浅谈如何做好文书档案收集与归档工作

    杨文

    摘 要：基于对如何做好文书档案收集与归档工作的研究，首先，阐述文书档案收集与归档的必要性。然后，分析文书档案收集与归档存在管理意识有待提升、工作制度有待完善等问题。最后，针对文书档案收集与归档给出加强重视程度、构建工作制度等有效措施。

    关键词：文书档案 收集 归档

    高校在培养专业人才中发挥着不可替代的作用，高校需要肩负起自身使命。如果高校想要实现自身的更好发展，同时为社会市场培养更多专业人才，需要及时做好高校内的文书档案收集与归档工作。文书档案中记载着高校的重点内容，关系着高校的进步。因此，需要意识到文书档案收集与归档的重要价值与意义。所以，本文将针对做好文书档案收集与归档工作的措施进行相应阐述。

    一、文书档案收集与归档的必要性

    （一）档案管理基础

    在高校的教学活动以及科研活动，会产生大量不同的文件资料。在其中有许多文件资料有着较为重要的收藏价值与使用价值。通常情况下针对此类资料需要相应的管理人员进行收集与管理。所以，文书档案收集与归档是档案管理的基础工作，为档案中信息资料充分发挥自身最大作用提供保障。

    （二）档案集中管理重要手段

    我国针对文书档案管理工作做出明确规定，需要保证问文书档案的统一管理，尤其是高校的文书档案，同时还需要保证档案内容的完整性与真实性。通过文书档案的收集与归档，可以在很大程度上保证档案内容的安全性与全面性。同时为高校档案的集中管理提供保障，促进高校更好发展。

    二、文书档案收集与归档存在的问题

    （一）管理意识有待提升

    从目前我国高校文书档案收集与归档工作中可以看出，许多工作人员的管理意识较为薄弱。在实际管理中，并没有意识到自身工作的重要作用[1]。通常情况下会表现在，管理效率与管理质量低下，同时文书档案中内容的真实性与完整性没有得到保障。档案损坏等问题时有发生，给文书档案的使用带来影响。

    （二）工作制度有待完善

    在高校文书档案收集与归档工作中，需要制定相应的工作制度，这样才可以保证文书档案收集与归档工作的有序展开。但是文书档案收集与归档工作中可以看出，并没有相应的工作制度对各项工作进行规范与约束。这一问题的产生，会对文书档案收集与归档工作的有序进行产生制约，同时影响高校的更好发展。

    三、文书档案收集与归档有效措施

    （一）加强重视程度

    文书档案收集与归档工作，是高校工作中的重要组成部分。如果没有有序展开文书档案收集与归档工作，那么高校档案工作将无法展开，那么档案中的数据内容将无法得到充分利用。因此，为保证文书档案收集与归档工作顺利展开，同时发挥文书档案中信息内容的价值与作用，需要加强对文书档案收集与归档工作的重视程度[2]。首先高校内的领导者与管理者需要意识到该项工作的重要作用，并且从人力物力财力等方面，给予文书档案收集与归档工作大力支持。通过人力物力财力的支持，可以在很大程度上促使工作人员意识到自身工作重要作用。除此之外，文书档案工作并不是高校机构形成的，而是在高校不断发展中形成的，因此，做好文书档案管理工作是保证各项档案管理各项工作顺利展开的前提保障。基于此，文书档案管理工作人员，需要针对其中具有价值与意义的档案及时做好收集与分类工作，保证高校内文书档案齐全，其中内容的真实性与完整性也可以得到保障。

    （二）构建工作制度

    上文已经说到工作制度是文书档案收集与归档有序展开的前提保障，因此，需要构建相应的工作制度。在工作制度的构建中，可以从以下几点展开：第一，构建文书档案收集与归档管理制度，保证高校内文书档案收集与归档能够做到有制度可依。文书档案收集与归档是高校档案管理工作中的基础工作，想要做好该项工作，需要结合高校实际情况与档案管理工作情况，制定出科学合理的文书档案收集与归档制度[3]。这样才能将制度落实到文书档案收集与归档工作中，同时保证各个工作人员可以严格按照相关规定展开文书档案收集与归档工作。第二，在高校文书档案收集与归档工作中，需要将相应的法律法规落实在其中。通过法律法规对工作人员的行为进行规范与约束，想要将法律法规更好落实到文书档案收集与归档工作中，需要高校积极组织工作人员进行法律法规的学习。不断提高工作人员的法律意识，保证文书档案收集与归档各项工作的展开，可以在法律允許范围内，避免违法或者违规问题的产生。第三，针对文书档案收集与归档工作需要构建相应的监督制度，针对各项工作的展开加强监督与管理。这样可以及时发现文书档案收集与归档工作中存在的不合理之处或者问题，然后针对其中的问题能够给出有效解决措施，避免问题影响范围的进一步扩大。与此同时，也可以针对工作人员的行为以及工作进行监督，促使各项工作有序进行。

    结语

    综上所述，文书档案收集与归档对高校的发展以及高校内各项工作的展开具有重要作用。因此，需要保证高校内相关工作人员可以意识到自身工作的重要性，从而端正工作态度，采取有效措施，保证文书档案收集与归档工作的顺利展开。同时针对文书档案收集与归档工作，还需要构建相应的工作制度，针对各个工作人员的工作进行监督与规范。

    参考文献

    [1]刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风，2018（35）：263.

    [2]方黑虎，汤楠楠，马小艳.高校文书材料归档之“部门立卷”问题研究[J].兰台世界，2018（12）：30-32.

    [3]郑文华.基于农业学校文书档案管理工作的现状及对策研究[J].办公室业务，2018（10）：148.