司所有计算机，而每个部门的计算机以“域”的方式进行分类，在服务器共享资源中根据用户组权限进行 “读取”、“写入”和“完全控制”，在方便信息资源共享的情况下，也保证信息的安全。
2.档案信息资源建设
（1）现存档案数字化。以前档案室库藏的档案以传统载体为主，利用档案需要到档案库房借阅。现在集团对库藏档案进行了数字化处理，即对现存档案进行全文扫描并挂接在档案信息管理系统中，利用服务器在局域网上提供利用。访问者能在计算机上查阅到档案的扫描版全文。
（2）電子文件。近年来随着计算机辅助设计、办公自动化系统的广泛应用，在工作中直接形成了很多电子文件。在计算机辅助设计系统中形成的电子文件一般包括图像文件、图形文件、数据文件、文本文件和计算机程序等。在办公自动化系统中形成的电子文件一般包括文件的正文、修改过程的记录、修改痕迹的记录、发文稿纸（包括领导的签名）等。
公司在接收新档案时，同时接收纸质档案与电子文件。电子文件挂接在档案信息管理系统中相应的纸质档案条目上，可满足档案信息全息化查询，提高了档案信息的利用效率。
3.档案信息管理系统
（1）档案信息管理系统的建设。公司使用的是C/S架构与B/S架构相结合的档案信息管理系统。C/S架构响应速度快，操作界面丰富，可以实现多层登入认证，安全性容易保证，人机交互性较强。B/S架构的优点是通用性较强，客户端无需安装，适用于无客服端的广域网与局域网，用Web浏览器即可对档案信息进行浏览，并通过设置权限控制用户访问。当档案管理软件更新时，无需升级每个客户端，直接升级服务器就能完成软件更新。C/S架构与B/S架构相结合的档案信息管理系统为不需要借阅纸质文件的使用者提供了平台，减轻了档案库房查阅负担。
（2）档案信息管理系统的应用。公司档案信息管理系统采用动态的流程管理，是专、兼职档案人员从事档案数据输入、档案数据审核、档案查询、档案统计等工作的平台。为了提高工作效率，方便档案信息管理，档案信息管理系统提供了非常完整的档案数据管理模块，其中包括文件登记、盖章管理、档案接收、档案整理、档案检索、统计报表、权限设置等近20项档案信息化管理功能。
此外，在线档案WEB查询系统是公司专门为非档案管理人员提供的一个档案信息查询平台。在档案WEB查询系统中，档案信息以列表、详表、全文等多种形式呈现，查阅者可以根据需要查找相关内容。
4.档案信息安全保障建设
档案信息是公司宝贵的资源，如发生信息丢失或泄露，将造成严重的后果。保障档案信息安全，要做到两个方面，一是保障信息不被主动和被动丢失，第二方面是保证信息不被泄露。
（1）信息的主动丢失一般是人为操作所造成的，如：误删，黑客攻击，遭遇木马程序驻留等。集团档案管理系统提供了一套专业的操作日志管理，能详细记录被删除或修改的档案数据。而且公司每台服务器都安装了防火墙和杀毒软件，并自动更新升级，以保障服务器的档案数据库不被恶意的修改或删除。
信息的被动丢失通常是使用了不可靠的存储介质或是存储介质因自然灾害等因素遭到破坏。存储介质是档案信息资源的最终储存地。为了保障数据安全，公司使用2台备份服务器进行档案备份，同时采用移动硬盘备份并异地保存。
（2）保障信息不被泄露的方面，集团制订了《档案人员保密守则》，并定期对员工进行保密工作教育。集团所有计算机，除了及时升级微软所发布的各种系统补丁、安装防火墙和杀毒软件之外，每三个月便会强制更换密码，以避免计算机中的信息不被外界所窃取和利用。
三、信息建设化成果
集团已建立传统档案类别的机读目录数据库（含卷级和文件级），包括文书档案、科技档案、实物档案以及资料等各门类目录数据库，也建立了照片档案、声像档案、电子档案等机读目录数据库，并完全实现机检。同时建立了各门类档案相应的全文数据库，实现了文档一体化和集团内部档案资源共享。
企业档案信息化建设是社会信息化建设的重要组成部分，也是企业信息化建设的关键。我们将继续努力探索和研究，把档案信息化建设的重点放在电子文件管理、远程档案资源查阅和共享、集团档案资源整合和开发利用上，进一步加强集团档案的信息化管理，提升档案信息化建设水平。
