卫生部门档案管理工作的问题与措施

2023.09.01

王秀荣

摘要档案记载了一个单位历史发展的过程，它从不同的角度全面客观的反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证。卫生部门档案是卫生部门在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的资料，是单位的宝贵财富。提高档案管理水平，有利于医疗质量和服务水平的提高，有利于医学科技的推广，有利于医患双方利益的维护，对卫生部门领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。

关键词卫生部门档案管理

中图分类号：R741.3 文献标识码：A

1卫生部门档案管理面临新的问题

随着我国市场经济模式的建立，卫生部门的建设与发展也处在一个非常的时期，因而相关单位的档案管理也面临新的问题。

（1）档案管理制度不健全，档案收集率不高。在卫生部门管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的卫生医疗、人事、行政、后勤管理制度，但涉及档案管理的制度却较少。在卫生部门目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集率不高。同时，由于管理制度不严、不健全，有意无意地不及时移交各科室自己保管的材料，造成档案收集不齐全。

（2）档案内容界定不清，管理范围不明。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各卫生部门在管理档案时，没有按统一的管理标准和模式，根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的檔案没有纳入管理。

（3）档案意识不强，利用率较低。由于档案不直接产生经济效益，卫生部门领导一般对档案管理意识比较淡薄，还存在相当程度的“重业务、轻档案”的意识，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在单位管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（4）档案管理分散，完整性和安全性差。卫生部门的档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和卫生行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案和会计档案，而医疗文书档案等分属各个业务部门管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。由于档案由各科室自己管理，既不便于综合利用，又不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。

（5）管理人员业务水平不高，档案知识欠缺。目前卫生部门中档案专业出身人员较少，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，外语水平不高，这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。同时，在卫生部门人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

2提高医院档案管理水平的措施

为使卫生医疗档案管理工作能更好地为医疗卫生改革和医院事业发展服务，必须重视卫生部门档案管理人员的充实和培养，实现医疗档案管理的现代化。

（1）加强《档案法》学习，提高依法管理意识。档案管理是卫生部门管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与医疗业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传《档案法》，使单位领导和职工都能充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。

（2）建立科学管理体系，健全管理制度。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。各卫生部门要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

（3）加强业务培训，提高管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，卫生部门要将档案人员培养纳入医疗人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一方面要通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平；另一方面要深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

（4）加大投入，实现现代化管理。加大资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备；另一方面要引进计算机管理，充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的无纸化。

重视开发利用，发挥档案社会效益。档案作为卫生部门管理中的一项重要的信息资源，只有积极开发利用，才能体现档案在医疗改革开放中的价值和作用。因此，档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使各单位的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级部门信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。

总之，卫生部门档案管理工作是一个专门的学问，涉及部门和范围极为广泛，必须调动全员意识来共同配合。因此，卫生部门档案管理工作必须在模式上、思想观念上、管理方式上、服务方式上不断创新。只有这样，才能使卫生部门档案管理工作不断适应医疗的改革与发展，应对新的挑战，才能促使档案资源发挥其最大的经济与社会功效。