研究生学位管理信息系统的设计与应用
刘伟
北京建筑大学研究生培养工作起步较晚，但发展迅速。2013年在校研究生规模已达1，800余人，而研究生处负责学位管理的工作人员只有1人，虽然目前实行校院两级管理模式，各学院已配备了专职或兼职的研究生教务员，但学位管理人员数量与研究生数量比例仍然悬殊，有的学院甚至高达1：489。所以，全面引入信息化管理系统，运用基于网络的信息平台，解决当前研究生教育管理工作超负荷、乏创新的现状是学校当前面临解决的首要任务。为此，在学位评定办公室和相关管理人员的共同参与下，依托学校的研究生学位管理模式及未来发展需求，学校自主开发设计了北京建筑大学研究生学位管理信息系统。
研究生学位管理信息系统设计思路
1.搭建全面信息处理平台
高校的研究生教育从招生录取、培养、中期考核、论文开题、答辩、学位审核到毕业、就业整个过程是一项复杂的信息处理过程。学校早期的管理系统只有招生和培养两个模块，已不能满足管理规模及信息化发展的需要。新的研究生管理系统是基于Java语言开发的一套B/S架构管理系统，其中学位管理系统是一个综合性的事务管理和信息处理平台。事务管理方面包括开题审核、中期检查审核、抽匿管理、论文提交、评审、答辩及学位评定管理等工作；信息处理方面包括研究生的学籍信息、培养信息、实践信息、学术成果信息、学位论文信息、学位评定委员会信息以及一系列信息的流转和传递。研究生、导师、学位管理人员各自通过该平台完成信息的处理和相关事务的管理，从而提高管理信息化水平和工作效率。
2.形成招生、培养、学位闭环管理系统
学位管理信息系统与前期开发的学籍管理系统、培养管理系统共同组成一个完整的信息管理系统。通过教育部的招生系统提取研究生的基本信息，研究生入校后的在读信息，包括每学年的缴费情况、注册管理、培养环节完成情况等，在各个环节都可以实现数据共享。学籍、培养、学位和就业管理各部门之间共享有关数据，有利于部门之间的相互配合，在各培养环节上层层把关，提高整体研究生管理工作的协调性和系统性，实现闭环管理模式，确保研究生学位授予质量。
3.规范研究生学位管理程序
研究生学位管理系统的实现依赖于完善的管理制度和严谨的管理程序，只有认真梳理好研究生学位管理流程，才能够使研究生、导师、校院两级的学位管理人员三类用户利用该系统更好地协同工作，有效利用信息资源，提高工作效率。
4.实现与外部系统的数据对接
近年来，教育部推出了研究生招生报名系统、学历证书电子注册系统以及学位授予信息年报系统等满足不同需求的系统，高校在开发自身研究生管理信息系统的同时，必须考虑好与这些外部管理系统的良好接轨，利用招生报名系统中的已有信息，准确转入本校管理系统形成学籍数据，并能够将自身系统中的相关信息直接导入学历证书电子注册和学位授予信息年报系统，从而减少重复工作，避免数据在二次传递过程中产生错误。
运用管理信息系统实现学位授予全过程管理
1.研究生中期考核管理
鉴于研究生两段式培养特点，从课程学习转入论文撰写阶段前，需要通过培养方案规定的学位课程考核，取得一定学分，方能获得学位论文开题资格。系统在培养管理中设置“中期考核管理”模块，对研究生学位课程学习情况进行统计和审核，无论是研究生本人还是管理人员，都可以利用系统判断开题条件，实现从培养到学位的有效衔接。
2.论文开题及中期检查管理
学位管理信息系统在论文开题申请模块下，设计了全面的论文开题信息，包括选题来源、论文类型、与产学研联合培养研究生项目的关系等，提交审核后导出相应表格材料，参加开题答辩；在论文中期检查模块下，可以随时查看开题申请的相关材料，可以申请论文题目的调整或修改，同时研究生本人要对论文进展情况，是否按计划进行，是否可按期答辩等情况进行陈述，提交审核之后导出相应表格材料，参加论文中期检查答辩。通过系统的设计，一方面，开题和中期检查实现了管理上的逻辑关系，另一方面，除了签名及盖章环节，学位申请材料全部实现电子化，与原来手工填写的表格相比，内容完整规范，便于审核和存档管理。
3.实践环节管理
随着专业学位教育在培养高层次应用型专门人才方面的作用凸显，对研究生实践能力的要求也成为学位管理中的重要环节。学校的专业学位研究生数量已达在校生规模的一半以上，为此，学位管理信息系统设计了专业实践管理模块，将不同学位类别的专业实践要求与实践计划填写相关联，把实践计划制定与开题环节审核挂钩，把实践总结与论文中期检查审核挂钩，通过系统采集研究生的实践计划及实践总结等过程数据，最终形成文字材料，在开题及中检答辩过程中进行评价，将专业实践质量管理纳入学位管理过程之中。
4.论文抽匿管理
论文评审是评价研究生培养质量的重要手段，随着研究生规模的增加及匿名评审比例的提高，论文抽匿也逐渐成为一项庞杂的工作。为了提高工作效率，学校在系统中设计了“抽匿管理”模块，将抽匿比例及抽匿原则写入程序，系统依据这些原则实现在新增学科专业、新任导师、历史成绩不佳、申请提前毕业等多种条件约束下的学位论文进行“拟抽取”标注，同时显示该状态下的比例情况，方便管理人员参考或调整。
5.研究生学术成果管理
研究生在读期间的学术成果情况已经成为能否获得学位的重要条件，这些成果包括公开发表论文、参编教材或专著、获奖、作品入展、专利以及承担和参加科研项目等内容。系统在学生端口设计了“学术成果及科研项目管理”模块，研究生在读期间可以随时录入自己的学术成果，也可以通过系统管理自己的科研项目、产学研合作项目等，临近学位申请时选取符合学位授予条件的成果上报。这些成果数据的采集以及统计功能的设计，为管理部门及时汇总科研数据，向相关评估部门提供信息，提高管理的科学性和规范性提供了条件。
6.论文评审管理
在学位管理系统中完成论文开题、中检审核及专业实践考核之后，即可申请论文评审。管理部门在“论文评审管理”模块内获得当届当季拟申请学位名单，在“抽匿管理”模块内获得匿名评审名单。论文评审管理模块同时具备论文上传和下载的功能，管理人员可以随时对其论文格式进行初审，也可以通过时间设置进行过程控制。评审工作完成后，在系统中录入评审成绩，系统通过逻辑判断产生通过、不通过或复评的评阅结果，为下一步的答辩资格审核做好数据上的准备。
7.答辩资格审核
答辩资格的审核内容比较多，也是在学位评定过程中工作量繁琐、容易出现问题的环节。为此，系统为这个模块设计了更多的逻辑关联，包括：欠费、培养、中期考核、论文开题、论文中检、实践考核、学术成果、论文评阅成绩等。排除内部的逻辑关联，最终答辩资格的审核落在成绩单、学术成果、论文评阅及欠费等几个关键信息点上，管理人员可以简单高效地判定研究生的答辩资格，也可以对其不具备答辩资格的原因一目了然。
8.答辩与学位授予管理
为了记录所有学位授予过程材料，便于校院两级管理和查询，系统设计了论文评阅成绩、答辩成绩、学位会议结论两级管理模式，校院两级管理人员在系统中记录学位委员会投票表决情况，分别形成建议授予学位名单和授予学位决议。实现了论文答辩及学位决议网络化管理，还人性化的设计了判断参会人数是否合法、表决票数是否合法、按学位类别形成表决票等许多辅助功能，大大减轻了管理人员编制和汇总学位会议材料的工作负荷。
9.学位授予信息采集管理
学位管理部门每学期都要向国家上报研究生学位授予信息，其中无论博士生还是硕士生，学位授予数据均涉及40余项内容，这对于每年都有成百上千毕业研究生的高校而言，是一个不小的工作量。学校在系统中设计了“学位信息采集管理”模块，有效地解决了学位授予信息的上报问题。通过答辩的研究生在规定时间内，登陆系统进行学位授予信息采集，经过管理人员的两级审核之后，即可形成上报国家的学位授予数据，减轻了工作量，增强了数据的准确性。
10.学位授予和证书打印
校级学位评定会结束后，学位管理人员在系统内依据学位授予决议标记当届当季学位授予结果，并通过系统完成学位证书编号的编制和证书打印工作，同时证书编号数据自动推送到学位信息采集模块的上报端口，使得学位授予上报信息完整准确。
研究生学位管理信息系统应用效果
1.规范管理，提高工作效率
与之前研究生从中期考核开始就需要填写大量表格材料相比，现在通过学位管理信息系统可以完成各阶段任务申请和任务完成情况描述；与之前校院管理人员不断催缴、反复退回不规范学位申请材料相比，通过系统进行时间、质量及审批控制，对研究生的成绩考核、开题时间、开题评价、中期检查、论文题目修改等培养质量进行了有效监控。基于网络的信息平台系统，把管理人员从繁琐的事务性工作中解放出来，有更多的精力进行信息统计、整理和分析，提高了工作的主动性和创造性，管理系统成为实现学位与研究生教育过程有效监控和质量保障的重要助手。
2.资源共享，便于科学决策
管理信息系统可以快捷地提供研究生各类学位授予信息数据，管理人员根据需求对在读或已毕业研究生的学位申请相关材料进行查询、打印及分类统计分析。研究生的学位授予信息，涉及到招生、培养、思政、就业等其他管理部门的需要；学位类别、学位论文、学术成果等信息与教学培养工作紧密结合；获学位后的去向信息有助于培养单位及时了解、把握各学科、专业的就业饱和度和专业竞争力，为学校及时调整专业结构部署、制定科学决策提供基础数据的支持[1]。
3.推进信息化建设，促进管理水平的提升
管理信息系统是管理业务与信息技术的有机融合，是研究生教育的管理制度以及各项业务内容和相互关系的本质反映。在信息化系统构建的过程中，通过业务需求与技术手段的不断磨合，提高了学校研究生教育管理队伍的信息化应用能力和整体业务水平。在系统逐步上线使用的过程中，研究生处多次组织面向学生、管理人员的操作培训，学习相关的信息技术和系统操作方法，确保系统的扎实推进和有效运行。通过这些举措，教务管理人员主动学习和适应信息化技术的能力逐步形成，在出现新的业务需求或新技术条件时，还能够提出改进系统的合理建议，为信息化建设的持续发展打下了有利的基础。
研究生学位管理系统有待完善的功能和发展方向
1.加强系统的人性化设计，完善各模块的数据统计功能
努力提高系统使用的兼容性和易操作性，确保不同版本和操作环境的计算机网络都能正常浏览和使用系统，这也是系统开发对网络环境适应能力的体现。通过对各模块统计功能的开发和完善，使系统在数据仓库、决策管理等方面有所突破，可以为研究生学习、导师教学、科研和管理发挥更大作用。
2.充分利用现有功能和数据资源，实现高层次管理方法拓展
为了提高学位论文评审过程的效率，节约费用支出，充分保护论文版权，利用已有的论文上传和下载平台设计开发研究生学位论文远程评审管理系统，实现专家网上评审论文、网上提交评阅意见，科学、高效地管理论文评审过程。
3.适应差异化培养需要，解决好信息标准化与个性化服务需求之间的矛盾
我国研究生教育已进入快速发展时期，选拔方式及培养模式的多元化发展也推动了研究生培养机制的改革[2]，其中对学术型和专业型研究生的分类培养已成为学校未来研究生培养和管理工作要落实的重要任务。培养要求的差异性会导致管理业务的复杂性，如何处理好信息系统的标准化与研究生教育特有的“专业性”之间的关系，满足“个性化”服务要求，是研究生教育管理信息化建设后续工作面临的重要课题，也是未来管理信息系统发展的方向，这些问题都需要我们在未来的工作中积极探索，努力予以解决。
参考文献：
[1] 吕谷来.新形势下做好研究生教育信息管理的思考[J].科教导刊，2012，（5）：181-182.
[2] 张辉，刘明利，生玉海等.研究生教育管理信息化建设的实践与认识—以北京大学为例[J].学位与研究生教育，2013，（5）：36-40.
（作者单位：北京建筑大学研究生处）
[责任编辑：张 雯]
北京建筑大学研究生培养工作起步较晚，但发展迅速。2013年在校研究生规模已达1，800余人，而研究生处负责学位管理的工作人员只有1人，虽然目前实行校院两级管理模式，各学院已配备了专职或兼职的研究生教务员，但学位管理人员数量与研究生数量比例仍然悬殊，有的学院甚至高达1：489。所以，全面引入信息化管理系统，运用基于网络的信息平台，解决当前研究生教育管理工作超负荷、乏创新的现状是学校当前面临解决的首要任务。为此，在学位评定办公室和相关管理人员的共同参与下，依托学校的研究生学位管理模式及未来发展需求，学校自主开发设计了北京建筑大学研究生学位管理信息系统。
研究生学位管理信息系统设计思路
1.搭建全面信息处理平台
高校的研究生教育从招生录取、培养、中期考核、论文开题、答辩、学位审核到毕业、就业整个过程是一项复杂的信息处理过程。学校早期的管理系统只有招生和培养两个模块，已不能满足管理规模及信息化发展的需要。新的研究生管理系统是基于Java语言开发的一套B/S架构管理系统，其中学位管理系统是一个综合性的事务管理和信息处理平台。事务管理方面包括开题审核、中期检查审核、抽匿管理、论文提交、评审、答辩及学位评定管理等工作；信息处理方面包括研究生的学籍信息、培养信息、实践信息、学术成果信息、学位论文信息、学位评定委员会信息以及一系列信息的流转和传递。研究生、导师、学位管理人员各自通过该平台完成信息的处理和相关事务的管理，从而提高管理信息化水平和工作效率。
2.形成招生、培养、学位闭环管理系统
学位管理信息系统与前期开发的学籍管理系统、培养管理系统共同组成一个完整的信息管理系统。通过教育部的招生系统提取研究生的基本信息，研究生入校后的在读信息，包括每学年的缴费情况、注册管理、培养环节完成情况等，在各个环节都可以实现数据共享。学籍、培养、学位和就业管理各部门之间共享有关数据，有利于部门之间的相互配合，在各培养环节上层层把关，提高整体研究生管理工作的协调性和系统性，实现闭环管理模式，确保研究生学位授予质量。
3.规范研究生学位管理程序
研究生学位管理系统的实现依赖于完善的管理制度和严谨的管理程序，只有认真梳理好研究生学位管理流程，才能够使研究生、导师、校院两级的学位管理人员三类用户利用该系统更好地协同工作，有效利用信息资源，提高工作效率。
4.实现与外部系统的数据对接
近年来，教育部推出了研究生招生报名系统、学历证书电子注册系统以及学位授予信息年报系统等满足不同需求的系统，高校在开发自身研究生管理信息系统的同时，必须考虑好与这些外部管理系统的良好接轨，利用招生报名系统中的已有信息，准确转入本校管理系统形成学籍数据，并能够将自身系统中的相关信息直接导入学历证书电子注册和学位授予信息年报系统，从而减少重复工作，避免数据在二次传递过程中产生错误。
运用管理信息系统实现学位授予全过程管理
1.研究生中期考核管理
鉴于研究生两段式培养特点，从课程学习转入论文撰写阶段前，需要通过培养方案规定的学位课程考核，取得一定学分，方能获得学位论文开题资格。系统在培养管理中设置“中期考核管理”模块，对研究生学位课程学习情况进行统计和审核，无论是研究生本人还是管理人员，都可以利用系统判断开题条件，实现从培养到学位的有效衔接。
2.论文开题及中期检查管理
学位管理信息系统在论文开题申请模块下，设计了全面的论文开题信息，包括选题来源、论文类型、与产学研联合培养研究生项目的关系等，提交审核后导出相应表格材料，参加开题答辩；在论文中期检查模块下，可以随时查看开题申请的相关材料，可以申请论文题目的调整或修改，同时研究生本人要对论文进展情况，是否按计划进行，是否可按期答辩等情况进行陈述，提交审核之后导出相应表格材料，参加论文中期检查答辩。通过系统的设计，一方面，开题和中期检查实现了管理上的逻辑关系，另一方面，除了签名及盖章环节，学位申请材料全部实现电子化，与原来手工填写的表格相比，内容完整规范，便于审核和存档管理。
3.实践环节管理
随着专业学位教育在培养高层次应用型专门人才方面的作用凸显，对研究生实践能力的要求也成为学位管理中的重要环节。学校的专业学位研究生数量已达在校生规模的一半以上，为此，学位管理信息系统设计了专业实践管理模块，将不同学位类别的专业实践要求与实践计划填写相关联，把实践计划制定与开题环节审核挂钩，把实践总结与论文中期检查审核挂钩，通过系统采集研究生的实践计划及实践总结等过程数据，最终形成文字材料，在开题及中检答辩过程中进行评价，将专业实践质量管理纳入学位管理过程之中。
4.论文抽匿管理
论文评审是评价研究生培养质量的重要手段，随着研究生规模的增加及匿名评审比例的提高，论文抽匿也逐渐成为一项庞杂的工作。为了提高工作效率，学校在系统中设计了“抽匿管理”模块，将抽匿比例及抽匿原则写入程序，系统依据这些原则实现在新增学科专业、新任导师、历史成绩不佳、申请提前毕业等多种条件约束下的学位论文进行“拟抽取”标注，同时显示该状态下的比例情况，方便管理人员参考或调整。
5.研究生学术成果管理
研究生在读期间的学术成果情况已经成为能否获得学位的重要条件，这些成果包括公开发表论文、参编教材或专著、获奖、作品入展、专利以及承担和参加科研项目等内容。系统在学生端口设计了“学术成果及科研项目管理”模块，研究生在读期间可以随时录入自己的学术成果，也可以通过系统管理自己的科研项目、产学研合作项目等，临近学位申请时选取符合学位授予条件的成果上报。这些成果数据的采集以及统计功能的设计，为管理部门及时汇总科研数据，向相关评估部门提供信息，提高管理的科学性和规范性提供了条件。
6.论文评审管理
在学位管理系统中完成论文开题、中检审核及专业实践考核之后，即可申请论文评审。管理部门在“论文评审管理”模块内获得当届当季拟申请学位名单，在“抽匿管理”模块内获得匿名评审名单。论文评审管理模块同时具备论文上传和下载的功能，管理人员可以随时对其论文格式进行初审，也可以通过时间设置进行过程控制。评审工作完成后，在系统中录入评审成绩，系统通过逻辑判断产生通过、不通过或复评的评阅结果，为下一步的答辩资格审核做好数据上的准备。
7.答辩资格审核
答辩资格的审核内容比较多，也是在学位评定过程中工作量繁琐、容易出现问题的环节。为此，系统为这个模块设计了更多的逻辑关联，包括：欠费、培养、中期考核、论文开题、论文中检、实践考核、学术成果、论文评阅成绩等。排除内部的逻辑关联，最终答辩资格的审核落在成绩单、学术成果、论文评阅及欠费等几个关键信息点上，管理人员可以简单高效地判定研究生的答辩资格，也可以对其不具备答辩资格的原因一目了然。
8.答辩与学位授予管理
为了记录所有学位授予过程材料，便于校院两级管理和查询，系统设计了论文评阅成绩、答辩成绩、学位会议结论两级管理模式，校院两级管理人员在系统中记录学位委员会投票表决情况，分别形成建议授予学位名单和授予学位决议。实现了论文答辩及学位决议网络化管理，还人性化的设计了判断参会人数是否合法、表决票数是否合法、按学位类别形成表决票等许多辅助功能，大大减轻了管理人员编制和汇总学位会议材料的工作负荷。
9.学位授予信息采集管理
学位管理部门每学期都要向国家上报研究生学位授予信息，其中无论博士生还是硕士生，学位授予数据均涉及40余项内容，这对于每年都有成百上千毕业研究生的高校而言，是一个不小的工作量。学校在系统中设计了“学位信息采集管理”模块，有效地解决了学位授予信息的上报问题。通过答辩的研究生在规定时间内，登陆系统进行学位授予信息采集，经过管理人员的两级审核之后，即可形成上报国家的学位授予数据，减轻了工作量，增强了数据的准确性。
10.学位授予和证书打印
校级学位评定会结束后，学位管理人员在系统内依据学位授予决议标记当届当季学位授予结果，并通过系统完成学位证书编号的编制和证书打印工作，同时证书编号数据自动推送到学位信息采集模块的上报端口，使得学位授予上报信息完整准确。
研究生学位管理信息系统应用效果
1.规范管理，提高工作效率
与之前研究生从中期考核开始就需要填写大量表格材料相比，现在通过学位管理信息系统可以完成各阶段任务申请和任务完成情况描述；与之前校院管理人员不断催缴、反复退回不规范学位申请材料相比，通过系统进行时间、质量及审批控制，对研究生的成绩考核、开题时间、开题评价、中期检查、论文题目修改等培养质量进行了有效监控。基于网络的信息平台系统，把管理人员从繁琐的事务性工作中解放出来，有更多的精力进行信息统计、整理和分析，提高了工作的主动性和创造性，管理系统成为实现学位与研究生教育过程有效监控和质量保障的重要助手。
2.资源共享，便于科学决策
管理信息系统可以快捷地提供研究生各类学位授予信息数据，管理人员根据需求对在读或已毕业研究生的学位申请相关材料进行查询、打印及分类统计分析。研究生的学位授予信息，涉及到招生、培养、思政、就业等其他管理部门的需要；学位类别、学位论文、学术成果等信息与教学培养工作紧密结合；获学位后的去向信息有助于培养单位及时了解、把握各学科、专业的就业饱和度和专业竞争力，为学校及时调整专业结构部署、制定科学决策提供基础数据的支持[1]。
3.推进信息化建设，促进管理水平的提升
管理信息系统是管理业务与信息技术的有机融合，是研究生教育的管理制度以及各项业务内容和相互关系的本质反映。在信息化系统构建的过程中，通过业务需求与技术手段的不断磨合，提高了学校研究生教育管理队伍的信息化应用能力和整体业务水平。在系统逐步上线使用的过程中，研究生处多次组织面向学生、管理人员的操作培训，学习相关的信息技术和系统操作方法，确保系统的扎实推进和有效运行。通过这些举措，教务管理人员主动学习和适应信息化技术的能力逐步形成，在出现新的业务需求或新技术条件时，还能够提出改进系统的合理建议，为信息化建设的持续发展打下了有利的基础。
研究生学位管理系统有待完善的功能和发展方向
1.加强系统的人性化设计，完善各模块的数据统计功能
努力提高系统使用的兼容性和易操作性，确保不同版本和操作环境的计算机网络都能正常浏览和使用系统，这也是系统开发对网络环境适应能力的体现。通过对各模块统计功能的开发和完善，使系统在数据仓库、决策管理等方面有所突破，可以为研究生学习、导师教学、科研和管理发挥更大作用。
2.充分利用现有功能和数据资源，实现高层次管理方法拓展
为了提高学位论文评审过程的效率，节约费用支出，充分保护论文版权，利用已有的论文上传和下载平台设计开发研究生学位论文远程评审管理系统，实现专家网上评审论文、网上提交评阅意见，科学、高效地管理论文评审过程。
3.适应差异化培养需要，解决好信息标准化与个性化服务需求之间的矛盾
我国研究生教育已进入快速发展时期，选拔方式及培养模式的多元化发展也推动了研究生培养机制的改革[2]，其中对学术型和专业型研究生的分类培养已成为学校未来研究生培养和管理工作要落实的重要任务。培养要求的差异性会导致管理业务的复杂性，如何处理好信息系统的标准化与研究生教育特有的“专业性”之间的关系，满足“个性化”服务要求，是研究生教育管理信息化建设后续工作面临的重要课题，也是未来管理信息系统发展的方向，这些问题都需要我们在未来的工作中积极探索，努力予以解决。
参考文献：
[1] 吕谷来.新形势下做好研究生教育信息管理的思考[J].科教导刊，2012，（5）：181-182.
[2] 张辉，刘明利，生玉海等.研究生教育管理信息化建设的实践与认识—以北京大学为例[J].学位与研究生教育，2013，（5）：36-40.
（作者单位：北京建筑大学研究生处）
[责任编辑：张 雯]
