新形式下档案管理工作的规范化分析

2023.08.30

王峥

摘要：档案管理在企业的经济发展和我国社会的发展中都发挥着重要的作用，随着档案管理现代化的不断发展，传统的档案管理方式已经不能适应现代社会档案管理的需求。在档案管理上，由于档案管理的体系比较复杂需要对档案进行信息化管理，对每一项程度和工作都进行规范的管理，才能达到更好的档案管理的效果。

关键词：新形势；档案管理；规范化

引言：在档案管理工作中，需要对档案的各种信息进行管理，还需要进行实体管理和信息管理，是一项比较复杂的工作，在管理上具有多、乱和杂的特点，因此档案管理的效果往往不理想。在新形势下，对档案管理提出了更高的要求，为了有效的对档案进行管理，必要要从档案管理的每一个细节出发，进行规范化的管理，才能有效提高档案管理的水平。

1.我国档案管理的现状

1.1档案管理体系不完善

从目前我国的档案管理上来看，我国还缺乏完善的档案管理体系。近年来，我国的社会经济得到了快速的发展，很多企业也在不断发展，企业在不断发展的过程中，档案管理是一项重要的工作，虽然很多企业都对档案管理提出了更高的重视，但是大多数企业在管理的过程中却没有建立完善的档案管理体系。由于档案管理的体系不够完善，导致企业在进行档案管理时，很多方面的内容并没有落实管理，并且在管理的过程中也没有按照一定的程序和规范来进行管理，很多操作都不够规范。在新形势下，企业也应该对档案管理进行改革，但是在实际情况中，大多数的企业依然使用传统的档案管理方式进行管理，导致管理的效率低下，甚至会出现很多问题。

1.2对档案管理没有提出应有的重视

档案管理在企业的发展过程中以及我国社会的发展过程中都发挥着重要的作用，尤其是在新形势下，为了提高企业的市场竞争力，更应该重视档案的管理工作。但是从目前的情况来看，在很多企业和行业中，都对档案管理没有提出应有的重视，而是一味的过于重视企业的经济效益。正是由于思想上的不重视，导致在档案管理的过程中，管理人员的责任意识不强，很多工作都是随随便便完成，并没有严格按照一定的制度或者规范来进行管理，对企业的进一步发展也造成了一定的不利影响。

1.3档案管理的手段比较落后

在新形势下，各种信息技术和电子技术的应用越来越广泛，在很多领域都得到了广泛的应用。但是在很多企业中，在档案管理上依然采用比较落后的管理手段和方式，没有融入先进的管理理念，还是沿用传统的纸质管理和手段管理的方式。在新形势下，各种网络技术和计算机技术都得到了快速的发展，利用这些先进的技术对档案进行管理，可以大大提高档案管理的效率，减少管理失误。但是企业却没有建立档案管理的网络管理体系，不适应现代社会的发展需求。

2.新形势下档案管理规范化的手段

2.1提高对档案管理的重视

在档案管理的过程中，要想提高档案管理的效果和效率，首先应该提高人们对档案管理的重视程度。在新形势下，企业在不断发展的过程中，要想对档案进行规范化管理，首先就是应该提高领导对档案管理的中国式程度，让企业的领导者认识到档案管理和档案规范化管理的作用。在新形势下，企业之间的竞争力变得越来越激烈，作为企业的领导者，要想加强企业的市场竞争力，加强档案管理是非常必要和重要的。通过档案的规范化管理，可以提高企业的资源利用效率，实现各种资源的最大化利用，同时对人力资源也能够实现优化配置。市场竞争归根结底就是人才的竞争，通过档案管理可以提高人才的优化配置，因此对于提高企业的市场竞争力也是非常重要的。

2.2不断完善档案管理体系

在新形势下，档案管理工作变得更加复杂，企业在发展过程中，需要面临各种多元化的信息，加大了档案管理工作的难度，要想加强档案管理的有效性，必须要不断完善档案管理的体系。如果档案管理体系不够完善，在实际的管理过程中，很多工作都无法落实，档案管理工作的效率也得不到保证。必须提高档案管理的效率，必须要不断完善档案管理体系。在档案管理的工作中，必须要对档案管理的每一项工作都规范化，在档案的收集、整理和记录中，都要进行详细的记录，这样在后期查证中才更方便。另外，在对企业的档案进行管理的时候，应该根据档案类型的不同区别管理，例如设备档案、人力资源档案以及物资档案中，应该区分开来，进行分类管理和集中处理，这样才能使整个档案管理工作更加规范和有序，才能提高档案管理的效率。

2.3对档案进行信息化管理

在新形势下，为了适应社会的需求，企业在对档案进行管理的时候，应该充分利用各种先进的技术和手段，例如各种计算机技术和网络技术，加强档案管理的技术水平，实现档案的信息化管理，才能有效提高档案管理的效率。在新形势下，企业实现档案的信息化管理是非常必要的。在构建档案管理的信息化系统时，企业应该针对自身的发展需求以及具体的档案类型来构建信息化系统。在构建的过程中，企业应该参考一些成熟的档案管理信息系统，并在此基础上结合实际的情况进行构建，不断摸索和制定出符合自身企业发展的档案管理信息化系统。构建了信息化系统之后，还需要对管理人员的信息化水平进行培训。

结语：在新形势下，为了实现档案管理的规范化管理，首先应该提高管理者对档案规范化管理的重视程度，并不断完善档案管理体系，建立完善的规范化档案管理体系，构建档案管理的信息化系统。