大数据时代背景下的档案管理探讨

    高玉娟

    [摘 要] 随着信息化和互联网的发展，社会逐渐向大数据方向转变。因此，档案管理要在大数据时代的背景下对管理方法进行调整，对档案处理的速度、能力和准确性有严格的要求，做好档案的信息数字化等工作。分析了档案管理面对的机遇和问题，对档案管理问题提出了解决措施。

    [关 键 词] 大数据；档案；管理

    [中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）07-0244-01

    在大数据时代背景下，每个行业都面临着对复杂庞大的数据进行管理的重大问题，尤其是档案管理部门和行业。档案管理作为对信息管理的一种形式，面临着新的发展机会，但也存在着一些亟待解决的问题。所以，促进我国档案管理的数据化现代化进程是当前的重要任务。

    一、档案管理在大数据时代的机遇和问题

    大数据在档案管理中的应用凸显了其重要性，给档案管理带来了发展契机。企业规模的扩大和人才引进数量的增加使需要处理的信息量急速上升，而大数据分析的信息处理量大、处理速度快和结果准确，减少了档案管理工作的负担。企业管理档案信息也是一个重要的问题，大数据时代的发展可以解决这一问题，对档案进行备份，且档案管理技术也得到了相应的提高。在大数据时代，档案管理问题主要体现在工作人员的素质和信息安全系数等方面。

    二、提高档案管理的对策

    （一）培养专业的高精尖人才，科学化信息结构

    提高工作人员的素质对保证档案管理工作质量有着重要的作用，一方面要对企业内部的档案管理人员增加培训课程，轉变传统的管理思维模式，使其掌握新的管理技术，加强内部人员的技术交流讨论。档案管理人员要能够熟练地操作档案管理系统，对档案管理工作有专业的认识，并能够按照实际情况对信息进行整理和分解。另一方面，档案管理部门在招聘时要提高对应聘人员的要求，对应届毕业生的理论知识进行考察，培训时开发这类人才的创新意识和操作能力，保证企业的档案管理工作效率和质量的提升。

    要实现档案管理的数字化，不仅要将档案信息存储在计算机上，还要满足档案信息的多种工作需求。档案信息的数字化保存结构要做到科学，采用专业化的数据库存储，而不是简单的文档、表格等格式的文本集中存储。

    （二）对档案信息统一管理和备份

    大数据技术主要是对企业档案庞大的数据进行保存和处理，实现档案资源的统一管理和备份。档案管理部门对档案信息进行规划，将信息资源集中整合分析，按照不同的条款采用树状结构、链状结构等数据结构进行划分，如根据不同的学历和专业或人员所属的部门，以方便在大数据分析和检索时快速地实现对有效信息的分析和查找。目前，我国的移动、联通和电信三大运营商已经基本完成了对信息的大数据处理和备份。为了防止档案的缺失和实现综合控制，要对整理完毕的信息进行备份处理，当前常见的备份方式是电子备份。由于备份形式在不同的企业标准和选择的模式不同，如档案馆使用电子拷贝，而有些企业则使用云盘储存，要在一定的范围内对档案备份的形式进行要求以达到相同行业之间档案备份形式的统一。只有经过严格的实践验证和科学规划，才能推进大数据在全国的使用范围，实现档案信息的高效管理和开发。

    （三）开发大数据分析工具

    大数据技术涵盖的专业知识复杂宽泛，应用的范围也相当广，一个行业要引入大数据分析工具，要打破专业限制，加强和专业大数据研发公司的合作。例如，一家电力公司要引进大数据分析技术，在联系到数据分析企业后，还要请掌握电力知识和市场未来发展趋势的专家，形成三方合作的局面，再构建大数据档案信息分析系统。而且，不同的企业对大数据分析工具的要求有所差别，开发环境也存在不同，只有熟悉档案管理工作流程的档案工作者同专业的大数据分析人才行业部门协作，才能开发出适应档案管理工作的大数据分析工具。

    （四）制订发展目标和标准，注意潜在风险

    档案管理在运用大数据工具时，要清楚分析数据的目的。首先，制订使用大数据的目标和标准，其次，分析档案管理工作中的特定问题，之后再使用相应的大数据工具对档案信息中出现的问题进行具体有效的解决。档案信息资源的开发和整理过程中会涉及信息遗漏、篡改和泄露等问题，引起知识产权和隐私权等方面的纠纷。因此档案管理在运用大数据技术时要关注存在的潜在风险，通过相关的规章制度，明确权限和责任关系，对潜在的风险进行控制和解决。

    除此之外，在大数据时代背景下，档案管理要做到将原有的档案信息进行数字化转化，将有价值的档案由纸质储存转换为电子数字保存，并对之后的信息直接进行数字化存储，以提高收集的速度和减少档案信息储存成本。另外，还要完善相关的管理制度，紧跟时代发展脚步调整管理制度，建立监管机制对整个档案管理工作进行规范，确保管理工作的合法性。

    综上所述，在大数据时代的背景下，给档案管理工作带来了改革契机。档案管理在实际的工作中要不断地进行调整，对管理人员、方法和制度等多方面进行改革，以适应发展要求，提高工作效率，如可以开发大数据分析工具，引进专业的人才等，使档案管理工作更好的开展。

    参考文献：

    [1]蒙丽.档案管理在大数据时代背景下的探讨[J].办公室业务，2017，11（5）：85.

    [2]侯丽娟.基于大数据时代背景下的档案管理工作分析[J].人才资源开发，2016，7（20）：136.