数字化校园应用系统建设新思路探究

    朱兰　张晓焱

    

    

    

    摘要：数字化校园在很多高职院校中已经建设完成，但真正切合学校实际能用起来的不多，多数都采用单业务系统运作，然后进行数据交换。文章以南京交通职业技术学院的数字化校园建设为例，通过各种流程让教职工和学生可以真正地使用系统。

    关键词：数字化校园；应用系统；流程

    数字化校园是以数字化信息和网络为基础，在计算机和网络技术上建立起来的对教学、科研、管理、技术服务、生活服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输和应用，使数字资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。数字化校园建设一直是个热门话题，最近很多高职院校觉得数字化校园提法有点过时，将目标定位在智慧校园上，但是笔者经过大量的调研发现，高职院校数字化校园建设真正切合学校实际建设的不多，采用单业务系统运作的不少，业务流程变成了切合产品本身，信息数据部署分散，资源利用率低下，“信息孤岛”突出，通过数据交换进行“数据共享”，问题不少。南京交通职业技术学院的数字化校园建设就是通过各种流程让教职工和学生真正将系统用起来。

    1 学校数字化校园建设任务

    南京交通职业技术学院数字化校园建设从2013年9月开始建设，其主要任务是淡化单个的业务系统，从3个维度分解业务流程：管理者、教职工、学生。整个学校数字化校园建设任务是：（1）建立一个标准规范体系：建立一个符合国际、国家、教育部和行业标准的，符合学校实际、能够规范学校各类应用长期建设的标准规范体系。为各个系统定义统一的标准，包括信息标准、编码标准、管理规范、实施规范、维护规范等，提供日常运维服务，是保障数字化校园系统规范、可靠运行的支撑体系。（2）建立一个共享数据库：建立一个涵盖数字化校园应用业务和与之关联的其他业务数据信息于一体的基础共享数据库平台，对数字化校园中的各种结构化数据，包括数据库、数据仓库、数据集中的数据进行统一的管理。（3）建立一个平台：建立统一身份认证平台，实现统一身份认证，提高数字化校园应用系统的安全性。

    2 建设三大中心

    （1）一站式服务中心：建立一个涵盖各种数字化校园应用业务的集成系统，实现与教务、财务、固定资产等管理系统及未来应用系统的无缝集成，构建统一的管理信息系统和业务系统，整合全校各管理系统的数据与流程，为决策提供支持。

    （2）教学资源中心：以教学资源为主线对学校的各种数字教学资源进行整合，以网络化教学和数字图书馆应用系统为核心，整合教学资源、科研资源的制作、管理、发布及应用。

    （3）校园服务中心：以校园一卡通及网络基础服务系统为核心，建设校园一卡通并实现与数字化校园核心平台、图书馆的无缝对接，对全校的学生消费、校内服务整合和管理。

    纵观上述建设内容，就会发现业务系统建设是以流程为中心。流程中心是以工作流引擎为核心，从学校全局角度汇总了涉及学校运营管理的有关流程，是学校实现协同管理的基础。通过完整的工作流系统，把学校的日常管理运营、服务支持和管理监督的制度要求“写”入信息系统，使得信息系统能够在正确的时间将正确的信息传递到正确的人，由流程驱动岗位与岗位之间协作完成运营管理工作，实现流程管理。通过工作流系统，学校教职员工可以在线处理日常业务流程。通过工作流系统，教职员工可以集中处理各相关业务流程。

    （1）流程导航中心是从学校全局角度汇总学校各运营管理流程的流程网站地图。通过导航中心，教职员工可以方便、快捷地找到各相关工作流程（见图1）。

    （2）流程处理中心为教职员工提供了处理流程的功能模块，主要包括与教职员工相关的待办的任务、发起的任务或参与的任务等。

    （3）提供功能完善的工作流的管理和监控功能，同时更可对工作流的信息进行重新配置，如工作流设计监控，流程处理过程中对流程的流转进行干预（或者叫任务的改派），工作流的终止等。

    （4）在流程活动分析模块，支持自动生成流程分析表，如总耗时分析、最大耗时分析等各种分析表，以图表的方式展现性能，以直观的形式让管理者可以发现系统资源的利用情况，并通过图表发现、排除问题，为优化学校流程执行效率提供支持。

    （5）根据流程表单和审批节点，设置流程的告警或提醒信息，系统进行预警或催办。预警及提醒方式包括：系统消息、短信提醒等。

    （6）在工作流中设定异常指标和异常管理机制，当异常指标达到阀值就可以启动相应流程或知会相关人员，在日常管理中尽量做到防范异常情况的发生，提高发现异常情况及进行应急处理的能力。

    由于学校的党政部门、行政机构、后勤服务集团、财务部门等与学校各学院之间均有联系，因此信息平台可以建立各学院内部与各部门之间的沟通平台，方便重要问题的讨论、上级对下级的工作汇报，从而提高高校数字化建设的管理效率。

    一般一个学校的流程业务可以分为办公、后勤、人事、学工、财务等几大类，每一个大类和具体的业务流程根据其分管的职责范围确定。办公大类里面的业务流程又分为发文申请、部门通知发布、请示申请、会议室申请、派车申请等；后勤类则分为报修、报修投诉、采购申请、资产调拨、资产报废申请；教学类分为调课、成绩录入、成绩查询、成绩统计、图书查询等；人事类分为论文登记、科研申请、培训登记、职称评审等；财务类分为工资查询、项目预算等。另外，在流程中需要处理的事情通过待办事宜来处理。如一个部门的固定资产管理员想要进行资产调拨，其流程从二级资产管理员开始，依次经过调出部门负责人审批、调入部门负责人审批、调入部门资产管理员确认、后勤处审核并备案，其流程监控如图2所示。

    一般建设思路是按照各个业务系统建设，比如建设学工系统、教务系统等。但是在南京交通职业技术学院的建设思路中，则淡化系统的概念，强化流程的思想。系统是为职能部门、管理者服务的，这只是学校群体中的很少一部分人，大多数教职员工和学生面对的是各个流程，比如教师所涉及的流程大致分为：工资查询、报销（含出差、课题、项目等）、科研申报、科研结题、项目申报、项目中期检查、项目结题、资产采购、资产报废、报修、请假、申请选修课、成绩录入等。学生所涉及的流程可分为：请假、宿舍申请、选修课程、成绩查询、申请退学、医保报销、报修、补水补电、助学金申请、贷款申请、补助申请、离校申请等。这些流程其实属于各个业务系统，但通过抽取出各个业务，教职员工只需要针对具体的业务进行办理。目前整个学工系统所涉及的流程已经达到40多个，学生可以通过其门户办理相关业务（见图3）。

    3 结语

    学校建设的统一流程中心以工作流引擎为核心，从学校全局角度汇总了涉及学校运营管理的有关流程，通过完整的工作流系统，把学校的日常管理运营、服务支持和管理监督的制度要求“写”入业务平台，使得IT系统能够在正确的时间将正确的信息传递到正确的人，由流程驱动岗位与岗位之间协作完成运营管理工作，实现流程管理。通过工作流系统，学校各级员工可以在线处理日常业务流程。该平台支持自动生成流程分析表，如总耗时分析、最大耗时分析等各种分析表，以图表的方式展现性能，以直观的形式让管理者可以发现系统资源的利用情况，并通过图表发现、排除问题，为优化学校流程执行效率提供支持。该流程中心平台解决了学院信息流程不连续、多头管理等问题。