医院文书档案管理的办公自动化实现分析

    陈桃花

    摘 要：在医院管理档案中，文书档案始终发挥着重要的作用，其职责是记录医院发生的时间，见证着医院发展的历史。在新时代发展下，办公自动化为医院文书档案管理工作带来便利，并且规范化管理医院文书工作，通过自动化管理档案文书来提高文书安全性。本文主要分析办公自动化如何为医院文书档案管理工作带来便利，提高管理水平。

    关键词：医院;文书档案管理;办公自动化

    文书管理在医院档案管理中属于重要内容，其职责是记录医院发展。科学技术快速发展，医疗卫生制度也在持续改革，医院文书管理已进入全新时期，改善文书资料管理模式，办公自动化管理文书档案已变为医院发展的必然趋势，医院要紧抓时机通过一体化管理方式寻找机遇，开创文书档案新局面。

    1 自动化管理文书的优点

    1.1 提高资源的稳定性

    医院文书材料来源于各科室部门，因此，需要各科室部门进行自行管理科技资料。科技资料不属于共享资源。在实施自动化办公后，各科室可通过医院的局域网平台掌握其他科室档案状况，實现共享资源，档案负责人也能够及时掌握工作重点和方向。传统记载文书是通过纸质的方式，如果放置时间久，则会让文书受损，在管理中若有不当，便会损害文书资源。

    1.2 提高办公效率

    传统文书管理消耗时间长、操作困难，并且档案管理工作内容多，过程无聊，反复的工作会让管理文书的人员出现枯燥乏味的状态，通过自动化管理工作可有效解决此种问题，工作人员可以利用日常零碎的时间整理立卷，将集中化的工作分散，防止堆积大量的文书材料，有效地提高工作效率。

    2 自动化管理文书档案存在的不足

    2.1 管理人员的素质有限

    办公室自动化管理文书档案和纸质管理存在着差异。自动化管理使用计算机，从而实现保存和录入数据，需要负责人一方面要掌握知识管理技巧，一方面要熟练操作计算机，才能够完成此项工作。但从目前医院的关注方向可知，均是提升医疗技术的研究和技能，忽略了培训管理档案。同时负责管理此项工作的人员专业素养低。医院在引进自动化系统后，也无法真正的投入使用。

    2.2 文件保密性差

    电子材料和传统纸质材料比较容易修改，在改动后，也会覆盖过去的内容，即使目前某些先进技术能够加密文件，但在某种程度虽能避免文件被篡改，但无法保证安全。纸质文件可通过笔记来识别文字，但电子文件无法准确辨别签名，无法保证文件资料是否维持原始性，甚至会有黑客盗用的情况。

    2.3 未规范化管理

    当开展自动化管理文书档案后，文档管理便无法实现规范化管理，这是由于使用软件种类多，系统运行慢。目前系统优化水平并未让智能化优势发挥出来，检索文书资料也存在的问题，检索方式分为电子检索和人工检索，但医院主要使用人工检索，工作效率低。

    3 优化自动化办公管理文书档案策略

    3.1 加强电子设备储存和安全

    电子档案在传输时存在着风险，此环节需要增强档案储备的安全，档案人员要定期的检查、更新和维修档案，定期清理和维护网络服务器与设备，同时要安排安全监督员验证医院档案身份，设置防火墙，从而提高档案安全，确保档案在传输储存网络中的安全性，保密性和持续性。档案人员在使用办公自动化档案信息时，也要遵守有关要求，禁止出现随意修改和下载，在使用时也要避免用户非法篡改信息，提高电子档案的安全。

    3.2 加强工作人员的管理水平和业务水平

    首先从建设和投入硬件上研究，从而提高医院档案的环境和工作人员的技能，只有投入现代化硬件设备，档案管理人员才能够学习设备，掌握业务技能，提高管理水平，单位也要定期的安排档案管理人员学习有关业务知识，提高自身管理知识。管理人员需要认识到管理档案的作用，增强责任心，在实践中需要鉴别有关技术。从实际情况出发，做好档案管理工作，管理人员应更新知识结构，一方面掌握档案专业知识，一方面学习计算机网络技术，便于能够对于办公自动化提出管理建议，从而发挥出管理优势。要加大管理档案部门和区域间的合作工作力度，扩大知识面，通过学习和交流创新知识和经验，通过网络通讯等手段，加强工作人员的信息创新能力。

    3.3 开发电子管理文书档案系统

    若是想在医院中设立开发电子文书管理系统，则需要把纸质的文书材料转为电子文档，为稳步推进此项目，需要根据实际情况制定工作。在项目正式实施前，需要根据安全性问题，研发出功能齐全的电子文书档案系统。

    3.4 分步推进信息化管理文书档案

    医院在规划条件下，应根据实际情况制定符合医院的分期方案，需要重视有关档案管理流程，从而构建系统平台，并且规范管理体系，实现自动化办公。累积档案数据，需要长此以往的坚持。从实际出发，根据医院的资源，明确目标，分析医院信息化管理档案的现状，从而实现自动化办公。检索档案便是落实处理档案。此时需要检索平台有着安全性，从而快速检索档案，还可通过网络的便利性，实现信息共享。为稳步推进电子文书档案工作的实施，则应根据医院规划，制定阶段性目标。通过扫描设备，识别文件同时转为数字化模式，通过档案系统录入标准文书格式。

    结束语

    综上所述，在医院文书档案管理中，实施办公自动化有着重要的作用，为改革文书档案管理带来契机。在时间和物质上均能够让文书档案管理工作得到改善，节省开支，提高效率。文书档案管理工作灵活使用办公自动化系统，统一标准，展现出办公自动化的优势，提高管理质量。

    参考文献

    [1]王晓萍.医院办公室文书档案电子化管理之我见[J].办公室业务，2017，10（4）：179-180.

    [2]曾静钰.浅谈医院文书档案信息化管理的利与弊[J].中国经贸，2018，11（19）：85.