信息化背景下水利部门档案管理工作

    丁小婷

    摘 要：水利部门档案资料由内、外两部分组成，部分水利部门重视内部档案管理，忽视外部档案的管理，造成自身档案管理水平难以提高。文中分析水利部门档案管理信息化建设的重要性，探讨信息化背景下水利部门如何做好档案管理工作。

    关键词：信息化环境;水利部门;档案管理

    我国行政组织内部有着相对完善的档案管理制度，各级政府与行政职能组织建立相应的档案管理制度。但部分单位并没有意识到档案管理工作的重要性，造成管理内容与方式上出现错漏，需要结合信息技术优势进行妥善解决，持续优化水利部门档案管理工作。

    1 水利部门档案管理信息化建设的重要性

    1.1 提升档案管理效率

    档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，为各项社会工作提供档案服务，保障各项社会实践顺利开展。传统的档案管理模式需要大量人员参与，管理成本较高，员工工作强度大，影响档案管理效率。进行档案管理信息化建设，可以使电子信息档案数量增加，只需要通过网络平台完成档案整理分类，显著提升工作效率。

    强化档案信息化建设，保证信息安全。另一方面，由于纸质文件的大量存在，印刷费用也是管理成本的重要组成部分，这种消耗品的存在也不利于节约型管理模式的形成。而采用现代化数字技术对档案进行管理，不仅可以提升工作效率，从而还能以电子版的方式代替纸质载体，有效节约了成本。

    1.2 增加档案管理安全性

    长期以来，档案管理是一项严肃工作，由于在有限的空间内存放着大量的纸质文件资料，一旦由于管理不慎出现火灾等问题，将会造成重大损失。同时当前部分档案管理工作量巨大，因此需要多人同时对档案进行管理，这种非专人负责的管理模式不利于形成有效的监督管理机制，甚至存在泄漏信息的情况，严重危害名誉以及社会的稳定性。

    通过档案管理信息化建设实现网络平台管理档案信息，降低人员使用数量，提高档案管理质量与效率，从而有力降低信息泄露情况的发生概率。

    1.3 提高档案资源利用率

    档案管理工作内容较多，利用信息化建设构建相应的数据库，统一整理与收集信息资源，实现分类处理信息资源的目的。相关的部门在档案管理负责人的授权下，可以对制定的信息文件进行网络访问，从而提升信息共享的效率，这种共享模式安全性较好，还能更好地发挥信息资源的价值，推动进一步发展。

    2 信息化背景下水利部门档案管理工作优化

    2.1 做好档案资料规划处理

    信息化建设作为档案管理工作的最终趋势，档案管理人员要意识到档案电子信息化的重要性。这意味着短时间内电子信息档案数量增加，需要充分利用档案管理优势，通过网上完成资料分类与处理，提升管理效率。

    由于档案管理工作中也会涉及到人员、技术和资金等问题，需要为数字化平台建设提供充足的资金和技术支持，水利部门应该成立专项资金，通过设立一定的兼职岗位，积极参与到档案管理工作中。因为传统档案管理方式可能会为后续的分类管理造成负担，甚至还会造成重要资料的丢失问题。所以在水利部门应用信息化建設做好档案管理工作的过程中，需要搭建完善的数字化网络平台，形成电子数据库，并利用专业的设备和系统对资料进行处理，提升工作效率。

    2.2 提升电子档案整理的效率

    为加快大数据时代管理模式的转型，水利部门需要做好以下几个方面的工作：第一，加强硬件的建设。传统的管理模式在效率上表现出明显的滞后性，在大数据时代应该充分借助计算机技术和网络信息技术为管理提供便利。因此需要做好计算机的配置、网络的安装以及内网保密处理工作。第二，应该积极对现有的档案资源进行转化，借助电脑对相应的数据资源进行保存。第三，还应该协调相关的部门积极配合，确保档案管理系统的完整性。从而不断完善制度的建设，为数据档案管理提供标准化流程。

    档案管理中，采用数字化电子处理储存处理的内容相对较多，为更加系统的对档案信息进行管理，需要在相关的部门之间建立稳定的系统，并做好电子档案的传递和共享，并有专人负责，及时对档案进行归档处理。水利部门在应用信息化建设做好档案管理工作的同时，应该重视安全环境的营造。

    2.3 做好档案信息资料的协同管理

    利用信息化建设做好水利部门的档案管理工作，需要充分发挥信息处理的时效性优点，同时实现相关部门对档案信息的操作。为进一步提升工作效率，需要制定相应的管理制度协调各个部门，加强员工之间的互动。同时对于相关人员应该及时进行培训，让其意识到档案管理的重要性，并充分发挥信息化建设的优势。

    档案管理工作信息化建设时，要加强利用信息技术与网络技术，保证档案目录的完整及数据库建设的完善，重视档案信息的录入工作，保证信息录入的快速性与准确性。提高档案数据库建设的速度，实现传统纸质档案向电子化方向转变，增加电子档案数量，减少纸质文件的数量;水利部门在推进档案信息化管理进程中，不仅要配备先进的现代化档案管理体系，还要在水利部门中推广规范、统一的档案管理应用软件，为以后进行档案信息交流和资源共享提供必要支持与条件。要具有先进的体系管理，将档案信息进行分类归纳，每一个部分都要有专门的部门来进行管理。

    结语

    总而言之，信息化背景下水利部门档案管理工作面临新的问题，需要档案管理部门及时调整管理策略，切实发挥信息化的作用，提高水利部门档案管理质量与效率。档案管理系统建设过程中，需要进行科学分类，对档案管理工作进行优化，推动水利事业健康发展。

    参考文献

    [1]马玉英.水利工程建设档案信息化面临的困境和出路[J].黑龙江档案，2020，（02）：38-39.

    [2]石莉.新时期水利工程档案信息化管理建设初探[J].中外企业家，2020，（01）：121.

    [3]钟思铭.信息化背景下水利部门档案管理工作的初探[J].中外企业家，2020，（01）：132.