档案信息化建设的管理与改进方法

    摘 要：档案管理工作一直面临着工作量大、工作难度大的问题，给档案管理工作的效率带来了严重的制约，影响了档案管理效率的提高。档案管理工作是整合资料信息的重要途径，只有高质量的档案管理工作，才能够为各个行业提供进步发展的依据。本文分析了当前在档案管理工作中出现的问题，并提出了相应的改进方法，以期加快档案信息化建设速度。

    关键词：档案;信息化建设;管理;改进方法

    信息技术是21世纪以来发展最为迅速、影响也最为广泛的一种科学技术，给各行各业都带来了深刻的影响。科技革命催生了多种技术，如大数据技术、人工智能技术等，都是信息时代的产物，为人们的生活和工作带来了极大的便利。信息技术不仅可以存储大量的数据，还可以对数据进行分析和处理，为人们自动展现信息资料所展现的规律。信息技术和档案管理工作有着较高的适配性，可以辅助管理人员整合、归纳、采集数据。在信息时代下档案管理人员需要认识到信息技术使用的重要性，在工作中积极使用信息技术，使档案管理工作可以适应时代的发展。

    一、档案管理工作中存在的问题

    （一）档案管理制度相对不完善

    基于我国社会发展情况，很多单位在管理相关档案过程中或多或少会出现档案管理不善问题。站在客观辩证角度去思考，围绕档案管理所建立的相关管理制度，应具备明细合理分配、管理与贴合单位发展趋势的特点，对应管理人员还要实时根据档案数据变化，以此对其进行统计与管理，让管理规则和条例优化的同时做出合理变更[1]。还可对档案加以适当编研，使其具有更高利用价值，需要注意在建立管理规章制度的同时，相关负责人员也要站在公正角度对其建立完善的考评指数。借助健全的考核制度规范人员行为，让此岗位工作者可强化自身工作意识和素养认知，提升责任意识与个人工作能力。基于目前情况而言，诸多单位选择管理档案的工作模式、内容、质量管理和范畴等方面皆会存在问题，例如经常发生档案在归档时与材料相对存在互相无法完整核对的情况，甚至有些工作人员会互相推诿一些工作的责任与疏漏问题，导致档案信息除出现问题时不能得到及时解决，其中信息缺乏可利用性，细节管理权限模糊不清等。这些不良行为都直接影响了档案管理在发展信息化模式过程中，其可利用范围与权责受限，让实地管理制度工作平衡状态被打破，甚至失去执行意义。

    （二）档案资源可利用度低

    现如今有些单位仍未意识到档案的利用效果，主要体现于档案信息资源利用程度不足，对于信息的储存和检索系统并不健全，导致档案信息化保存持久性重度欠缺，这也直接影响着阅读者对于档案信息收集的便捷性。另一方面，由于信息化方案数据刚刚完成并投放使用，很多单位对其的使定用穩性与效率性抱有怀疑，甚至不愿接受，导致档案信息化管理系统的利用度不高，故而有些单位的档案信息检索使用概率相对偏低，在以后的工作中也不会着重完善档案管理制度。

    （三）档案管理工作效率低下

    档案管理工作效率低的问题是由于多种问题所导致的，给档案管理工作的创新带来了严重的制约。首先，工作人员缺乏信息技术意识，在工作过程中缺少信息意识，不能有效运用信息技术来对档案工作进行管理，缺乏创新意识。档案管理一直以来都不被各个单位所重视，认为档案管理工作只是整理资料，属于“闲职”，这些误区常常造成在具体工作上也不能认真贯彻和落实，出现了档案工作被边缘化、被遗忘的情况。而广大干部职工也普遍存在对于档案较为忽视，对档案所收集材料不明确，填写材料时马马虎虎，敷衍潦草等现象。其次，档案管理工作量大。传统人工的档案管理方式，需要工作人员自己检查档案、整理档案、分析档案，面对大量的工作任务，难免会影响档案管理工作的质量和效率[2]。

    二、提高档案管理工作效率的改进方法

    （一）利用信息技术存储和搜集档案信息

    在以往进行档案管理时，都是将以纸质资料的形式存放档案，将档案信息放到档案袋中保管。这种管理方式容易导致档案资料受到外界环境的影响，进而出现损坏或者信息丢失的现象，如风干或者受潮等，并且纸质档案随身携带较为麻烦，不利于档案资料的使用。这种档案存储模式可以解决纸质档案的存储局限，提高档案资料的存储数量，减少了纸质档案整理起来的困难程度。数据存储到网络上后，档案管理人员或者其他工作人员在使用档案信息的时候，可以直接从网络上下载即可，或者将数据拷贝到U盘中，提升了档案信息的使用效率。在收集档案信息时需要较为繁杂的环节，并且要求也较高，如部分单位需要本人携带档案资料上交档案，然而由于现代社会的快节奏生活，时间上的问题很难沟通。有关单位可以建立线上档案管理系统，只需要人们在网站上按照档案表格进行填写，就可以实现档案转运和流通的目的。并且，在搜集档案的过程中很容易出现档案信息缺失的问题，需要再一次添加档案资料，通过网站则可以快速解决这一问题，给档案管理工作效率的提高带来了积极影响[3]。

    （二）转化档案中的非结构信息

    非结构信息也属于档案中的重要资源，能够体现更多的信息内容，进而提升档案的价值。非结构信息具体所指的是格式并不固定的文件和资源，非结构信息的表现形式较多，如word文档、网页资料、图片资料、多媒体资料等。特别是信息技术发展如此迅速的今天，非结构信息量呈现出爆炸式增长的状况，如果只依靠传统的模式管理档案则会影响档案工作效率。信息技术可以对档案资料中的图片、文档信息进行扫描，之后将其变为数据，在一定程度上提高了非结构化信息的使用效率。非结构信息的利用可以让档案管理工作变得更加有挑战性，对于促进我国档案管理信息化建设有着重要的意义。由于非结构信息转化过程中需要应用到新型的信息技术，相关部门需要培养管理人员的信息技术意识，通过提高工作人员使用信息技术的水平和意识，来为档案管理信息化建设提供动力。

    （三）建立档案信息检索目录

    档案信息的类型很多，分类档案具有较大的难度，信息技术可以对档案进行智能化的分类，让档案管理工作变得更加有序，也可以更加方便档案的查找和管理。档案资料的量极大，需要查找档案或者使用档案的时候，需要花费较长的时间进行查找，在一定程度上增加了档案管理的难度。在利用信息技术后，可以建立检索目录，按照档案信息的类型进行分类，如人事资料、单位资料，之后再在下方建立子目录。通过子目录的建立可以让档案的类型分类更加明确，提高了档案管理的效率。当建设检索目录后，如果需要使用或者查找档案，只需要输入关键词就可以调出档案信息，在一定程度也可以促进档案使用效率的提高。在建立检索目录时需要结合具体的档案管理工作来制定，保证可以符合档案管理工作的需求。

    （四）对档案管理实施安全保护

    在信息时代背景之下，网络上会出现很多病毒或者盗窃技术，很有可能也会威胁到档案资料的安全性。为了提高身份信息以及资料的安全性，应当建立完备的安全防护系统，保障档案资料的安全性。档案管理部门应当积极使用数据安全保护技术，为存储档案信息的管理系统提供有效的安全防御，如病毒检测技术、防火墙技术、数据恢复技术等。病毒检测技术可以及时发现入侵到档案信息管理系统中的病毒，在检测到病毒之后则可以采取措施消除病毒。防火墙是目前使用范围最广的数据安全保护技术，可以抵挡病毒的入侵，为电脑过滤掉了较多的木马或者病毒。档案信息如果在重重限制下仍然被破坏和损毁，则可以使用数据恢复技术对被破坏的信息进行修复。档案管理部门需要将档案资料进行备份处理，将存储资料的数据库进行加密，通过限制访问用户来提升档案资料的安全监管效果。档案管理工作人员可以提高用户审核的严谨性，当用户要检索档案资料或者下载资料時，需要经过指纹识别、面部识别之后才可以获取到权限，如果档案资料极其重要可以使用瞳孔识别的技术。在信息时代，信息的安全性是极其重要的，档案管理工作人员必须要重视安全监管的必要性，改善档案管理工作的模式，提高档案管理的安全监管效果。

    （五）利用人工智能技术转化隐性信息

    在以往的工作观念中，档案管理工作人员只需要负责收集档案资料，对档案资料进行整理和分类即可，因此很多档案管理人员往往缺乏工作的积极性。档案管理工作还需要对档案中的隐性信息进行分析，评判档案的信息价值，从档案数据中获得个人或者单位的发展规律。在隐性信息转化过程中由于人的主观倾向，容易影响隐性信息转化的效果，使得最终的评判结果会带有人的主观因素，并且隐性信息工作转化难度大，工作量过多，给隐性信息的转化带来了不利的影响。管理人员可以使用人工智能技术来解决这一问题，能够解决隐性信息在转化过程中出现的困难。人工智能是模拟人脑进行思考的一种新型科技产物，如生活中常见的智能家电、微型手术机器人都属于人工智能的范畴，可以模拟大脑进行推理、思考。利用人工智能分析档案资料会更加快速准确，只需要在人工智能中植入专家系统，就可以让其按照评定专家的思维对档案信息中的隐性资源进行提取、分析和处理。以个人档案信息为例，在人事档案中包括个人的获奖经历、工作经验、学习经验等，人工智能可以对个人的这些具有隐性信息的内容进行快速分析，短时间内即可评判出信息所含价值的大小。

    三、结语

    档案是人类开展各种实践活动的重要记录方式，是人类发展、社会发展的重要信息财富，可以保留人类的发展进程，为社会发展提供重要的动力。但是随着信息技术的快速发展，传统档案管理方法出现了较大的问题，降低了档案管理工作的效率，档案信息化建设已经成为了当前社会发展的重要工作之一。档案信息化建设可以提高档案的管理效果，防止档案信息出现丢失的问题，促进档案管理和社会发展的共同进步。国家和政府需要提高对档案信息化建设的重视程度，提高档案信息化的发展速度和规范性程度，加快现代信息社会的构建和发展。

    参考文献：

    [1]张寒露，邵红梅.基于校院两级管理体制的高职院校档案管理模式研究——以成都航空职业技术学院为例[J].成都航空职业技术学院学报，2020，36（01）：1-4.

    [2]彭德荣，陈晨，石建伟，王朝昕.基于居民健康档案的新型社区卫生信息化整合平台构建与应用[J].中华全科医学，2020，18（04）：523-526+541.

    [3]胡燕平，焉丹，杨学来，陈强，池宁，张笑语，李天庆.以搭建供应商平台来提高我院医疗设备档案信息化管理的探究[J].中国医疗设备，2020，35（05）：137-140+148.

    基金项目：江苏省高校哲学社会科学研究课题（No.2017SJB1253）

    作者简介：郭心华（1971—），女，江苏南通人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。